Clever vernetzt

Nur durch stärkere Vernetzung bleiben Unternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig. Handelsnetzwerke wie Ariba zeigen schon heute, wie das geht.

Möglichst niedrige Lagerbestände, reduzierte Infrastrukturen, ausgegliederte Prozesse und Lieferketten, die die ganze Welt umspannen: Ohne Kooperationen können diese Aufgaben nicht bewältigt werden. Damit ein Unternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt, kommt es jetzt mehr denn je darauf an, Informationen zu teilen und Prozesse zu optimieren. Ineffizienz kann sich heute niemand mehr leisten. Nicht umsonst wird im sogenannten „networked enterprise“ die Zukunft gesehen.

VORTEIL DURCHGÄNGIGKEIT Wie das aussehen kann und welche Rolle hier besonders die Cloud-Technologie spielt, zeigt das vor Kurzem von SAP übernommene Handelsnetzwerk Ariba. Was Facebook für persönliches Networking und soziale Aktivitäten ist, das ist Ariba in Sachen Handelsbeziehungen zwischen Unternehmen: Über die Cloud vernetzt Ariba potenzielle Partner in einer virtuellen Gemeinschaft, die dann von den Vorteilen des weltgrößten B2B-Handelsnetzwerks profitieren – im Vertrieb, im Einkauf oder im Finanzwesen. Sind die Lieferanten einmal elektronisch im Netzwerk, gleicht der Ariba-Discovery-Service automatisch die Anforderungen von Einkäufern mit dem Angebot von Verkäufern ab. Im Umkehrschluss profitieren auch die Lieferanten von einem erweiterten Aktionsradius über das Ariba Network. Mit Ariba ist es Unternehmen möglich, Beschaffungsprozesse – beispielsweise für indirekte Güter – standardisiert, weitgehend automatisiert, transparent und kostengünstig laufen zu lassen, die Manpower bleibt für priorisierte, strategische Aufgaben. Aktualisierungen der Anwendungen und andere Wartungsaufgaben werden automatisch von Ariba durchgeführt.

Der Netzwerk-Effekt. Über 197.000 SAP-Kunden haben unmittelbaren Zugriff auf die cloudbasierten Anwendungen und das Netzwerk von Ariba und können damit ihre Wertschöpfung verbessern. Mit Hilfe definierter Schnittstellen wird SAP seinen Kunden einen leichten Zugang zum Ariba-Lieferantennetzwerk ermöglichen. Darüber hinaus will SAP die Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit im B2B-Bereich noch weiter ausbauen. Der offene Zugang zum Netzwerk bleibt bestehen und alle Unternehmen können auf das Ariba Netzwerk zugreifen, unabhängig vom eingesetzten ERP System.

Die Marke Ariba bleibt erhalten, da SAP Ariba als eigenständige Geschäftseinheit unter dem Namen „Ariba, ein Unternehmen der SAP“ weiterführen will. Bereits heute kaufen die 2.000 größten Unternehmen weltweit jedes Jahr bei ihren Lieferanten Waren und Dienstleistungen im Wert von 12 Bio. US$ ein. Abgewickelt werden davon schon heute 320 Mrd. US$ über das Ariba Network.

IN DER PRAXIS In einer Studie zu elektronischen Purchase-to-Pay-Prozessen hat Prof. Christian Tanner von der Fachhochschule Nordwestschweiz exemplarisch untersucht, wie die Vernetzung von SAP und Ariba funktioniert. Beispielunternehmen ist Clariant, ein führender, weltweit tätiger Konzern der Spezialchemie, mit Hauptsitz in der Schweiz. Das Unternehmen startete 2009 einen Transformationsprozess, um in einem hoch kompetitiven Umfeld ein nachhaltig profitables Wachstum zu erreichen. Das Unternehmen erzielte 2011 einen Umsatz von 7,4 Mrd. CHF.

Das Beschaffungsvolumen beträgt etwa branchenübliche 60 Prozent des Umsatzes – daher kam bei dieser Neuausrichtung der Beschaffung eine wichtige Rolle zu. Die Ausgaben für indirekte Güter machen etwa ein Viertel des Volumens aus, mit etwa 20 000 Lieferanten für indirekte Güter. Clariant setzte schon früh auf E-Procurement. Eine Selektion von B2B-Marktplatzanbietern ergab, dass nur wenige fähig waren, die Ansprüche von Clariant zu erfüllen. Der Entscheid fiel schließlich auf Ariba, nicht zuletzt wegen der Größe des Lieferantennetzwerkes, der globalen Präsenz und den standardisierten Schnittstellen zu SAP.

