Aus dem Einkauf für den Einkauf

Anfragemanagement-Tool – aus der Praxis

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Bild: Olivier Le Moal/Fotolia
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Das webbasierte Express-Anfragesystem, kurz ExprAn, hat zahlreiche Kunden aus der Industrie.

Ein neues, simples Tool namens ExprAn automatisiert im technischen Einkauf das zeitaufwendige Anfragemanagement schnell und einfach. Helmut Rau, Einkaufsleiter beim Werkzeugmaschinenhersteller EMAG, suchte für den Einkauf eine einfache Lösung, mit deren Hilfe er viele Anfragen in kurzer Zeit am Markt platzieren konnte. Ohne aufwendige Implementierung, ohne dass sich Lieferanten extra registrieren müssen. Entwickelt hat er die Lösung schließlich selbst. Sein webbasiertes Express-Anfragesystem, kurz ExprAn, ist seit 2017 am Markt und hat mittlerweile zahlreiche weitere Kunden aus der Industrie.

ExprAn-Pilotanwenderin Karla-Maria Köber arbeitet für EMAG im Einkauf und in der Arbeitsvorbereitung. Sie beschafft Dreh- und Frästeile sowie 3D-Druck-Bauteile. Früher schickte sie jedem Lieferanten eine Mail, versah diese mit dem nötigen Anhang und wertete die Rückläufe manuell aus. Heute verschickt sie ihre Anfragen immer an den kompletten Lieferantenpool und ist damit in wenigen Minuten fertig. „Ich spare viel Zeit und wir kaufen deutlich günstiger ein“, lautet ihr Fazit. Im Schnitt 25 Prozent niedriger liegen die Preise. 50 Anfragen verschickt allein Karla-Maria Köber täglich.

Was macht das System so effizient? Zum einen die Vorarbeit, indem der Einkauf für alle Warengruppen einen Pool an Lieferanten erstellt. Hierfür reichen Firmenname, Ansprechpartner und E-Mailadressen. Zum anderen die simple Verknüpfung mit dem eigenen E-Mail-System und dem der Lieferanten. Auch muss sich der Lieferant in kein Portal einloggen, um Anfragen einzusehen und Angebote abzugeben.

Automatisches Preisranking

Soll eine Anfrage verschickt werden, wählt der Einkäufer den passenden Pool, beschreibt in einer Anfragemaske den Bedarf, lädt die Spezifikation bzw. Zeichnung hoch, macht Angaben zu Staffelung und Lieferfrist und schreibt mit einem Klick den kompletten Pool an. Die Lieferanten erhalten eine Mail, auf die sie in einer Maske antworten. Das System wertet die Angebote aus, erstellt eine Übersicht und empfiehlt die günstigsten Anbieter. Der Einkauf prüft, ob die Empfehlung passt und erteilt den Zuschlag. Auf die Preisübersicht haben auch Vertrieb und Projektingenieure Zugriff – sodass die Ausschreibung samt Preisranking für alle transparent ist. Alle Lieferanten, die ein Angebot abgegeben haben, erhalten eine Antwort, inklusive Ranking, das ihnen zeigt, wo sie stehen. All das geschieht voll automatisch.

Wer hat freie Kapazitäten?

„Wir checken mit den Anfragen zum einen, wer überhaupt freie Kapazitäten hat und wir kommunizieren mit unserem Lieferantenstamm sehr viel häufiger und intensiver“, beschreibt Köber die Veränderung. Die Entscheidung, wer bei einer Anfrage mitmacht und wer nicht, überlässt das System den Lieferanten. Angeschrieben werden – außer man schließt bestimmte Lieferanten explizit aus – erst einmal alle, die im Pool sind. Dadurch kann das Tool auch von weniger geschulten Anwendern genutzt werden. Eingearbeitet sind die Nutzer in kaum einer Stunde. „Wichtig ist Konsequenz“, betont Köber, „dann machen die Lieferanten auch gerne mit.“

Nicht nur für Zeichnungsteile

Auch Ralf Lendt, Einkaufsleiter bei der Gebrüder Wanner GmbH, einem Hersteller von Seil- und Anschlagmitteln, fragt mithilfe von ExprAn Zeichnungsteile für Sonderhebezeuge an. Die Nachfrage nach Sonderkonstruktionen ist in den letzten Jahren bei Wanner erheblich gestiegen. Die Bedarfe kommen aus dem Vertrieb in den Einkauf, der die Zeichnungsteile bei den Lieferanten anfragt. 20 bis 30 Prozent Zeit sparen Lendt und seine Kollegen mit ExprAn ein. Selbst die wechselnden Auszubildenden können das Tool nach kurzer Einarbeitung bedienen. Die Kollegen können sich seither auch besser vertreten. Da ein vordefinierter Pool angefragt wird, kann niemand etwas falsch machen.

