Agilität - Innovative Methoden im Einkauf

Agilität schaffen, Vertrauen fördern, Potenzial entfesseln

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Der Einkauf soll im Zuge von Industrie 4.0 und Prozessoptimierung ein Innovationsmotor im Unternehmen werden und nicht mehr länger nur der Preisverhandler und Einsparer. Ein möglicher Ansatz, diesen Motor in Gang zu bringen, ist, eine agile Methode im Unternehmen anzuwenden. In der Softwareentwicklung arbeiten bereits viele Unternehmen nach der Scrum-Methode, die agiles Arbeiten ermöglicht.

Wie motiviere ich meine Mitarbeiter, agiler und beweglicher zu werden? Oft gilt der Einkauf noch als Schreibstube für Bestellungen, der von Sachbearbeitern verwaltet wird. Doch wie motiviere ich meine Mitarbeiter und Kollegen, dass sie sich über Veränderungen freuen? Denn wenn es heißt, Innovationsmotor zu werden, sollte sich möglicherweise grundlegend an der Struktur und Arbeitsweise der Beteiligten etwas ändern. In diesem Veränderungsprozess gilt es, die Mitarbeiter mitzunehmen und nicht nur das, alle Beteiligten benötigen Vision und ein gemeinsames Zielverständnis. Ängste müssen genommen und offensichtliche Hürden gemeinsam gemeistert werden.

Im ersten Schritt sollte die Vision der Einkaufsabteilung noch einmal genau definiert und unter die Lupe genommen werden. Gibt es bereits eine Unternehmensvision, kann diese in Abstimmung mit der Geschäftsführung auf den Einkaufsbereich heruntergebrochen werden.

Darin wird definiert, in welche Richtung die gemeinsame Reise geht und wie die geteilte Zielvorstellung ist. Danach gilt es, daraus Werte und Leitlinien zu entwickeln und diese mit Leben zu füllen. Hierbei ist auch wichtig einzubeziehen, wofür man bisher stand und wofür man künftig stehen möchte. Hieraus können Strategien und Maßnahmen entwickelt werden.

Die Arbeit geht weiter

Mit Klärung der Vision ist der erste Meilenstein geschafft. Nun gibt es eine gemeinsame Entwicklungsrichtung. Jetzt gilt es zu definieren, wie man zu diesem Ziel gelangt. Das bisherige Arbeiten wird hinterfragt und ist möglicherweise nicht mehr so effizient wie zu Beginn dieses Veränderungsprozesses. Eine Option zur Unterstützung der Agilisierung, nachdem Vision und Ziele definiert wurden, ist die Scrum-Methode. Der Begriff „Scrum“ steht für eine agile Arbeitsmethode, die überwiegend in der Softwareentwicklung Anwendung findet. Es gibt aber schon zahlreiche Unternehmen, die als Gesamtes nach Scrum arbeiten.

Was macht Scrum so besonders?

Scrum arbeitet mit verschiedenen Rollen, denen verschiedene Aufgaben zugeordnet sind. Die anfallenden Tätigkeiten werden in überschaubare „Pakete“ verteilt. Je näher das Arbeitspaket seinem Abschluss kommt, desto detaillierter wird es in seiner Struktur. Die Arbeitsweise nach Scrum ist iterativ und inkrementell. Das bedeutet, dass Projekte, die noch weit in der Zukunft liegen, nur einen sehr geringen Detaillierungsgrad aufweisen.

Keine langwierige Projektplanung

Mit der agilen Arbeitsmethodik schafft das Unternehmen mehr Schnelligkeit, Effizienz und damit Zeitersparnis, insbesondere auch dadurch, dass es mit Scrum keine langwierige Projektplanung mehr gibt. Im Gegensatz zum Lastenheft ist bei Anwendung der Methode Scrum von Vorteil, dass viele Erkenntnisse und Erfahrungen, die erst im Laufe der Entwicklung oder Durchführung einzelner Aufgaben entstehen oder gemacht werden, jederzeit in den Projektablauf integriert werden können.

Damit können bereits eingeschlagene Wege zeitnah angepasst oder kurzfristig in erfolgversprechendere Richtungen gelenkt werden. Gerade in unserer aktuell sehr schnelllebigen Geschäftswelt ist dies ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor. Jedes Team plant seine Aufgaben wöchentlich selbst, womit Scrum zusätzlich Transparenz in allen Projektschritten schafft.

Ergebnisse werden dabei sichtbar und können zeitnah kontrolliert und nachgehalten werden. Durch den strukturierten Ablauf und klare Absprachen ist es jederzeit möglich, die Arbeitsgeschwindigkeit nachzuhalten. Einzelne Tätigkeiten können priorisiert, auftretende Schwierigkeiten und Hindernisse kurzfristig aus dem Weg geräumt werden. Darüber hinaus ist es mit dieser Methode möglich, einen kontinuierlichen Prozess zur Verbesserung der Arbeitsleistung und -qualität zu leben.

