Savings auf Zuruf - „Alexa, wo kann ich heute sparen?“ - Beschaffung aktuell

Savings auf Zuruf

„Alexa, wo kann ich heute sparen?“

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Der strategische Einkauf verbringt viel Zeit mit Analysen und Reportings. Künftig nehmen ihm Algorithmen diese Arbeit ab. Einsparpotentiale, Bestellzeitpunkte oder Bestandshöhen – all das ermitteln dann Analytics-Lösungen per Sprachbefehl. Auch Verhandlungen lassen sich über den intelligenten Assistenten vorbereiten.

F ür die Beschaffung ist die Digitalisierung Alltag. Zumal im Operativen. Bestellvorgänge laufen automatisiert, C-Teile werden über Plattformen beschafft und Preise per elektronischer Ausschreibung oder E-Auktion ermittelt. Dabei wuchs die Datenbasis immer weiter an und der strategische Einkäufer mutierte zum Analysten. Spend-Analysen, die Optimierung von Artikel-, Warengruppen- oder Lieferanten-Setups, die Suche nach Savings, die Vorbereitung von Verhandlungen, dazu Reportings gegenüber dem Management sind Routinen, die mit viel Aufwand und Zeiteinsatz verbunden sind. Nicht mehr lange. Denn jetzt kommt künstliche Intelligenz ins Spiel. Sie ist immer dann gefragt, wenn es darum geht, große Datenmengen zu durchsuchen und Vorschläge für Optimierungen zu machen. Analytics- und Controlling-Lösungen denken nämlich mit.

Endlich denkt die Software mit

Die erwähnten Lösungen entdecken in Einkaufs- und Marktdaten Muster und Abweichungen. Sie prognostizieren Lieferrisiken und Preise, ermitteln Einsparpotentiale auf Artikel-, Warengruppen- oder Lieferantenbasis, empfehlen optimale Bestellzeitpunkte, errechnen Sicherheitsbestände und liefern Handlungsempfehlungen. Und das auf Zuruf. Die Lösung von Kloepfel iProcurement lässt sich beispielsweise ab Ende Sommer 2018 auch per Sprachbefehl steuern – einfach über Alexa, den smarten Speaker von Amazon.

KI durchforstet den Spend

Vieles von dem, was das selbstlernende System in Bestell- und Kreditorendaten, Preis- und Mengeninformationen, Chargen-, Lager-, Qualitäts-, Markt- und Risikodaten an Mustern und Auffälligkeiten etwa bei Konditionen, Stückkosten, Frachtraten oder Lieferanten-Klassifizierungen findet, blieb zuvor unentdeckt. Zumal, wenn es sich um B- oder C-Teile handelt. Denn der Fokus des Einkaufs liegt nun mal auf den zentralen Warengruppen und Bauteilen. Der Tail-Spend läuft besonders in mittelständischen Einkaufsorganisationen einfach so mit.

Minus 80 Prozent Reporting-Aufwand

In diese Lücke springt die smarte Lösung. Die Detailarbeit, die der strategische Einkauf in dieser Fülle kaum zu leisten vermag, erledigt das selbstlernende System über Nacht. Das Prinzip: Die KI entdeckt die Kostenhebel und gibt Empfehlungen. Der Einkauf entscheidet, generiert die Savings und hat am Ende mehr Zeit für Wertschöpfendes. Bis zu 80 Prozent des Reporting-Aufwands entfällt im strategischen Einkauf, wenn die automatisierbare Arbeit über KI-Lösungen läuft. Der morgendliche Dialog mit der künstlichen Intelligenz könnte also künftig so aussehen:

  • „Alexa, öffne iProcurement.“
  • „Willkommen bei iProcurement. Was möchtest du tun?“
  • „Sparen.“
  • „Möchtest du bei einem Lieferanten, Artikel oder einer Warengruppe sparen?“
  • „Bei Lieferanten.“
  • „Hier hat der Top-Lieferant einen Anteil von rund 55 Prozent und es gibt weitere 125 Lieferanten. Der Top-Lieferant bietet ein wahrscheinliches Potential bedingt durch eine verhandlungsgünstige Korrelation der Preis- , Mengen- und Losentwicklung.“
  • „Erstelle eine Ausschreibung!“ (…)

