Bis zu 100 Bestellungen am Tag werden mittlerweile über das digitale Kaufhaus der Stadt Karlsruhe an die Lieferanten gesendet. Der Bestellprozess läuft automatisiert und digital ab. Für Besteller entfallen zudem zeitraubende Angebotsvergleiche bei der Beschaffung. Der Gesamtstädtische Einkauf erhält wiederum umfassende Controlling- Optionen, um Rahmenverträge bedarfsgerecht abzuschließen und zu optimieren. Die E-Procurement-Lösung legt auch die Grundlage für die E-Rechnung.
„Früher mussten Besteller bei der Stadt Karlsruhe auf Basis von Rahmenverträgen in mehr als sechs externen Online-Shops der Vertragspartner oder auch per Fax Verbrauchsmaterialien ordern“, erinnert sich Simon Stoll, Projektleiter Digitales Kaufhaus bei der Stadt Karlsruhe, an die Ausgangssituation und führt aus: „Daher haben wir nach einer Lösung gesucht, um unsere Beschaffungsprozesse zu bündeln, zu vereinfachen und zu analysieren.“ Da die Online-Shops zu den Rahmenvertragspartnern gehören, gab es für den Gesamtstädtischen Einkauf der Stadt Karlsruhe keine Möglichkeit, auf Daten für das Controlling zuzugreifen.
Beschaffung der Stadt Karlsruhe wird neu aufgestellt
2019 fällt der Beschluss: Die Beschaffung der Stadt Karlsruhe wird neu aufgestellt und ein Beratungsunternehmen unterstützt bei der europaweiten Ausschreibung. Im Sommer 2020 fällt die Entscheidung auf das Bamberger Unternehmen Plenus IT Solutions GmbH und seine E-Procurement-Suite Business Procure Desktop.
„Für Plenus sprachen drei wichtige Argumente: Erstens, gute Referenzen, denn wir suchten eine bewährte Lösung. Zweitens, der hohe Reifegrad der Anwendung in Kombination mit der Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen, und schließlich das top Preis-Leistungsverhältnis“, begründet Stoll die Entscheidung. In Zusammenarbeit mit den E-Procurement-Spezialisten startete die Implementierung und bildet Schritt für Schritt die bestehenden Rahmenverträge im System ab. Wöchentliche Status-Meetings mit den Projektleitern sollen die nahtlose Anpassung an die spezifischen Anforderungen der Stadt Karlsruhe sichern: Unter anderem muss das Team Daten und Produkt-Kataloge übernehmen, Berechtigungskonzepte für Besteller erstellen und Workflows definieren.
Dezentral und doch transparent
Im März 2021 öffnet das digitale Kaufhaus und schafft damit den Spagat zwischen dezentraler Organisation der städtischen Dienststellen und der Einkaufsbündelung in einem einzigen stadteigenen Online-Shop. Heute nutzen das digitale Kaufhaus rund 850 Besteller, die täglich über 100 Bestellungen tätigen. Von Arbeitsbekleidung über Feuerlöscher bis zu Reinigungsmitteln und Spülmaschinentabs – über 7000 Artikel stehen zur Verfügung. Fachliche und finanzielle Genehmigungsfunktionen sorgen für ein verfahrenskonformes und dokumentiertes Beschaffungswesen.
Karlsruhe hat die Hoheit über den Einkauf
„Im Ergebnis hat die Stadt Karlsruhe dank der E-Procurement-Lösung die vollständige Hoheit über alle Beschaffungsprozesse – von der Administration über die Bestellberechtigungen bis zum Controlling der Bestellungen – gewonnen. Das ist echte Transparenz und eine Vereinfachung für den Gesamtstädtischen Einkauf“, stellt Stoll ein wichtiges Ergebnis heraus. „Für die Besteller – und das ist vielleicht noch wichtiger – ist die Beschaffung viel einfacher und zeitschonender: Man meldet sich morgens einmal im Shop an, bestellt in den Multilieferantenkatalogen und erhält die Waren direkt an die ausgewählte Lieferadresse. Einfacher und schneller geht es nicht.“
Vorbei die Zeit, in der Besteller in vielen unterschiedlichen Online-Shops oder sogar einmal wöchentlich per Fax bestellen mussten. Laut Plenum ist die Akzeptanz der Besteller aufgrund der einfachen Bedienung hoch, viele Funktionen sind aus dem privaten Online-Shopping bereits vertraut. In der nächsten Ausbaustufe des Projekts steht die SAP-Einbindung auf der Agenda. (ys)
