Beschaffung aktuell: Die Digitalisierung hat den Einkauf grundlegend gewandelt. Wie wird sich Ihrer Meinung nach das Jobprofil von Einkaufs- und Supply-Chain-Managern verändern?
Lheureux: Grundsätzlich werden die Aufgaben der Beschaffung weiterhin immer umfangreicher und strategischer. Gute Einkaufspreise zu verhandeln, wird auch in Zukunft wichtig bleiben, aber nicht mehr so sehr im Vordergrund stehen. Moderne CPOs achten schon jetzt auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit ihren innovativsten Lieferanten. Das spart Entwicklungskosten und bringt neue Geschäftsideen ins Haus. Auch Prozesse können mithilfe von Lieferanten verbessert werden – übrigens nicht nur im Einkauf, sondern beispielsweise auch in der Produktion und im Vertrieb. Erfolgreiche Einkaufsmanager werden mehr als bisher dafür sorgen müssen, dass ihre Teams intelligent, kollaborativ und agil arbeiten.
Beschaffung aktuell: In vielen Unternehmen bringt die Digitalisierung mehr Arbeit und Stress für die Mitarbeiter. Was läuft aus Ihrer Erfahrung falsch?
Lheureux: Nicht selten werden Lösungen eingekauft, ohne die eigenen Mitarbeiter einzubinden. Die Chancen der Digitalisierung können nur dann effizient genutzt werden, wenn die Stammdaten bereinigt und auf einem aktuellen Stand sind. Ich habe schon Unternehmen gesehen, bei denen ein und derselbe Lieferant in über 20 verschiedenen Datensätzen in den verschiedensten Einzellösungen angelegt war, teilweise auch noch mit unterschiedlichen Firmennamen. Darüber hinaus werden Prozesse nicht vollständig digitalisiert oder gar nicht angepasst. So können Plattformen ihr Potenzial nicht voll entfalten. Wenn dann noch Bestandslösungen als Silos weiterbestehen, also unzureichend oder gar nicht vernetzt sind, führt das sehr schnell zu einem Datenchaos und zu Mehrarbeit aufgrund von Medienbrüchen und parallelen Strukturen. Zahlreiche Rückfragen von Mitarbeitern sind dann ein Zeichen von unzureichender Vorbereitung und Überforderung. Daraus entstehen schnell Motivationsprobleme. Lösungsanbieter wie wir müssen also darauf achten, dass sie die Datenpflege erleichtern und eine End-to-End-Integration der Unternehmensprozesse sicherstellen. Wenn eine Software dann noch intuitiv und benutzerfreundlich ist, wird sie von Mitarbeitern und Lieferanten gut angenommen.
Beschaffung aktuell: Welchen Rat geben Sie einem Kunden, der sich für eine S2P-Lösung entschieden hat. Was sind die ersten Schritte, die eine Einkaufsabteilung bei der Digitalisierung unternehmen sollte?
Lheureux: Am Anfang steht immer eine gründliche Bedarfsanalyse, um entscheiden zu können, welche Module gebraucht werden. Von vornherein sollten auch das Management und die wichtigsten Stakeholder einbezogen werden. Die wichtigste Grundlage der Digitalisierung sind generell saubere Stammdaten und gründlich überarbeitete Prozesse. Hinzu kommen ein Change Management, das die Mitarbeiter vorbereitet und die Akzeptanz fördert. Wir empfehlen, mit den Modulen zu beginnen, die am dringendsten benötigt werden, und dann in Phasen alle verbleibenden Module einzuführen, bis der S2P-Prozess vollständig digitalisiert ist. Wir betonen stets auch, wie wichtig eine echte Plattform mit modulübergreifenden Workflows, Reports und weiteren Funktionalitäten ist. Eine unvollständige oder eine vollständige Suite mit unzureichend integrierten Modulen unterstützen die Digitalisierung nicht.
Beschaffung aktuell: Welcher Typ von Einkaufsabteilung ist aus Ihrer Sicht derzeit führend auf dem Weg in die Digitalisierung?
Lheureux: Ich sehe hier vor allem vier Kriterien: Eine Organisation, die sich mit ihren Lieferanten intensiv austauscht und echte Partnerschaften lebt. Zudem einen Gesamtüberblick über wirklich alle Ausgaben und Ausgabenkategorien, vom Millionendeal bis zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern. Dann auch nachhaltig gepflegte Stammdaten und eine enge Integration in Back-End-Systeme, ohne die die Digitalisierung einfach nicht gelingen kann. Und zu guter Letzt abteilungsübergreifende, flexible Prozesse. Was so einfach klingt, ist in der Praxis für die meisten die größte Herausforderung, weil viele der eingesetzten Systeme zu starr sind und das Customizing zu lange dauert. Wenn der Einkauf nötige Anpassungen aber selbst konfigurieren kann, gewinnt er an Agilität. Durchsatz und Prozesssicherheit steigen, und das kommt dem Gesamtunternehmen zugute. (sas)
Der Mann
Franck Lheureux
ist General Manager EMEA bei Ivalua. Er verfügt über mehr als 18 Jahre Erfahrung auf dem Gebiet Unternehmenssoftware. Seine Branchenexpertise im Bereich Supply-Chain-Software erwarb er sich durch seine 10-jährige Tätigkeit bei JDA Software.
Die Chancen der Digitalisierung können nur dann effizient genutzt werden, wenn die Stammdaten bereinigt und auf einem aktuellen Stand sind.“
Franck Lheureux
