Eigene Lieferanten in einen digitalen Einkaufsprozess einbinden

Jeder Cent, den man bei einem aufwendigen Preisvergleich über viele verschiedene Webshops auf der Suche nach einem günstigen Paar Arbeitshandschuhe am Artikelpreis gespart hat, wird von den dabei anfallenden Prozesskosten wieder verschlungen. Das hat auch Andreas Pinzker erkannt. Er ist Vizepräsident für strategische Beschaffung des österreichischen Elektronikentwicklers Melecs EWS GmbH und hat die Beschaffung von indirektem Material über Mercateo gestaltet.

Umsetzung dauerte nur wenige Wochen

„Wir wollen eine überschaubare Zahl zuverlässiger Lieferanten und zugleich den Bedarfsanforderern eine breite Produktpalette zur Verfügung stellen“, sagt Pinzker. Mit Mercateo hat er gefunden, was er zur Optimierung im Einkauf brauchte: einen individuell erweiterbaren Online-Marktplatz, über den man nutzerfreundlich dargestellt zahlreiche Kataloge bereitstellen kann.

2017 verknüpfte das Unternehmen das eigene SAP-System über eine OCI-Schnittstelle mit dem Marktplatz – „die Implementierung dauerte nur wenige Wochen“. Damit bekamen die Bedarfsanforderer in Österreich Zugriff auf mehr als 14 Millionen Artikel von rund 350 Lieferanten auf dem Marktplatz, angefangen von Werkzeug über Elektronik bis Büro- und IT-Bedarf. Der B2B-Marktplatz tritt dabei als einziger Kreditor auf. Die Bedarfsanforderer, von denen es in jeder Abteilung mehrere geben kann, können dank der Schnittstelle aus SAP direkt auf den Marktplatz springen – ohne sich dort erneut einloggen zu müssen –, sich ihren Warenkorb füllen und ihn zurück ins SAP übertragen. Alle Bestelldaten werden direkt an den Marktplatz übermittelt. „Die Freigabe für die Wertgrenzen haben wir im ersten Schritt belassen, um dem Kostenstellenverantwortlichen die Sicherheit zu geben, dass nun nicht wild drauflosbestellt wird. Das Umsetzen in eine Bestellung erfolgt automatisch. Der Einkauf kann sich auf Wichtigeres konzentrieren“, erklärt Pinzker. Auch die Möglichkeit, schnell und einfach die technischen Daten der Produkte zu vergleichen, sei ein Vorteil.

Integration wichtigster Stammlieferanten

Im nächsten Schritt integrierte Melecs seine wichtigsten Stammlieferanten über sogenannte Exklusivkataloge in den neuen elektronischen Beschaffungsprozess. Exklusivkataloge sind die elektronischen Kataloge der Stammlieferanten, in denen die individuell ausgehandelten Konditionen aus Rahmenverträgen digital hinterlegt sind. Sie werden in die Mercateo-Umgebung eingebunden, sind speziell gekennzeichnet und werden gut sichtbar im Suchergebnis angezeigt, damit die Bedarfsanforderer sie schnell finden. Die Kataloge bleiben Teil einer einheitlichen Beschaffungsoberfläche. Von Anfang an war klar, dass Melecs nicht alle Lieferanten auf diese Weise anbinden würde, denn „im Zuge der Prozessoptimierung wollten wir auch die Anzahl der Lieferanten verringern“, sagt Pinzker. Er und seine Kollegen haben deshalb im Vorfeld alle Einkaufspositionen genau angeschaut und diejenigen Kataloge in den Blick genommen, die sehr viele Bestellungen von Produkten mit geringem Wert abdecken. Nur die für die Nutzer wichtigsten Kataloge der Stammlieferanten wurden angebunden. „Natürlich wollten uns anfangs viele Lieferanten lieber auf ihrem eigenen Webshop einkaufen lassen, aufgrund der oft fehlenden oder aufwendigen Anbindungsmöglichkeit an unser SAP-System wurde dies von uns aber abgelehnt“, so Pinzker weiter. Für die Nutzer sei ein standardisierter Einstieg in die Beschaffungsumgebung mit einem einheitlich gestalteten Einkaufserlebnis schlichtweg angenehmer. „Die Mitarbeiter haben einen Log-in und einen einfachen Zugang zu den Katalogen, einfacher geht es nicht. Sie mussten sich praktisch an nichts Neues gewöhnen.“

Inzwischen hat das Unternehmen drei Exklusivkataloge mit insgesamt rund 1,2 Millionen Artikeln seiner Stammlieferanten an den Marktplatz anbinden lassen. Jeder der Bedarfsanforderer bekommt durch die übergreifende Suche sowohl die Produkte der Stammlieferanten für den Kernbedarf als auch das Mercateo-Sortiment für den Randbedarf. Fast ausgeschlossen, dass ein Bedarfsanforderer sein Produkt nicht auf dem Marktplatz findet und selbst auf die Suche gehen muss. „Die Kombination aus der Plattform, die bereits mit den Artikeln des Marktplatzes ausgestattet ist, und der Möglichkeit, Kataloge der eigenen Lieferanten mitzubringen – das ist für uns die perfekte Lösung“, erklärt Pinzker. Auch damit will man dem Servicegedanken als Einkauf gegenüber den internen Schnittstellenpartnern gerecht werden. Er und seine Kollegen können dank der elektronischen Abwicklung jede Bestellposition transparent nachverfolgen und alle Vorgänge einsehen. „Wir sparen seit der Implementierung bei jeder Bestellung Zeit und Geld“, fasst Pinzker zusammen. Auch die Nutzerzufriedenheit sei höher. Die Nutzer müssen nun nicht befürchten, dass der Einkauf aufgrund von Belastungsspitzen mit einer Verzögerung bestellt.

Weitere signifikante Einsparungen sind mit einer elektronischen Rechnungsschnittstelle zum Marktplatz möglich, so Pinzker. Sie ermöglicht einen automatisierten Ablauf in der Beschaffung bis hin zur digitalen Rechnungsstellung und verringert damit den Arbeitsaufwand in der Buchhaltung. Mit jeder eingesparten Minute sinken die Prozesskosten und Aufwände. Die eingesparte Zeit könne nun gewinnbringender investiert werden. (sas)

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