E-Procurement: Einkaufsprozesse digitalisieren

E-Procurement-Lösung inorder im Einsatz für Eurowings

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Bei der Beschaffung von indirekten Produkten sind analoge Prozesse die größten Preistreiber. Eurowings hat deswegen die E-Procurement-Lösung inorder im Einsatz. Bild: Eurowings
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Das Unternehmen Eldurado hat sich darauf spezialisiert, Einsparpotenziale im Einkauf aufzudecken und für Kunden auszuschöpfen. Mit dem Pilotkunden Eurowings wurde eine E-Procurement-Lösung entwickelt, die nun auch anderen Unternehmen zur Verfügung steht.

Mit Eurowings haben wir gemeinsam die E-Procurement-Lösung inorder entwickelt, die wir nun auch anderen Unternehmen zur Verfügung stellen können“, verkündete Merlin Thabe, Gründungsmitglied des noch jungen Unternehmens Eldurado im Herbst vergangenen Jahres auf dem ersten Procurement Summit in Hamburg. „inorder ersetzt teure und fehleranfällige Freigabeprozesse durch einfache und digitale Workflows, wie man es vom Onlineshopping zu Hause gewohnt ist. Dank dieser vollständigen E-Procurement-Lösung sind die Prozesskosteneinsparungen enorm, Mitarbeiter können schneller, effektiver und zielorientierter agieren“, so der Geschäftsführer Thabe über seine Lösung.

Ausgangslage und Zielsetzung bei Eurowings

Im März 2017 begann die enge Zusammenarbeit zur Aufsetzung eines neuen E-Procurement-Systems bei Eurowings. Bedingt durch ein schnelles Wachstum brauchte Eurowings eine neue E-Procurement-Lösung für die strategische Beschaffung aller Betriebsmittel des Unternehmens. Diese Lösung sollte nicht zu komplex, aber skalierbar sein und über diverse Anpassungsmöglichkeiten verfügen. Voraussetzung für den Einsatz der neuen Lösung war die Zusicherung der schnellen Einführung. Um die Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter und Nutzer zu minimieren und den Einstieg zu beschleunigen, benötigt es eine einfache und selbsterklärende Oberfläche. Aufgrund des schnellen Wachstums des Unternehmens musste die neue Lösung zudem die Anforderung erfüllen, hoch skalierbar zu sein und sich des Weiteren zu 100 Prozent in die bestehende IT-Welt integrieren lassen.

Das Konzept beruhte anfangs auf einer einfachen Mindmap, die weiteren Schritte ergaben sich agil in der Projektentwicklung. Das agile Projektmanagement führte zu einem Grundsystem mit vielen Modulen. Nach drei Monaten, einer Testphase und ersten Bugfixes konnte das E-Procurement-System im August 2017 als Beta-Version in die bestehende Systemwelt eingeführt werden.

Im Detail sah die Vorgehensweise bei der Einführung der Software-Lösung so aus: In den ersten Projekttagen fand das Konfigurieren und Einstellen der Server statt, im Anschluss wurden innerhalb weniger Tage alle Stammdaten hinterlegt. Die Aufsetzung des Benutzer- und Berechtigungsmanagements dauerte wenige Wochen. Hier wurden Rollen, Sichtrechte, Änderungsrechte sowie Vertretungsregelungen angelegt und eingestellt.

Im Anschluss erfolgte der aufwendigste Schritt bei der Implementierung des E-Procurement-Systems: das Anlegen des Einkaufswagen-Prozesses. Hier wurden die Abrufmethoden der Produkte, die Genehmigungsprozesse sowie die Katalog-Upload-Schnittstellen programmiert, angelegt und eingestellt.

Zur Verarbeitung der Bestellungen innerhalb des E-Procurement-Systems mussten selbstverständlich auch der Bestellversand zum Lieferanten sowie mögliche Bestelländerungen in das System integriert werden. Um den gesamten Procurement-Prozess in einem System abbilden zu können, war auch die Integration der Wareneingangsbuchung in das neue System notwendig.