Auf der Ariba-Plattform können elektronische Produktkataloge bereitgestellt und Geschäftsdokumente ausgetauscht werden. Die Bedarfsträger können in ihrem landesspezifischen Clariant-Einkaufskatalog auf Ariba die gewünschten Produkte suchen und in den Warenkorb legen. Clariant übermittelt die Bestellungen elektronisch an Ariba und erwartet von den integrierten Lieferanten, dass sie die Rechnungen in elektronischer Form bereitstellen. Die inhaltliche Prüfung und steuerrechtskonforme Bereitstellung der elektronischen Rechnung ist ein weiterer Dienst, den Clariant von Ariba beansprucht. Die Lieferanten können sich auf ariba.com selbst registrieren und die Tiefe der Integration wie auch den Umfang der gewünschten Leistungen konfigurieren. Ariba bietet ihnen verschiedene Pakete an, die sich nach dem Umfang der beanspruchten Leistungen und nach der Integrationstiefe unterscheiden. Bis zu einem festgelegten Transaktionsschwellenwert sind die Leistungen auf dem Ariba-Netzwerk kostenlos, darüber wird nach transparenten Regeln eine nutzungsabhängige Gebühr erhoben.

Ariba und SAP im Einsatz Clariant hat konzernweit SAP als ERP-System im Einsatz. Die Bedarfsträger werden über SAP SRM (Supplier Relationship Management) zu den Ariba-Katalogen geführt. Dieses Modul wird auch für die Freigabe von Bestellungen eingesetzt. Der Zugriff erfolgt mittels Internetbrowser.

Der Aufruf der Produktkataloge auf der Ariba-Plattform und die Rückmeldung der elektronischen Warenkörbe erfolgt über das Internet. Die von den Bedarfsträgern erstellten Warenkörbe werden dem SAP SRM für den Genehmigungsprozess übergeben. Genehmigte Warenkörbe werden ins SAP Warenwirtschaftsmodul (MM) geschrieben, wo ihnen eine Bestellnummer vergeben wird. Vom MM-Modul werden sie schließlich über SAP mit Hilfe des Ariba-Network-Adapters an Ariba übermittelt. Dort werden die Bestellungen dem Lieferanten in der von ihm definierten Form bereitgestellt.

Clariant setzt auf e-Invoicing Die elektronischen Rechnungen werden auf der Ariba-Plattform im Modul Invoice Automation nach vordefinierten Regeln auf Richtigkeit geprüft und bei erfolgreicher Prüfung steuerkonform generiert und übermittelt. Anschließend werden sie im SAP Finanzmodul (FI) automatisch verbucht und zur Zahlung freigegeben. Durch diese Lösung wurden die Kosten für die Betreuung der lokalen Einkaufsorganisationen massiv reduziert, die Nutzungsgebühren sind im Vergleich zu den zuvor bestehenden Lösungen attraktiv. Und schließlich waren keine größeren Investitionen nötig, abgesehen von den internen Projektaufwänden, da die Kosten für die Software-as-a-Service-Lösung nutzungsabhängig sind.

Hoher Nutzungsgrad Im Jahr 2012 sind von den potenziell möglichen 280 Materialgruppen der indirekten Güter etwa 80 Prozent über die Lösung abgedeckt. Es sind rund 600 Lieferanten in die Clariant E-Procurement-Lösung eingebunden, davon je die Hälfte mittels katalogbasierter Bestellabwicklung und Disposition via SAP. Von den insgesamt 400 000 Bestellpositionen werden aus Einkaufssicht 50 Prozent von den Bedarfsträgern elektronisch abgewickelt. Die Lösung ist in 19 der insgesamt 44 Länder implementiert, die aber zusammen etwa 90 Prozent der Transaktionen ausmachen.

Mit der standardisierten Bestellabwicklung und der Einbindung der Lieferanten via Ariba-Netzwerk verfügt Clariant über eine, gegenüber der Ausgangslage, wesentlich einfacher zu führende, effizientere und ausbaubare Lösung. Dank der Nutzung der Lösung als Software-as-a-Service war keine große Initialinvestition nötig und die Kosten entwickeln sich im Verhältnis zur Ausbreitung der Lösung. Die Nutzungskosten für die Lösung stehen in einer guten Relation zur Anzahl der Transaktionen und den damit erzielten Prozesseinsparungen. Dank der stärkeren Bündelung der Bedarfe auf weniger Lieferanten und die Reduktion des Maverick Buyings konnten Einkaufspreiseinsparungen erzielt und für die Zukunft gesichert werden. Der Einkauf und die Kostenstellenverantwortlichen in den Geschäftseinheiten verfügen mit der Lösung über eine höhere Transparenz und bessere Kostenkontrolle. Zudem konnte der Papierverbrauch merklich verringert werden und damit zu den Nachhaltigkeitszielen des Konzerns beitragen.

Fazit Insgesamt konnten die Einkaufsorganisationen die vom Konzern gewünschte Transformation zu mehr strategischer Ausrichtung, verstärkter globaler, konzernweiter Handlungsorientierung und nachhaltig profitablem Wachstum wirkungsvoll unterstützen.

Zur Fallstudie:

Mit Facebook, eBay und Amazon sind wir im privaten Umfeld schon lange in der Lage, über Ländergrenzen hinweg einzukaufen und Kontakte zu knüpfen. Bei Clariant haben wir die Einkaufsprozesse durch Standardisierung ebenfalls stark vereinfacht. Dabei hat sich die Lösung von Ariba sehr gut bewährt.