Die Bedeutung von Portalen wächst. Unter den Bedingungen der Digitalisierung schicken sich Portale an, für Unternehmen jene Bedeutung zu bekommen, die manche ihnen schon vor Jahrzehnten prophezeit hatten. Wirklich durchgesetzt haben sie sich damals aber nicht. Die Digitalisierung hat das jetzt geändert.
Portale sind erwachsen geworden und die Fachabteilungen treiben das Thema voran. Aus gutem Grund: Kunden erwarten heute einen bequemen, mobilen und umfassenden Zugang zu Anbietern und Herstellern, im Idealfall rund um die Uhr. Gleichzeitig sind Portale aber keine groß aufgehängten IT-Themen mit dedizierter Portalsoftware mehr. Die Fachabteilungen – und die Kunden – verlangen schnelle Lösungen, mit kurzer Time-to-Market. Trotzdem sind Unternehmen gut beraten, für ihre Portalprojekte eine Gesamtstrategie zu entwickeln, über mehrere Fachbereiche hinweg. Nur so kann es einem Unternehmen gelingen, im Kontext der digitalen Transformation Infrastrukturen und Services zu konsolidieren, Medienbrüche zu vermeiden und den Ansprüchen der Kunden in einer digitalisierten Welt wirklich gerecht zu werden.
Portale setzen sich durch
Seit Jahren – im Internetzeitalter entspricht das Dekaden – bringen die großen Anbieter wie IBM und Oracle Portallösungen auf den Markt, auch im Open-Source-Bereich gab es Lösungen wie etwa JBoss Portal und Liferay. Aber all diese Portallösungen haben den Markt in der Breite nicht durchdringen können. Heute hat das Portalthema eine ganz andere Dynamik – nur geht es nicht mehr um aufwendige Riesenprojekte, die die IT-Abteilungen zu verantworten haben, sondern um die Ansprüche der Fachabteilungen, die schnelle Resultate erwarten. Agilität ist ein wesentliches Kriterium für ein gutes Portalprojekt – und für eine erfolgreiche digitale Transformation. Die modernen Anforderungen der umfassenden Digitalisierung und der vielfältigsten mobilen Endgeräte an die Interaktion stehen beim Großteil der aktuellen Portalprojekte im Fokus.
Partner- und Procurement-Portale
Neben der externen Kommunikation mit den Kunden unterstützen Portale auch interne Prozesse von Unternehmen bzw. solche entlang der Supply Chain.
In der Automobilindustrie etwa sind Logistik- und Procurement-Portale schon seit Jahrzehnten etabliert. Und gerade bei C-Teilen – also solchen mit geringem Ergebnisbeitrag für die eigene Produktion – bietet es sich für Fertigungsunternehmen an, im Sinne einer unkomplizierten Beschaffung Portale zu nutzen. Auch bei all diesen Unternehmensprozessen – das heißt bei Interaktionsvorgängen mit externen Partnern und Zulieferern – hat die Digitalisierung den großen Vorzug, Medienbrüche zu vermeiden. Auch so sorgen Portale wiederum für deutliche Effizienzsteigerungen im Unternehmen.
Infrastruktur konsolidieren, Silos vermeiden
Selbst wenn es die Fachabteilungen sind, die das Portalthema im Unternehmen forcieren – sei es das Marketing, der Vertrieb oder die Produktion –, ist es für den Erfolg eines Portalprojekts doch oft entscheidend, dass die Infrastruktur über das gesamte Unternehmen und verschiedene Abteilungen hinweg konsolidiert wird.
Gelingen kann das aber nur, wenn ein Unternehmen bei seiner Digitalisierung die alten Silo-Strukturen überwindet, in der ERP-, CRM- und Produktionssysteme mehr oder minder unverbunden nebeneinander existierten. Nutzt ein Unternehmen sein Portalprojekt nicht zu einer Konsolidierung der Infrastruktur, dann schafft es mit seinem Portal letztlich nur den vielleicht fünften oder sechsten Silo. Es kommt vielmehr darauf an, die monolithischen Altanwendungen einzubinden, die erforderlichen Services und Schnittstellen zu identifizieren und sie durch geeignete Architekturen und moderne Technologien zu realisieren.
Portale brauchen Strategie
Wenn ein Portalprojekt wirklich erfolgreich werden soll, braucht es eine übergreifende Strategie. Damit das neue Portal einen unternehmensweiten, ganzheitlichen Nutzen stiftet, ist es wichtig, auch eine gemeinsame, unternehmensweite Portalstrategie zu entwickeln, über einzelne Fachbereiche wie Vertrieb und Produktion hinweg.
In vielen Fällen hat es sich bewährt, solch eine Portalgesamtstrategie durch ein Querschnittsteam definieren zu lassen, dem Vertreter aller relevanten Fachbereiche angehören. Solch ein Prozess der Strategiefindung muss nicht langwierig sein und viele Monate dauern, aber dennoch gilt es, eine ganze Reihe fachlicher und technischer Fragen zu klären. Welche Services soll das Portal abdecken? Muss die Nutzerverwaltung konsolidiert werden? Wie soll etwa das Thema Login/Authensierung/Autorisierung gelöst werden? Ist vielleicht ein Single-Sign-on sinnvoll? Brauchen wir externe Hilfe für unser Portal oder starten wir autark? Und welche Altsysteme binden wir zuerst an?
Es ist daher erforderlich, zunächst eine Portalstrategie zu entwickeln, die all diese Fragen beantwortet. Denn nur wenn das Portalprojekt von einer gemeinsamen Vision getragen ist, kann das neue Portal seine volle Wirkung entfalten – und Motor für die digitale Transformation des gesamten Unternehmens sein.
Dr. Michael Bark, Geschäftsführer der evodion Information Technologies GmbH
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