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Einführung von E-Procurement und E-Sourcing

Einführung von E-Procurement und E-Sourcing
Digitale Beschaffung: „Es gibt keinen Standard beim E-Procurement“

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Bevor E-Procurement und E-Sourcing reibungslos funktionieren, ist einiges zu tun. Was sind die typischen Hürden und Fallstricke? Patrick Schmiedehaus, Head of Sales des IT-Unternehmens Newtron, kennt sie aus Erfahrung. Und er weiß auch, wie sie sich überwinden lassen.

Die E-Procurement-Idee ist ebenso einfach wie überzeugend: Anstelle des herkömmlichen, aufwendigen, oft noch papierlastigen Beschaffungsprozesses tritt ein durchgängiger standardisierter elektronischer Ablauf. Jeder Einkäufer kann über die Cloud in einem elektronischen Katalog aus einem vorverhandelten Sortiment die benötigte Ware auswählen und eine elektronische Bestellung auslösen. Eine eventuell erforderliche Genehmigung wird per elektronischem Workflow abgewickelt. Anschließend geht die Bestellung als elektronisches Dokument an den Lieferanten, der sie automatisch weiterverarbeitet. Kommt zusätzlich eine E-Sourcing-Lösung zum Einsatz, verbessert diese die Effizienz in der Auswahl der richtigen Lieferanten für alle zu beschaffenden Dienstleistungen und Güter erheblich. Das gilt nicht nur für sogenanntes direktes Material, das also „direkt“ in das Produkt einfließt, sondern insbesondere auch für indirektes Material wie Telekommunikation, Werkzeuge, Versicherungen, Beratungsleistungen oder Büroartikel. E-Sourcing unterstützt die Einkäufer in deren Beschaffungsstrategie vor allem durch gezielte Aktionen mit Lieferanten, wie Ausschreibungen und Auktionen. Die endverhandelte Ware wandert anschließend in den elektronischen Katalog und ist fortan einfach zu bestellen. Damit schließt sich der Kreis. So lassen sich Kosten und Zeit sparen.

Beschaffung aktuell: Elektronische Beschaffungslösungen gibt es schon seit mehr als 20 Jahren. Sind heutige Unternehmen mittlerweile gut aufgestellt?

Patrick Schmiedehaus: Es gibt weiterhin zu viele manuelle Prozesse und Systembrüche über den gesamten Beschaffungsvorgang hinweg. Das führt vor allem in einem Unternehmen mit verschiedenen Standorten zu ineffizienten dezentralen Organisationseinheiten. Optionen zur Bündelung von Warengruppen des täglichen Bedarfs beispielsweise und damit zur Kostenreduktion bleiben oft ungenutzt. Viele Unternehmen unterschätzen die Einsparpotenziale, weil sie dieses indirekte Material als nicht wesentlich für den Geschäftserfolg erachten und deshalb aus der Optik verlieren. Speziell hier sehe ich noch einen großen Nachholbedarf.

Beschaffung aktuell: Was sind generell die Hauptargumente für die Umstellung von analog auf digital?

Schmiedehaus: Die elektronische Beschaffung sorgt nicht zuletzt auch für revisionssichere Prozesse und Compliance. Das ist im Zeitalter der Regulierung, in dem ein hohes Maß an Transparenz Pflicht ist, ein wichtiges Argument für die Umstellung auf digital.

Ein weiteres ist natürlich, dass Unternehmen damit Geld und Ressourcen sparen können. Unser Motto ist: „Zeit fürs Wesentliche“ gewinnen. Und die verschaffen sich Einkäufer beispielsweise dadurch, indem sie sich von Software-Tools dabei helfen lassen, schnell und unkompliziert den besten Lieferanten zu finden. Welche Kriterien dieser erfüllen muss, das kann jedes Unternehmen selbst festlegen. Die Investition in dafür geeignete Systeme zahlt sich für sie rasch aus. Neulich sagte ein Kunde zu mir: „Mit Ihrer Lösung und Ihrer Beratung zur Optimierung unserer Prozesse sparen wir im Bereich des E-Procurement rund 50 Euro pro Bestellung allein an Prozesskosten.“ Nun darf jeder den Taschenrechner rausholen, wie sich das auf das eigene Unternehmensergebnis auswirken würde.

