So navigieren Sie sicher durch den Wandel

Eine Digitalisierungsstrategie für Einkauf 4.0 sowie eine reale Vorstellung von der Rolle des Einkaufs in Zukunft sollten idealerweise im Team wachsen und mit anderen Fachbereichen abgestimmt werden. Wichtige Fragestellungen sind vorab: Welche Probleme halten uns von reibungslos automatisierten, digitalen Prozessen ab? Welche IT-Systeme und Tools gilt es unbedingt zu harmonisieren, um die nötige Basis für einen adäquaten Austausch von Daten zu schaffen? Dabei gilt es zu beachten, dass Ziele und Anreizsysteme in den Unternehmen in der Regel nicht stringent sind. Dann können unterschiedliche Motivlagen schon bei der Formulierung einer einheitlichen Digitalisierungsstrategie rasche Entscheidungen für neue Prozesse behindern.

Als Basis für die Umsetzung und Verankerung von Einkaufsstrategien gilt: Software darf fortan keine Insellösungen mehr fördern! Anwendungen müssen nahtlos ineinander greifen und – selbstverständlich medienbruchfrei – administrative, aber vor allem wertschöpfende Tätigkeiten und Ziele unterstützen. Es gilt, mithilfe einer individuell konfigurierten offenen Integrationsplattform Beschaffungskanäle in Echtzeit zu steuern – mit der Möglichkeit, über ein globales soziales Netzwerk auf die Lieferanten zuzugreifen und bequem Sortimente zu verwalten.

Voraussetzung für den optimalen Einsatz einer solchen Plattform ist, dass CPO und Mannschaft eindeutige Strategien bzw. Ziele formuliert haben und ihre Roadmap hin zur Industrie 4.0 überblicken. „Bilden Sie unabhängig von bereits laufenden Aktivitäten zum Thema 4.0 in Ihrem Team einen Think Tank, um Anforderungen und Zielszenarien zu identifizieren und zu analysieren“, rät Dr. Wolfgang Reinhardt, Head of R&D beim Cloud-Anbieter Wescale. Er empfiehlt, parallel bei Dienstleistern Input über Software-Lösungen zu holen, die bereits heute Organisations- und Business-Modelle sowie globale Wertschöpfungsketten in diesem Kontext fördern. Der Dienstleister muss vor allem fachlich und technologisch in der Lage sein, das Unternehmen durch eine breite Palette nutzwertiger Applikationen zu unterstützen. Als Impulsgeber muss er zudem auf Basis seiner Expertise Input und Vorschläge zur Unterstützung bei zukünftigen Aufgabenstellungen des Einkaufs machen. Diese Art der Partnerschaft zwischen Dienstleister und Einkauf ist der entscheidende Faktor für die Realisierung großer Digitalisierungsprojekte.

Digital

Viele Geschäftsprozesse sind inzwischen vollkommen digitalisiert. Dabei agieren Computer auf Basis vorgegebener Regeln und Algorithmen. Die Automatisierung von Prozessen bildet jedoch nur das Fundament. Wichtiger ist die Generierung entscheidungsunterstützender Informationen für den Einkauf.

Big Data

Auch sehr große Datenmengen können heute bereits digital abgelegt und mit geeigneten Tools aufbereitet und analysiert werden. Aus unstrukturierten Informationen werden neue strukturierte Informationsmehrwerte. Die Verknüpfung von Nutzerdaten und Produktinformationen aus vielen verschiedenen Quellen sind beliebig analysierbar. Eine nie dagewesene Transparenz ermöglicht die Grundlage z.B. für Predictive- und Guided-Procurement-Ansätze.

Echtzeit

Die Abbildung und Nutzung von Echtzeitinformationen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die digitale Transformation. Die Fähigkeit, seinen Einkauf strategisch und operativ agil zu steuern, beispielsweise im Content-Management oder über Business-Netzwerke, wird zunehmend entscheidend für den Wertschöpfungserfolg sein.

