Einkauf bei einem Anlagenbauer
Eine effiziente Lieferkette sowie Transparenz über Partner und Systeme hinweg – das sind die Strategieziele für den Einkauf von 3CON. Das Unternehmen entwickelt und baut Anlagen für die Automobilindustrie und ihre Zulieferer. „Jeden Tag aufs Neue kommt es darauf an, für die Kunden ausgefeilte Produktlösungen zu entwickeln und dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein. Lange, komplizierte Beschaffungswege, die uns ausbremsen, können wir uns einfach nicht leisten“, erklärt Mario Mair, Leitung Einkauf bei 3con. Der Fokus bei der Entwicklung einer Einkaufsstrategie lag daher auf Effizienz: An die Stelle von komplexen Prozessen, kleinteiligen Beschaffungswegen und aufwendigen Freigabeschleifen sollte eine Plattform treten, die den Einkauf transparent, flexibel und unbürokratisch gestaltet.
Mair entschied sich für alle nicht aktiv gemanagten Einkäufe des Unternehmens für ein digitales Marktplatzkonzept. Der Einkauf von 3con profitiert von schlankeren Prozessen, geringeren Prozesskosten und sehr guten Konditionen. Mair: „Alles, was uns Zeit verschafft, um noch bessere Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln, wird schnell angenommen. Das wirkt sich positiv auf die Mitarbeitermotivation und das Betriebsklima aus.“
Einkauf im Logistikunternehmen
Von A wie Allzweckreiniger über H wie Heftklammern bis Z wie Zweifachsteckdose – auch das Logistikunternehmen Forto beschafft den Großteil seines Tail Spend digital. Neben der Berliner Zentrale hat Forto neun Büros auf der ganzen Welt – weitere Standorte sollen folgen. Das Unternehmen vermittelt klassische Speditionsdienstleistungen für See- und Luftfracht sowie den Schienengüterverkehr und entwickelt Softwarelösungen für den Logistik-Prozess von der Bestellung bis zur Anlieferung ins Lager. Ein analoger Einkauf ist für Office-Manager Heiko Wielert inakzeptabel: „Wir hätten an allen Standorten einen separaten Prozess aufsetzen, Lieferanten finden, Verträge verhandeln und die Bestellvorgänge manuell durchführen müssen. Im schlimmsten Fall hätten wir Mitarbeiter persönlich zum Einkaufen geschickt – und so eine Menge Zeit, Geld und Ressourcen verschwendet.“
Außerdem unerlässlich für das Unternehmen: zentrale und dezentrale Beschaffungsanforderungen in Einklang bringen. Wielert erklärt: „Wir benötigen Flexibilität beim Einkauf kurzfristig benötigter Artikel vor Ort und zugleich eine umfassende Kostenkontrolle in der Berliner Zentrale.“ Mit der digitalen Beschaffung erhält Forto diese Flexibilität im Bestellprozess. „Durch den Genehmigungsprozess und die Beschaffungsanalyse behalten wir die Kontrolle über alle Bestellvorgänge, können die Prozesse steuern und anpassen“, so Wielert. Ein weiterer Pluspunkt: Im Produktkatalog kann sogar auf länderspezifische Eigenheiten eingegangen werden.
Wenn alle Bestellungen über dieselbe Rechnungsnummer abgewickelt werden und dieselben Zahlungsbedingungen gelten, lassen sich die Ausgaben einfach konsolidieren. Bei Forto ergab sich durch die Vereinheitlichung und Vereinfachung des Einkaufsprozesses zum ersten Mal ein umfassender Überblick über das Einkaufsgeschehen. Davon profitiert auch die Buchhaltung: Sie kann jetzt in Echtzeit den Status einer Rechnung einsehen und bei Fragen direkt auf den entsprechenden Besteller zugehen. Wielert: „Der Zeitaufwand für Zahlungen hat sich dadurch um ein Drittel verringert.“
Einkauf im Kindergarten
Ein paar Packungen Zahnstocher, um im Herbst Kastanientiere zu basteln, Tonpapier und bunte Pfeifenreiniger für Frühlingsblumen, im Winter ein Dutzend Popo-Rutscher für den Schnee – was in einem Kindergarten so gebraucht wird, das ergibt sich oft spontan im Alltag. Besonders bei einem naturnahen Betreuungskonzept, wie es die Unsere Champions GmbH in 21 Kindertagesstätten (Kitas) in München, Landshut und Ludwigsburg verfolgt. „Ein zentraler Einkauf ist da nicht sinnvoll. Jede Kita-Leitung soll flexibel und unkompliziert ohne Rücksprache mit der Geschäftsleitung die täglichen Einkaufsentscheidungen treffen“, sagt Joern Otzmann, Geschäftsführer von Unsere Champions.
Der Geschäftsführer löst dies mit Self-Service Tools für den Einkauf und führt damit die Einkaufsaktivitäten aller Kitas in einer digitalen Lösung zusammen. Damit erledigen die Kita-Leitungen den täglichen Einkauf komplett autonom und individuell, ohne zeitraubende Freigabeprozesse und mit minimalem Abstimmungsaufwand. Die Geschäftsleitung erteilt den einzelnen Kita-Leitungen Einkaufsrechte und hinterlegt Höchstbeträge. Dieses Maximum an Flexibilität für die Mitarbeiter, ohne den Überblick über Ausgaben und Rechnungen zu verlieren, macht für Otzmann den Unterschied: „Wir können in der Geschäftsleitung die monatlichen Käufe der einzelnen Standorte einfach auswerten und gewinnen Transparenz und Kostenkontrolle.“
Der Autor: Florian Böhme, Country Manager Amazon Business DACH-/CEE-Region
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