Beschaffung aktuell: Wer nicht so im Thema ist, könnte meinen, dass sich die digitale Transformation einfach durch die Installation von fertiger Software bewerkstelligen ließe. Dabei geht es doch in der Regel darum, erst einmal die Abläufe im Unternehmen zu analysieren und die Grundlagen für die Implementierung zu schaffen, für die dann eine sehr individuelle Software entwickelt werden muss. Könnten Sie diese Schritte bitte einmal beschreiben?

Schmiedehaus: Aus einem elektronischen statt einem analogen Katalog zu bestellen, bringt – isoliert betrachtet – noch kein nennenswertes Effizienzplus. Damit ist es nicht getan. Erst wenn sich dieser Vorgang in die gesamte Kette der Beschaffung eines Unternehmens eingliedert, können wir das Potenzial des E-Procurements ausschöpfen und spürbaren Nutzen daraus ziehen. Dazu muss man das Unternehmen und den bestehenden Workflow analysieren und verstehen. Unsere Aufgabe ist dann, die Einkaufsplattform so zu konfigurieren, dass sie den besonderen Anforderungen des Kunden gerecht wird. Hinzu kommen Software-Anbindungen mittels Schnittstellen zu vorhandenen Systemen wie der Finanzbuchhaltung, dem Enterprise Resource Planning (ERP) oder dem Dokumentenmanagement-System (DMS). Zu beachten ist ebenfalls, dass auch die Lieferanten unterschiedliche Anforderungen an den Datenverkehr stellen.

Aus all diesen Gründen gibt es keinen Standard. Die Plattform muss auf das Unternehmen individuell zugeschnitten werden. Unser Anspruch ist es, aufwendige und kostspielige Entwicklungsleistungen dabei möglichst gering zu halten. Damit die Vorteile der elektronischen Beschaffung letztlich zum Tragen kommen können, ist parallel dazu meist ein Change-Management-Prozess innerhalb des Unternehmens notwendig.

Beschaffung aktuell: Könnten Sie dieses Vorgehen bitte mal anhand eines konkreten Beispiels erläutern?

Schmiedehaus: Das kann ich gern machen. Wir hatten folgende Ausgangsposition: Bei dem Kunden ermittelten Mitarbeiter in unregelmäßigen Abständen den Bedarf aus verschiedenen Warengruppen, notierten dies – zumeist analog – und gaben die Listen an den Einkauf weiter, der sich um die Beschaffung kümmerte. Der Einkäufer musste dann bei den verschiedenen Lieferanten in deren verfügbaren Katalogen die Artikel suchen, sichten und bestellen. Das erfolgte online, per Telefon oder E-Mail. Weil nicht alle Waren aus den Listen von einem einzigen Lieferanten bezogen werden konnten, gab es eine Vielzahl an Bestellvorgängen, die dann alle separat abgeheftet werden mussten. Den Status der Bestellung, also Auftragsbestätigung und Lieferavis, bekam der Kunde von den diversen Lieferanten, wenn überhaupt, auf unterschiedlichen Kommunikationswegen. Das alles machte die Beschaffung mühselig und barg Potenzial für Fehler und unkontrollierte Vorgänge.

Der Einkäufer informierte den jeweiligen Mitarbeiter, der die Ware angefordert hatte, darüber, wann sie geliefert wird. Traf die Ware schließlich ein, musste der Mitarbeiter dem Einkäufer dies bestätigen. Der nahm die Rechnung des Lieferanten entgegen, prüfte sie, zeichnete sie ab und überstellte sie an die Finanzbuchhaltung zur Zahlung. Ein kräftezehrendes hin und her, bei dem man schnell die Übersicht verlieren konnte.

Beschaffung aktuell: Und wie ist der Beschaffungsprozess des Kunden heute geregelt?

Schmiedehaus: Die Einkaufsabteilung und die Lieferanten importieren die Katalogdaten, die bereits mit Informationen zu Preis und Lieferzeit individualisiert sind, in unsere Plattform. Mitarbeiter können über ihren Rechnerzugang selbst Bestellungen aus den Katalogen auslösen. Im System ist hinterlegt, wer dazu berechtigt ist und wie hoch jeweils die Freigrenzen sind. Soll erst noch ein weiterer Mitarbeiter, zum Beispiel aus dem Einkauf, die Bestellung genehmigen, wird dieser innerhalb der Plattform dafür administriert. Nach Bestätigung erfolgt automatisch die Kommunikation mit den entsprechenden Lieferanten. Die Warenliste wird dabei nicht, wie vorher, auseinandergepflückt und in einzelne Bestellungen aufgeteilt, sondern bleibt als „Bedarf X“ mit mehreren Positionen erhalten, was die Transparenz und Zuordnung deutlich verbessert.

