RPA - Roboter im operativen Einkauf

Intelligente Prozessautomatisierung

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Täglich wiederkehrende Aufgaben erfordern sehr viel Zeit und Ressourcen. Softwareroboter ermöglichen es, derartige Aufgaben kostengünstig zu automatisieren. Der Einsatz von robotergesteuerter Prozessautomatisierung dient generell der Automatisierung von bereits im Unternehmen bestehenden Prozessen, lässt sich jedoch auch zur Serviceerweiterung nutzen, ohne den zusätzlichen Aufbau von Mitarbeiterkapazitäten. Im Folgenden wird anhand eines Beispiels gezeigt, wie diese Technologie im operativen Einkauf genutzt werden kann.

Neben dem Aushandeln günstiger Rahmenbedingungen insbesondere der Einkaufspreise gewinnt der effiziente Umgang im Daten- und Prozessmanagement des Einkaufs zunehmend an Bedeutung. Der Einkauf steht hier vor großen Herausforderungen, deren gutes Handling ein hohes Potenzial für die Generierung von Wettbewerbsvorteilen bieten kann. Neue Technologien auf dem Gebiet der Prozessautomatisierung werden aktuell intensiv diskutiert, ihr gezielter und integrativer Einsatz kann einen hohen Wertbeitrag zur Lösung der aktuellen Herausforderungen leisten. Den Einstieg in eine intelligente Prozessautomatisierung stellt Robotic Process Automation (RPA) dar. Bei RPA handelt es sich um eine Software, die auf einem Rechner oder Server arbeitet und Tätigkeiten automatisiert abbildet. Dabei imitiert die Software die Interaktion des Menschen mit den verschiedenen User Interfaces und greift auf vorhandene Dokumente und Dateien zu. RPA führt also menschliche Aufgaben innerhalb des bestehenden Prozesses aus und arbeitet damit mit marginalen Auswirkungen auf bestehende Infrastruktur. Die Technologie interagiert systemübergreifend mit bestehender Software wie ERP-, HR-, CRM-Systemen und MS-Programmen. Dazu wird der Roboter auf die bestehende IT-Landschaft gesetzt, ohne dass eine Änderung der bestehenden Systeme und Softwarelösungen notwendig ist. Positive Effekte – neben der potenziellen Zeiteinsparung – können sowohl reduzierte Fehlerquoten oder erhöhte Verfügbarkeitsintervalle sein, zudem lässt sich durch den Einsatz eine Entkoppelung von Transaktionsvolumen und Mitarbeiterkapazität erzielen.

Robotic Process Automation funktioniert im Wesentlichen regelbasiert, also nach Regeln der Form WENN – DANN – SONST. Benötigt der Prozessschritt eine menschliche Entscheidung, ist es essenziell, ob diese Entscheidungskomponente in eine solche Regelform gebracht werden kann. Neben dieser wichtigen Eigenschaft gibt es weitere Kriterien an die zu automatisierenden Prozesse, um zu entschieden, wie gut sie für die Automatisierung durch RPA geeignet sind. Idealerweise findet der Prozess basierend auf digital vorliegenden, strukturierten Daten standardisiert statt. Fällt der Prozess sehr häufig an, ist der monetäre Vorteil, der sich durch Einsparung von Mitarbeiterkapazität ergibt, entsprechend größer. Je stärker also die quantitativen und qualitativen Ausprägungen im jeweiligen Prozess im Einkauf gegeben sind, desto eher ist selbiger mittels RPA automatisierbar. Die Bewertung jedes Prozesses innerhalb des Einkaufs sollte dabei systematisch erfolgen, um RPA-Potenzial ganzheitlich ermitteln zu können.

Hohe Automatisierungspotenziale

Eine Auswahl der im Einkauf anfallenden Kern- und Subprozesse haben wir in der nebenstehenden Abbildung dargestellt: Es ist darin ersichtlich, dass ein großer Teil der Prozesse mittleres oder hohes Automatisierungspotenzial birgt. Insbesondere der operative Einkauf bietet ideale Einsatzmöglichkeiten für die effektive Integration von RPA. Viele Prozesse im operativen Einkauf umfassen Aufgaben mit hohem repetitivem Charakter und einem hohen Standardisierungsgrad. Prozesse mit großem Konzeptionierungsanteil, wie beispielsweise im Lieferantenmanagement, eignen sich hingegen weniger aufgrund eines hohen Anteils menschlicher Entscheidungen und Interaktionen.

RPA als Einstiegstechnologie

Der Einsatz von Prozessautomatisierung kann neben RPA auch auf weiteren, intelligenteren Stufen erfolgen, wodurch sich eine zunehmend höhere Automatisierungsquote des Prozesses erreichen lässt. Wichtig zu verstehen ist, dass es sich hierbei um einen integrativen Ansatz handelt und die Technologien nicht ablösend, sondern einander ergänzend wirken. Die Stufen beschreiben das Ausmaß an Automatisierungsgrad, Intelligenz und Prozesskomplexität. Neben Robotic Process Automation sind Cognitive Automation und Digital Assistants weitere Bausteine in der intelligenten Prozessautomatisierung. Autonomous Agents wären künftig in der Lage, autark Entscheidungen zu treffen, sind jedoch aktuell noch wenig kommerziell verbreitet.