Vernetzung und Kollaboration

… sind auf zwei Ebenen zu betrachten. Systeme arbeiten und vernetzen sich auf nie dagewesene Weise. Sie interagieren miteinander und wickeln automatisiert Vorgänge nach bestimmten Mustern ab. Ein Vorreiterbeispiel ist der algorithmische Handel an Börsen.

Auf der anderen Seite agieren Menschen miteinander. Menschen verbinden Unternehmen und initiieren Geschäftsbeziehungen. Hier stehen heute im Kontext der sozialen Netzwerke auch im Business eine ganze Reihe interessanter Möglichkeiten zur Verfügung. Die Verbindung beider Themenfelder – also die systembasierte, durch Algorithmen gestützte Vernetzung und Kollaboration von Menschen – ist der Treiber.

Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter will über die Plattform einen Artikel bei einem aus seiner Sicht passenden Lieferanten manuell anfragen. Bevor er diese Anfrage absendet, schlägt ihm das System auf Basis der hinterlegten Einkaufsstrategie, seines eigenen Einkaufsverhaltens und seiner spezifischen Rolle im Unternehmen aktiv Lieferanten vor, die diesen Bedarf durch ihr katalogbasiertes Sortiment bereits abbilden. Gleichzeitig empfiehlt das System dem zuständigen Sortimentsmanager präferierte Anbindungsszenarien, beispielsweise die Echtzeit-Integration des Web-Shops des Lieferanten, und initiiert den Kontakt mit dem zuständigen Ansprechpartner auf Lieferantenseite. Aus einem initial gestarteten manuellen Anfrageprozess wird so durch Systemintelligenz und Matching zur formalisierten Einkaufsstrategie ein perfekt angebundenes Sortiment.

Was wird künftig von Menschen gemacht?

Dr. Wolfgang Reinhardt von wescale bringt es auf den Punkt: „Auf Algorithmen basierende elektronische Einkaufsassistenten unterstützen in Zukunft Management und Strategie. Das bedeutet: Strategien werden in Systeme integriert – die Benutzer in Bezug auf strategiekonformes Verhalten informiert, geführt und kontrolliert.“ Echtzeit sei der ausschlaggebende Faktor für erfolgreiche Strategie-Operationalisierung.

Dr.-Ing. Silvius Grobosch, stellv. BME-Vorstandsvorsitzender/Grobosch Management, hält Systeme für unerlässlich, die auf Predictive Procurement basieren, selbstständig Risiken im Einkauf antizipieren und in Echtzeit zielgerichtete Lieferanten, aber auch Lösungen auf Grundlage aktueller Einkaufsdaten vorschlagen: „Ein Szenario ist, dass die Einkaufsabteilung aufgelöst und durch eine Projektorganisation abgelöst wird. Experten werden dabei zukünftig als Freiberufler eingekauft. Ein anderes Szenario sieht den Einkauf als zentrales Informations- und Machtzentrum; der Wertbeitrag des Einkaufs liegt im Erkenntnisgewinn aus dem Datenmanagement. Ein weiteres Szenario sieht den Einkauf als internen Berater für neue Geschäftsmodelle. Über die Begleitung des Kunden auf dem Weg der Digitalisierung können neue Kundenbindungen geschaffen oder bestehende gefestigt werden.“ Die Nutzung der neuen Möglichkeiten sichere dem Einkauf Lieferfähigkeit, Qualität und Sustainability. „Starre Strukturen lassen sich aufbrechen. Denken und Arbeiten in flexiblen Netzwerken machen Unternehmen erst agil“, betont der ehemalige CPO bei ThyssenKrupp.

Am Donnerstag, 10.11.2016, findet von 12.15 bis 14.00 Uhr auf dem BME-Syposium der Workshop „Digital Change in Procurement – Tools und Guidelines für Ihre Digitalisierungsstrategie“ von wescale statt. Er fokussiert die digitale Transformation, Zusammenhänge unterschiedlicher Digitalisierungs-Enabler und skizziert konkrete Lösungsszenarien. Output für Teilnehmer:

Dr. Wolfgang Reinhardt und Sabine Ursel