Daten aus allen Systemen

In der KI-Lösung iProcurement steckt das Know-how aus über 600 Einkaufsprojekten der Kloepfel Group. Der Vorteil ist die 360-Grad-Sicht. Das System fügt werkübergreifend Stamm- und Bewegungsdaten aus verschiedenen Quellen zusammen, verdichtet sie und bietet eine Komplettansicht auf alle Informationen. Die Daten kommen aus ERP-Systemen, der Finanzbuchhaltung, dem SRM-System, aus selbstgestrickten Excel-, Access- oder SQL-Lösungen und aus externen Datenquellen (zum Beispiel Risikodaten oder den Sourcingdaten von Scoutbee). Auch Freitextbestellungen durchsucht das System nach möglichen Synergien und potentiellen Bündelungen.

Wo ist der größte Hebel?

Hieraus generiert die KI ihre Analysen und leitet aus ihnen selbstständig Prognosen und Handlungsempfehlungen ab. Erstellt werden zum Beispiel:

  • ABC/XYZ-Analysen (auf Warengruppen-, Artikel- oder Lieferantenebene),
  • Lieferantenprofile (Liefertreue, Konditionenübersicht, Bestellhistorie, Bestell-Rechnungs-Vergleiche),
  • Artikelanalysen (Bestellhäufigkeit, Preisindex, Entwicklung von Preis/Menge/Konditionen/Lieferanten, Artikelhistorie, Volatilität Durchschnittspreise, Preisabweichungen),
  • Maverick-Buying-Analysen,
  • Konditionen-Benchmarks (Zahlungs- und Lieferkonditionen, Skontoanalysen, Bonus/Malus, Rahmen-/Abrufvertragsanalysen),
  • Absatz- und Lageranalysen (kunden-/regionenbezogene Absatzquoten, regionale Trends, Umschlaghäufigkeit, Restposten, Sicherheitsbestände, Reichweiten, Lagerbestandswerte, Top/Flop-Analysen) sowie
  • Qualitätsanalysen (Chargen, Reklamationen, Hartbarkeiten, Ablauftermine).

Zum besten Zeitpunkt bestellen

Rohstoff-Preisentwicklungen spielen für die Beschaffung eine große Rolle. Denn wer zum richtigen Zeitpunkt kauft, also dann, wenn zum Beispiel die Nachfrage gering ist, kauft zu deutlich besseren Konditionen. Der lernende Preisalgorithmus analysiert die Entwicklungen der letzten Jahre, wählt Lieferanten aus, entwickelt Prognosen und gibt Empfehlungen für den idealen Wiederbeschaffungszeitpunkt. Auch Verhandlungserfolge lassen sich automatisch aufzeigen. Das System überwacht zudem die Performance von Lieferanten, stellt die tatsächlichen Einsparungen dar und liefert werkübergreifende und standortbezogene Soll-Ist-Analysen.

Fakten statt Bauchgefühl

Über den Sprachassistenten lässt sich das System zudem simpel und intuitiv steuern. Das Dashboard lässt sich individuell konfigurieren. Die komplexen statistischen Verfahren laufen in der Cloud. Der Arbeitsalltag für den Einkauf wird entschlackt. Zugleich nimmt die Entscheidungssicherheit zu. Und das ganz ohne stundenlanges Brüten über Exceltabellen.

Simple Anwendung

Die Software-as-Service wird ausschließlich auf leistungsstarken Serverfarmen in Deutschland gehostet. Die Verfügbarkeit beträgt 99,9 Prozent. Der Datenschutz nach dem aktuellen Bundesdatenschutz-Gesetz ist sichergestellt. Eine Umfrage von Kloepfel auf den BME-eLösungstagen 2018 ergab, dass 85 Prozent der Einkäufer ihr Beschaffungsverhalten aufgrund solider Prognosen und datenbasierter Empfehlungen ändern würde. Zu oft entscheidet heute immer noch das Bauchgefühl. Faktenbasiert entscheiden – das ermöglicht iProcurement dem Einkauf.

Zeit für Wertschöpfendes

Innovatives, ressourcenschonendes und kostengünstiges Produktdesign verlangt einen intensiven Dialog mit Lieferanten. Die Zusammenarbeit mit externen Partnern wird zum strategischen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Crossfunktionale Teams, die Arbeit in Ökosystemen und Themen wie Open Innovation verlangen eine intensive Vernetzung und Beobachtung der Märkte.