Am Anfang stand die Mindmap

Bevor die neue Lösung schließlich in die erste Testphase übergehen konnte, wurde das Frontend erstellt und die Nutzerführung optimiert. Die anschließende Einbindung der Schnittstellen zu bestehenden Systemen rundete die Implementierung der neuen Lösung ab. Nach einer Testphase, Optimierungen, Anpassungen und einem Pentest (Sicherheitstest) konnte die neue E-Procurement-Lösung in die bestehende Systemwelt von Eurowings eingeführt werden. Das geschah schnell und war ohne lange Einarbeitungszeit einsetzbar.

Mit inorder steuern und verfolgen Unternehmen effektiv, simpel und zentral den Einkauf von direkten oder indirekten Materialien, Dienstleistungen oder konfigurierbaren Produkten mit allen relevanten vor- und nachgelagerten Prozessen. inorder bietet dazu eine intuitive Multi-Lieferanten-Kataloglösung, die sich gut in eine bestehende Systemlandschaft integrieren lässt.

Als erstes muss der Anforderer einen Warenkorb für seine Anforderung erstellen. Er kann unbegrenzt viele Warenkörbe für seine Anforderungen anlegen und verwalten. In einen Warenkorb können zudem beliebig viele Produkte von unterschiedlichen Lieferanten gelegt werden.

Die Banf: Ein Anforderer braucht für die Geschäftstätigkeit ein neues Smartphone. Über inorder hat der Anforderer die Möglichkeit sich ein Smartphone aus den hinterlegten Katalogen auszuwählen. Sollte in den hinterlegten Katalogen nicht das gewünschte Gerät gefunden werden, besteht die Möglichkeit einen OCI-Shop zu wählen (Kataloge von Drittanbietern) und sich dort das gewünschte Gerät auszusuchen und dieses dann in den Warenkorb von inorder zu legen. Sollte auch dort nicht das richtige Gerät gefunden werden, kann eine Bestellung über eine Freitext-Position erfolgen. Die Struktur dieser Freitexte wird über individuell konfigurierte Formulare abgebildet. Die Freitext-Position bietet dem Anforderer höchste Flexibilität bei hoher Prozesssicherheit, da auch hier alle Kontierungen und Freigabe-Workflows systemgestützt durchlaufen werden.

Im Warenkorb können zu Artikeln und Leistungen weitere Informationen hinterlegt werden. Kontierungen werden automatisch aufgrund der Klassifizierung eines Produktes oder einer Leistung ergänzt.

Im Checkout-Prozess kann der Anforderer noch eine Lieferadresse eingeben oder eine fest hinterlegte Adresse wählen. Des Weiteren werden im Checkout-Prozess die Freigeber gewählt, die notwendig sind. Bei einem Smartphone könnte z. B. neben der normalen Managerfreigabe auch noch eine Warengruppenfreigabe benötigt werden. Dieses wird dem Anforderer automatisch vorgegeben.

Hat der Anforderer die Freigeber gewählt, startet der Freigabeprozess nach einer transparenten und vorgegebenen Reihenfolge. Alle beteiligten Personen werden hier über alle Schritte per Mail informiert. Die Freigaben können hier direkt per Mail oder über inorder erfolgen.

Nach erfolgter Freigabe erhält der Lieferant die Bestellung entweder per Schnittstelle oder per Mail. Sobald die Ware angekommen ist, kann der Anforderer den Wareneingang bestätigen und die Rechnung kann so gebucht werden. Der Vorgang ist damit abgeschlossen.


Das Unternehmen

Eldurado GmbH

Das junge Unternehmen bietet eine Plattform für gewerbliche Einkäufer. Neben dem Produkt inorder bietet das junge Unternehmen ein eigenes Katalogmanagement und die damit verbundene Veredlung von Produktdaten mit Hilfe von Machine Learning und Algorithmen an. Das bekannteste Produkt ist der B2B-Marktplatz, in dem Grundfunktionen kostenfrei zur Verfügung gestellt werden.


Maximilian Kramer, Geschäftsführer, Eldurado GmbH, Hamburg

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