Cloud statt Aktenschrank: Informationen und Vorgänge umzuräumen ist (wie im richtigen Leben) digital nicht ganz so einfach. Wie bei jedem Umzug macht es wenig Sinn, das alte Gerümpel ins neue Traumhaus einfach mitzunehmen. Neben den Stammdaten gehören im Einkauf die Abläufe auf den Prüfstand. Denn nur wenn diese effektiv sind, landet unter dem neuen, digitalen Dach alles am richtigen Platz und die „Laufwege“ stimmen.
Checken Sie Ihren Reifegrad
Mit einem professionellen Reifegradmanagement und einer individuellen Roadmap modernisieren und digitalisieren Sie an den richtigen Stellen und in leicht umsetzbaren Schritten. Viele Einkaufsorganisationen wissen gar nicht genau, wie es im Einzelnen um die Qualität ihrer Abläufe bestellt ist. Viele Prozesse hängen am persönlichen Engagement, am reaktiven Eingreifen der Mitarbeiter oder an der Kompetenz der Führungskraft. Nicht alles ist ausreichend definiert, dokumentiert und standardisiert.
Wo müssen Sie nachlegen?
Im Alltag werden die Schwachstellen deutlich. So sind etwa im Lieferantenmanagement Prozessvorgaben oft vorhanden, werden aber nicht gelebt oder kommen nur mit einer gewissen Subjektivität zur Anwendung. Oder es sind zwar Lieferanten-Self-Services implementiert, die Lieferantenqualifizierung wird unternehmensweit aber nur unzureichend dokumentiert. Ähnlich sieht es in der Lieferantenbewertung aus: Die Vorgaben sind da, den Prozess hält aber niemand so richtig ein – um nur einige Beispiele zu nennen, die Einkäuferinnen und Einkäufer in der Praxis erleben.
Doch schneller Technologiewandel, ultrakurze Produktlebenszyklen und steigende Anforderungen an das Lieferanten- und Risikomanagement verändern den Einkauf. Deshalb gilt umso mehr: Bloß nicht die alten Probleme in die digitale Welt mitnehmen!
Bestimmen Sie Ihren Standort
Exakt 49 Teilprozesse und zehn flankierende Service-Funktionen gibt es im Einkauf. Darunter fallen alle strategischen, taktischen und operativen Prozesse, die sich in sieben Funktionen mit jeweils sieben Unterprozessen (= 49) zusammenfassen lassen. Die Einkaufsberater von amc haben sie in ein Funktionsmodell des Einkaufs gepackt. Dazu gehören:
- Innovationsmanagement
- Strategieentwicklung
- Lieferantenmanagement
- Sourcing
- Contract- und Lifecycle-Management
- Beschaffungsprozesse
- Bestandsmanagement
Das Reifegradmodell ermittelt für alle Einkaufsfunktionen und Ihre 49 Teilprozesse,
- welchen Reifegrad die einzelnen Prozesse haben,
- welchen Reifegrad sie künftig erzielen sollten.
Die Gesamtsicht auf alle Teilprozesse ist entscheidend, denn digitale Geschäftsprozesse bedingen sich gegenseitig. So bedeutet „nicht digital“ oder „nicht automatisiert“ nicht für jeden Teilprozess automatisch „schlecht“. Erfolgt die Beurteilung der Prozessgüte im Zusammenhang, wird sichtbar, wo Sie mit einer Reifegraderhöhung den größten Nutzen zu den niedrigsten Kosten erzielen und an welchen Stellen Sie auf eine Optimierung ggf. auch verzichten können.
Zerlegen Sie Ihr Digitalisierungs-Projekt
Mit dem Reifegradmodell brechen Sie die Blackbox Einkauf auf, zerlegen Ihr „Umzugsprojekt“ Digitalisierung in gut handhabbare Teilabschnitte, sehen „schwarz-auf-weiß“, wo die Potenziale stecken und können exakt dort starten. Gleichzeitig haben Sie Ihr Gesamtziel im Blick, denn aus dem Reifegrad-Zielbild ergibt sich Ihre digitale Roadmap.
Das Reifegradmodell unterscheidet fünf Prozessgüten:
- (1) initial: Initiale Prozesse werden ad hoc und unkontrolliert in einer sich ständig ändernden Ablauforganisation durchgeführt. Der Erfolg hängt stark von der Kompetenz der Mitarbeiter ab. Deren Eingreifen ist oft reaktiv. Termin- und Kostenpläne sind ein Problem.
- (2) geführt: Diese Prozesse sind geplant und werden nach Richtlinien ausgeführt. Sie sind, weil wenig festgeschrieben und definiert, anfällig für Inkonsistenzen. Außerdem hängt der Erfolg stark von der Kompetenz der Führungskraft ab. Passt diese, produzieren qualifizierte Mitarbeiter mit genügend Ressourcen erwartbare, wiederholbare Ergebnisse.
- (3) standardisiert: Dieser Reifegrad ist gekennzeichnet durch definierte, dokumentierte und standardisierte Prozesse. Der Prozess ist proaktiv durchführbar und erlernbar. Der Erfolg hängt von der Prozessqualität und der Schulung der handelnden Personen ab.
- (4) gemanaged: Qualität und Prozesseffizienz werden in diesem Reifegrad über Kennzahlen gemessen und bewertet. Der Erfolg dieser IT-gestützten Prozesse ist prognostizierbar. Die Implementierung und Integration erfordert Disziplin von der gesamten Organisation.
- (5) optimiert: Optimierte Prozesse ermöglichen die Integration mit Geschäftspartnern im Supply Chain Management. Es findet eine übergreifende Prozessverkettung statt. Der Fokus liegt auf der kontinuierlichen Prozessverbesserung. Die Basis bilden quantitative Kenngrößen, über die der Prozess gesteuert wird. Für die laufende Optimierung werden projektübergreifend Daten gesammelt und ausgewertet.
Starten Sie dort, wo der Nutzen am größten ist
Reifegradanalysen senken die Kosten, steigern die Produktivität und Qualität von Prozessen, verbessern die Planung und ermöglichen eine objektive Leistungsbewertung. Ein hoher Prozessreifegrad im Einkauf ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit. Zum einen, weil Kunden diesen im Lieferanten- und Risikomanagement zunehmend einfordern. Zudem anderen, weil nur reife Prozesse das volle Potential der Digitalisierung entfalten und damit den Wertbeitrag des Einkaufs für die Zukunft sichern.
Der Aufwand, den Reifegrad entlang der kompletten Supply Chain zu erhöhen, ist jedoch hoch. Deshalb sind ein priorisiertes, schrittweises Vorgehen sowie der gezielte Einsatz der Ressourcen an den richtigen Stellen sinnvoll. Den optimalen Aufsatzpunkt liefert Ihnen das Reifegrad- und Funktionsmodell für den Einkauf. Digitalisieren Sie mit System. Dann wird der Umzug zum Kinderspiel.
Lorenz Kleinert, Senior Project Manager bei amc Group, Unternehmensberatung für Einkauf & Supply Chain Management. www.amc-group.de