Cognitive Automation (CA) verwendet typischerweise maschinelles Lernen, d. h. durch Analysieren und Auswerten von Daten erkennt ein Algorithmus Muster in Datensätzen. Mittels Cognitive Automation können somit digital verfügbare Daten ausgelesen und strukturiert werden, wie beispielsweise eingehende Rechnungen, E-Mails oder Lieferbestätigungen. Cognitive Automation kann also ergänzend zu RPA eingesetzt werden und hilft dabei, eingehende Informationen zu strukturieren, sodass diese im Anschluss via RPA weiterverarbeitet werden können.

Digital Assistants (DA) sind in der Lage, relevante Informationen aus gesprochenen oder geschriebenen Texten zu verstehen und zu extrahieren. Außerdem können sie in Form von Sprache oder Text antworten (Natural Language Processing). Der Name legt es bereits nahe: Digitale Assistenten sind in der Schnittstelle zwischen Unternehmen und internen oder externen Kunden, also in der Interaktion mit dem Menschen, angesiedelt. Sie müssen also in der Lage sein, im Front Office aus Konversationen mit Benutzern Daten und Informationen zu extrahieren und vereinfachen oft die Nutzeroberfläche.

Beispielhafter Use Case

Wie diese Technologien in Zukunft hocheffizient und automatisiert ineinandergreifend eingesetzt werden können, verdeutlichen wir an einem Beispiel des operativen Einkaufs: dem Prozess von der Bestellung bis zum Wareneingang.

Der Prozess läuft bisher wenig standardisiert ab und variiert je nach Anfrage. Dementsprechend bindet der Bestell- und Wareneingangsprozess kostbare Mitarbeiterkapazität. Die Bestellungen müssen bisher oft anhand eines komplexen und wenig intuitiven Prozesses aufgenommen werden, dabei kommt es zu unvollständigen oder fehlerhaften Bestellungen, welche durch einen Workcycle aufgelöst werden müssen. Die Verarbeitung der Bestellung und spätere Prüfung der Lieferavis gegen die Bestellung bindet zusätzlich wertvolle Ressourcen.

Zusammenspiel aus RPA, CA und DA

Dieser Prozess enthält eine Vielzahl an Prozessschritten, die im Zusammenspiel aus RPA, CA und DA nahezu ohne menschlichen Anteil durch Softwareroboter automatisiert ablaufen können und Workcycles reduzieren.

Durch einen strukturierten Chat mit der anfragenden Person leitet der Digital Assistant durch den Bestellprozess und ermöglicht es so, dass am Ende eine strukturierte und vollständige Bestellung vorliegt. Der Digital Assistant bietet eine intuitive Nutzeroberfläche und greift im Hintergrund auf relevante Informationen und Systeme zu, hierdurch lassen sich zeitgleich Plausibilitätsprüfungen durchführen. Diese können frei definiert werden und bspw. Verfügbarkeitsprüfungen, Kostenstellen und Budgets umfassen. Nach aufgegebener Bestellung gibt der Digital Assistant diese Informationen in einer vordefinierten Form an den RPA Roboter weiter.

Der RPA-Roboter erkennt automatisch, dass ein neuer Arbeitsauftrag für ihn vorliegt und prüft unterschiedliche Wege die Bestellung zu bedienen. Dies kann beispielsweise über einen Rahmenvertrag erfolgen oder die individuelle Zuteilung zu einem geeigneten Lieferanten. Die Bestellung wird durch RPA in Form einer PDF als E-Mail an den Lieferanten geschickt.

Zum Abschluss erfolgt der Abgleich der Infos

Liegt die Bestellbestätigung und Lieferavis des Lieferanten vor, wird diese durch den Einsatz von Cognitive Automation ausgelesen und in einem strukturierten Datenformat, beispielsweise einem XML File, an den RPA Roboter weitergegeben.

Automatisiert findet im Anschluss der Abgleich dieser Informationen mit den Daten in ERP statt – gibt es keine signifikanten Unterschiede kann der Bestellprozess abgeschlossen werden. Gibt es stattdessen Abweichungen, überprüft der RPA Roboter die Höhe der Differenz und ob sich diese noch in der tolerierbaren Range befindet. Bei einer Abweichung wird der zuständige Lieferant informiert. Der Roboter legt die Bestellbestätigung in ERP ab und informiert die anfragende Person über die erfolgreiche Bestellung und das voraussichtliche Lieferdatum.

Wir erhalten dank intelligenter Prozessautomatisierung einen strukturierten Prozess, der deutlich weniger kostbare Mitarbeiterkapazität bindet. Auch ohne die Automatisierung durch DA und CA ermöglicht RPA bereits eine hohe Automatisierungsquote der zu exekutierenden Prozessschritte. Außerdem sind die Dokumentation der einzelnen Prozessschritte und damit die Transparenz des gesamten Prozesses deutlich erhöht. Die Automatisierung durch RPA stellt bereits ein etabliertes und wirtschaftliches Mittel dar und liefert zeitgleich die Grundlage für die intelligente Prozessautomatisierung.

Vielseitige Einsatzszenarien

Die Einsatzszenarien im Einkauf sind vielseitig und dank intelligenterer Technologien lassen sich inzwischen komplexere Prozesse automatisieren. Mitarbeiterkapazitäten werden frei und qualitativ hochwertigere und wertschöpfende Tätigkeiten wie eine Optimierung und Fokussierung auf Preisverhandlungen werden ermöglicht.


Die Autoren:

Sebastian Künkele, International Performance Research Institute – IPRI gGmbH, Stuttgart
Tobias Beuckes, Horváth & Partner GmbH, Düsseldorf


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