Details zu Scrum finden Sie im Internet unter anderem über den Link www.scrum.org.

Was macht Scrum mit dem Team?

Werden Sie in der Einkaufsabteilung zum Pionier in Sachen Scrum. Vielleicht haben Sie bereits eine IT-Abteilung, die nach dieser Methode arbeitet. Zur Unterstützung empfiehlt sich ein Agile Coach, der bei den ersten Schritten Hilfestellung bieten kann. In nur wenigen Wochen wird der neue Prozess verinnerlicht sein. Motivierend wirkt hierbei, dass die Arbeitsergebnisse innerhalb jeder Arbeitswoche sichtbar sind. Die Teammitglieder treffen sich täglich für maximal 15 Minuten an ihrem Sprintboard, das alle Aufgaben der aktuellen Woche auflistet. Sie berichten, woran sie während des letzten Tages arbeiteten, woran sie am aktuellen Tag (weiter-)arbeiten und an welchen Stellen sie auf Hindernisse oder Schwierigkeiten gestoßen sind. Diese Meetings sichern den kontinuierlichen Wissensaustausch und Schwierigkeiten werden gemeinsam aus dem Weg geräumt. Jeweils einmal die Woche findet eine sogenannte Retrospective statt. Diese Besprechung dient der Rückmeldung aller Teammitglieder zu den Schwerpunkten: Das gefällt mir!, Das stört mich!, Das wünsche ich mir! Das habe ich gelernt!

Aus den Äußerungen werden Verbesserungen abgeleitet, es werden gute und negative Aspekte identifiziert, beibehalten oder eliminiert und im Idealfall Hindernisse in den Prozessen kurzfristig aus dem Weg geräumt.

Theorie verstanden.

Doch wie soll das funktionieren?

Scrum ist eine Methode. Nicht mehr und nicht weniger. Wichtig ist, die Methode mit Werten und Visionen Ihres Unternehmens zu füllen. Basis ist die Schaffung einer Kultur des Vertrauens, was oft eine sehr lange Zeitspanne einnehmen kann. Die Mitarbeiter sollen in ihrer Selbstverantwortung gestärkt werden. Bei Scrum ist das zentrale Element, dass jedem Beteiligten die ihm obliegenden Aufgaben klar und verständlich sind. Ziel ist es, ein gemeinsames Selbstverständnis zu erreichen. Dem Team sollte ein Scrum Master zur Seite stehen, der gemeinsame Zeremonien (Termine) plant, sie umsetzt und der als Coach fungiert. Darüber hinaus sollte es den Product Owner (Verantwortlichen) geben. Er koordiniert, plant die Tätigkeitspakete für die Teammitglieder und trägt die Verantwortung für die Schaffung eines messbaren Mehrwerts für das Unternehmen. Jedes Teammitglied wiederum zeichnet verantwortlich für den Erfolg seiner Entwicklung. Am Ende des Tages wird mit Scrum der gesamte Prozess transparenter. Zu Beginn herrscht vielleicht die Angst vor dem gläsernen Mitarbeiter vor. Doch durch die Kultur des Vertrauens versteht letztendlich das gesamte Team, dass Transparenz hilfreich ist, um das Ergebnis abzuliefern, das gesamte Potenzial im Team zu entfalten und der Innovationsmotor schlechthin im Unternehmen zu sein.


Das Unternehmen

Simple System

Simple System ist eine Beschaffungsplattform für C-Teile. Das Unternehmen ist seit einem Jahr dabei, sich nach der Scrum-Methode zu organisieren, um durch Agilität Geschwindigkeit im täglichen Arbeitsprozess zu erzielen. Auf der Plattform von Simple System bieten derzeit über 650 Lieferanten ihre Produkte den Kunden an. Einkäufer stellen sich ihr Portfolio gemeinsam mit ihren Lieferanten auf der Plattform zusammen und erlangen mit dem System eine Konsolidierung der Lieferanten, Prozessoptimierung im Einkauf und Transparenz auf allen Ebenen.

www.simplesystem.com


Die Autorin

Stefanie Lebuhn

Stefanie Lebuhn ist Head of Marketing & Produktmanagement bei Simple System.
Sie ist dort verantwortlich für die Umsetzung von Scrum. Ihre Erfahrung gewann sie unter anderem bereits als 23-Jährige als Vorstand eines Unternehmens mit 50 Angestellten. Diese Erfahrung in der Unternehmensführung und als Coach und Trainerin runden ihre Expertise für Veränderungsmanagement in Unternehmen ab.


Stefanie Lebuhn, Simple System



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