Anders als früher muss sich der Einkauf künftig noch viel mehr darauf konzentrieren, die Produktentwicklung zu unterstützen, indem er Lieferanten frühzeitig einbindet und ihren Innovations-Input nutzt. Wenn digitale Assistenten automatisierbare Routinen übernehmen, entstehen im Einkauf die notwendigen Freiräume sich in die Produktentwicklung intensiv und wertschöpfend einzubringen.

Unbegrenzte Kapazität für automatisches Sparen

Auch Verhandlungen lassen sich über iProcurement effektiv und dezidiert vorbereiten. Die Analyse-Kapazität der Serverfarmen ist nahezu unbegrenzt. Die des Menschen nicht. KI erweitert auch hier die Möglichkeiten.

Entscheidend für die Auswertungen ist natürlich die Datenqualität. Oft geht den Projekten deshalb ein Masterdatenmanagement voraus, das Defizite in Stamm- und Bewegungsdaten erkennt und behebt.

Die via KI ermittelten Einsparpotentiale liegen bei fünf bis zehn Prozent pro Warengruppe. Das zeigen allein die Erfahrungen der letzten Monate. Im Rohstoffeinkauf lassen sich je nach Warengruppe durch ideale Wiederbeschaffungszeitpunkte nochmals ein bis zwei Prozentpunkte sparen. Für rohstoffintensive Industrien sind das mächtige Savings.

Für den Mittelstand

Das Tool ist modular aufgebaut. Je nach Bedarf lassen sich Module für die Rohstoffpreisentwicklung, das Bestandsmanagement und zur Analysen von Mengen- und Preis-Korrelationen kombinieren. Die jährlichen Nutzungsgebühren für das Tool liegen im vierstelligen Bereich und sind damit besonders für den Einsatz im Mittelstand interessant.

KI schafft im Einkauf Zeit fürs Wesentliche. Zeit für Wertschöpfendes. Oder auch einfach Zeit für die nicht minder wichtige Work-Life-Balance. Wenn der Algorithmus über Nacht arbeitet, können Einkäufer vielleicht auch einfach mal pünktlich nach Hause gehen.


Auf einen Blick

KI im strategischen Einkauf

  • Intelligente Assistenz Systeme unterstützen den strategischen Einkauf und nehmen ihm automatisierbare Routinen ab.
  • Die KI untersucht Bestell-, Preis- und Mengendaten nach Mustern und Auffälligkeiten.
  • Die Systeme geben Handlungsempfehlungen für Einsparungen auf Artikel-, Materialgruppen- oder Lieferantenbasis. Die Entscheidung selbst liegt beim Einkauf.
  • Muster und Abweichungen in der Supply Chain werden transparent, Potentiale für Savings sichtbar (zum Beispiel Abweichungen bei Zahlungskonditionen, Frachtraten, bei Mengen- und Preiskorrelationen oder auffälliges Maverick-Buying).
  • Auf Basis von Rohstoffindizes prognostizieren die Modelle Preisentwicklungen (der Algorithmus von Kloepfel iProcurement macht dies mit einer Genauigkeit von 85%) und sprechen Bestell-Empfehlungen aus.
  • Daten aus unterschiedlichen Quellen werden konsolidiert und in einer 360-Grad-Sicht präsentiert.
  • Durch den Einsatz von KI reduziert sich der Reporting-Aufwand um bis zu 80%.
  • Die Steuerung ist simple und erfolgt per Sprachbefehl. Das Dashboard lässt sich individualisieren. Der Schulungsaufwand für Anwender beträgt einen Tag.
  • Kloepfel iProcurement gibt es als Software-as-Service. Das Hosting erfolgt in Deutschland. Jaggaer-Kunden erhalten eine Gratis-Lizenz.

Marc Kloepfel, Geschäftsführer Kloepfel Group
m.kloepfel@kloepfel-consulting.com

Duran Sarikaya, Geschäftsführer Kloepfel Group
d.sarikaya@kloepfel-consulting.com

Christopher Messina, Geschäftsführer Kloepfel Supply Group

c.messina@kloepfel-supply.com


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