Auswertung im hauseigenen System

Aktuell arbeitet man bei Wanner daran, die Auswertungen direkt in die hauseigenen Systeme zu spielen, sodass die Preise vom Vertrieb direkt in die Projektanfragen übernommen werden können. Die jeweils fünf günstigsten Anbieter fließen in die Auswertung ein, je nach Lieferzeit wählen Vertrieb und Konstruktion den passenden Lieferanten aus. Mittlerweile fragen die Einkäufer aber nicht nur Zeichnungsteile über das Tool an. Auch Anfragen für Standardbauteile, Frachten oder Verpackungsmaterialien laufen heute über ExprAn. Auch hier überzeugen Ralf Lendt vor allem die Zeitersparnis und die Einfachheit des Systems.

Für den Geschäftsbereich Sonderkonstruktionen wurde zudem der Lieferantenstamm über das System erweitert. „Wir testen viele neue Lieferanten damit aus und haben auf diesem Weg schon einige neue Partner gewinnen können“, zeigt sich der Einkaufsleiter zufrieden.

Anwender in der Guss-Industrie

Die Josef Brechmann GmbH ist ein Unternehmen der Guss-Industrie. Roland Dittmann, Leiter technischer Einkauf, beauftragt die Weiterverarbeitung der Bauteile, das heißt die mechanische Bearbeitung, Montage und Oberflächenveredlung der Rohlinge. Von jährlich rund 2000 Projektanfragen läuft die Hälfte über seinen Schreibtisch. Die Technologien, die er bei den Lieferanten anfragt, hat er in Pools aufgeteilt, die er seit einem Jahr über ExprAn sehr viel effizienter anfragt als zuvor. Auch bei Brechmann hat sich durch das System der Lieferantenpool erweitert und der Einkauf fragt derart automatisiert im Mittel bei mehr Lieferanten an. (sas)


Referenz

EMAG

Die EMAG-Gruppe ist einer der größten Werkzeugmaschinenhersteller weltweit. Zu ihr gehören auch die Schleifmaschinenhersteller Karsten, Kopp, Reinecker und Naxos-Union. Ebenso gehört Koepfer zur EMAG Gruppe wie auch die EMAG ECM (Elektrochemische Bearbeitung) und EMAG Eldec (Induktionshärten). Insgesamt arbeiten in der EMAG Gruppe über 2500 Mitarbeiter.

Die EMAG-Gruppe arbeitet an sieben Standorten mit ca. 50 Nutzern mit ExprAn. Pro Monat versendet hier ExprAn ca. 700 Anfragen und liest dazu ca. 6000 Angebote automatisch ein.


Funktionsweise

Anfragen mit ExprAn

Um ExprAn einzurichten legen die Einkäufer einmalig die für Anfragen entsprechenden Lieferantenpools in der Eingabemaske an. Danach laden sie zum passenden Lieferantenpool die Kontaktdaten der Lieferanten per Excel-Liste in das System. Firmennamen, Ansprechpartner und E-Mailadressen reichen aus.

Schritt 1 – Anfrage ausführen

Zum Start einer Ausschreibung öffnet der Einkäufer eine neue Anfrage und wählt einfach seinen passenden Lieferantenpool für die Ausschreibung aus. Anschließend gibt man in der Anfragemaske den Bedarf an, hängt die Spezifikation bzw. Zeichnung an, macht Angaben zu Staffelung und Lieferfrist.

Nachdem der Einkäufer auf Senden klickt, werden die Lieferanten einzeln und persönlich angemailt. Die Lieferanten müssen sich daher auch nirgendwo einloggen, da sie die Anfragen direkt per Email erhalten.

Schritt 2 – Der automatische Preisspiegel

Nachdem der Lieferant die Anfrage-Mail des Einkaufs erhalten hat, gibt er sein Angebot ab. Dazu tippt er die erforderlichen Daten wie Preise und Rabatte direkt in speziell markierte Textfelder der Antwortmail ein.

Die eingegangenen Antwort-Mails der Lieferanten werden von ExprAn automatisch ausgelesen. Das System generiert dann selbstständig einen Preisspiegel, sodass der Einkäufer in ExprAn direkt einen Überblick über alle Angebote und Konditionen bekommt. Er erkennt so, wer die besten Konditionen anbietet und erteilt schließlich seinen Zuschlag.

Die Lieferanten bekommen nach Abschluss der Ausschreibung ebenfalls ein Preisranking. Dieses zeigt keine Preise an und ist anonymisiert. Der Lieferant sieht nur, welchen Rang er mit seinem Angebot belegt und ist vor diesem Hintergrund dazu angehalten, mit spitzem Bleistift zu kalkulieren. Lieferanten mit ungünstigen Platzierungen im Preisspiegel werden daher bei späteren Ausschreibungen erfahrungsgemäß deutlich bessere Angebote machen.

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