Nach Erhalt der Ware wird deren Eingang im System erfasst und gespeichert, abschließend die Rechnung automatisch mit der Bestellung abgeglichen und an die Finanzbuchhaltung übertragen sowie die Zahlung angewiesen. Das schont enorm die Ressourcen.

Beschaffung aktuell: Wo liegen allgemein die typischen Stolperfallen, und wie lassen sie sich am besten umgehen?

Schmiedehaus: Eine nicht zu unterschätzende Hürde ist der Lieferant. Er muss mitspielen und bereit sein, in das System eingebunden zu werden und es auch selbst aktiv zu nutzen. Nur so ist der reibungslose Austausch zwischen ihm und dem einkaufenden Unternehmen möglich. Weil die Prozesse beim Lieferanten aber anders strukturiert sind, bietet Newtron ihnen speziell auf ihre Bedürfnisse ausgerichtete Lösungen an. Eine eigene Service-Einheit kümmert sich ausschließlich um die Belange der Lieferanten und unterstützt sie beim „On-Boarding“.

Eine weitere Herausforderung ist der bereits erwähnte Change-Prozess beim Kunden. Wenn die Mitarbeiter nun selbst Bestellungen auslösen sollen, müssen sie nicht nur lernen, wie das geht, sondern es auch akzeptieren, dass dies künftig zu ihren Aufgaben gehört. Es gilt also, sie ins Boot zu holen, was nicht immer leicht ist.

Beschaffung aktuell: Der Wettbewerb der E-Procurement-Lösungsanbieter ist groß. Wodurch zeichnet sich Newtron aus? Also wie heben Sie sich vom Umfeld ab?

Schmiedehaus: Es stimmt, dass sich viele Katalog-Anbieter im Markt tummeln. Newtron verfügt zusätzlich über eine umfassende Prozesskompetenz, die auf mehr als 20 Jahren Erfahrung mit unterschiedlichen Kundenprojekten basiert. Da kann kaum jemand mithalten. Darüber hinaus zeichnen wir uns dadurch aus, dass wir auch langjährige Expertise in den Beschaffungsbereichen E-Sourcing und Lieferantenmanagement besitzen und Kunden deshalb aus einer Hand eine integrierte Lösung anbieten können.

Abschließend möchte ich betonen: E-Procurement und E-Sourcing sind für die meisten Firmen vielleicht keine Top-Neuigkeiten mehr und versprühen auch nicht den innovativen Charme wie die Buzzwords, die heute den Markt überschwemmen, sprich „Blockchain“, „Industrie 4.0“, „Predictive Analytics“, „Big Data“ etc. Doch sie sind beide schlicht und einfach wichtige Bestandteile der digitalen Transformation in der Beschaffung. Sie bilden quasi die Basis. Trotzdem haben viele Unternehmen noch nicht einmal dieses Fundament.


Der Mann

Patrick Schmiedehaus

… ist seit Juni 2018 Head of Sales & Marketing bei Newtron. Der ausgebildete Kaufmann kann auf 20 Jahre Vertriebserfahrung zurückblicken – mit den Schwerpunkten Logistik, Prozessoptimierung, Internationaler IT-Vertrieb beratungsintensiver Lösungen, Marketing und Beschaffungsmanagement.


Das Unternehmen

Newtron GmbH

… ist ein Anbieter von webbasierten Lösungen zur Optimierung der Geschäftsbeziehungen zwischen Lieferanten und einkaufenden Unternehmen. Aus einer Hand bietet Newtron ein Portfolio von E-Procurement, E-Sourcing, SRM, EDI und umfangreichen Zusatzleistungen wie Customer Service in 12 Sprachen und Consulting an. Die Newtron GmbH betreut mehr als 1000 einkaufende Unternehmen und 80.000 Lieferanten.

www.newtron.de


Unsere Aufgabe ist dann, die Einkaufsplattform so zu konfigurieren, dass sie den besonderen Anforderungen des Kunden gerecht wird. “

Patrick Schmiedehaus

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