Rund 2000 Produzenten und 1000 Lieferanten standen noch vor wenigen Jahren in den drei großen Lieferanten-Excellisten von Adler, aktiv waren weit unter 500. Wie Adler geht es vielen in der Textilindustrie, denn Produktion in Asien ist ein unübersichtliches Terrain. Ein Lieferant kann in mehreren Fabriken produzieren, umgekehrt arbeiten Fabriken oft mit mehreren Lieferanten zusammen. Hinzu kommt, dass die Beschaffung über Direktlieferanten auf der einen und Einkaufsagenturen auf der anderen Seite das System zunehmend intransparent macht. Ein Umstand, der bei Adler in der Praxis zu hochkomplexen Verknüpfungen aus verschiedenen Excel-Listen führte, die umständlich abgeglichen werden mussten. Derlei Listen gehören zum Albtraum aller Supply-Chain-Verantwortlichen: sie sind fehleranfällig, unübersichtlich und erschweren vor allem nachhaltiges Wirtschaften.
„Wer erfolgreich am Markt bestehen will, muss verantwortungsbewusst produzierte Produkte mit einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis anbieten. Das gelingt nur mit den besten Lieferanten und den besten Prozessen“, sagt Vorstand Karsten Odemann, bei Adler unter anderem verantwortlich für den Bereich Nachhaltigkeit.
Um die sorgfältige Auswahl der Lieferanten und die Schonung von Ressourcen zu erreichen, hat sich das Unternehmen deshalb auf die Fahnen geschrieben, den kompletten Lieferantenprozess systematisch zu strukturieren. Voraussetzung für mehr Transparenz ist der Abschied von Excel, zumindest wenn es um Lieferantenmanagement und die Supply Chain geht. Odemann: „Adler muss auf Knopfdruck wissen, wo die Lieferanten und deren Fabriken stehen, unter welchen Bedingungen sie produzieren, ob ein Audit vorliegt oder Vorgaben eingehalten werden.“
Anfang 2015 hat man die Voraussetzung dafür geschaffen, alle Produktionsstätten systematisch in nur einem IT-System zu dokumentieren sowie die Erfüllung von Sozialstandards aktiv nachzuverfolgen. Nach einer Anbieteranalyse fiel die Wahl auf die Vendor & Compliance Management Software OSCA VCM des Bochumer Softwarehauses Setlog. Der Startschuss für das IT-Projekt fiel Ende 2015. 30 Mitarbeiter im Adler-Einkauf, Agenturen und Lieferanten wurden geschult, Daten erfasst und nach drei Monaten ging das System live. Der Grundstein für eine deutlich höhere Transparenz in der Wertschöpfungskette war gelegt.
Die Adler-Beschaffungsstruktur
Die Adler Modemärkte AG steht für qualitativ hochwertige Mode und Accessoires zu einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis für die Altersgruppe der über 55-Jährigen. Im Jahr 2017 hat der Textileinzelhändler Waren im Wert von 228 Millionen Euro bei mehr als 400 Lieferanten eingekauft, größtenteils bei Stammlieferanten, die fast die Hälfte des Einkaufsvolumens ausmachen. Hauptumsatzträger sind die Eigenmarken des Konzerns, die im Geschäftsjahr 2017 rund 75 Prozent des Umsatzes ausmachten.
Das Unternehmen unterscheidet zwischen den drei Lieferantenbeziehungen Direktbeschaffung, EU-Lieferanten und Fremdmarken. In der Direktbeschaffung der Eigenmarken arbeitet Adler im asiatischen Raum exklusiv mit der Einkaufsagentur Hermes Otto International zusammen. Sie bündelt die Beschaffungsaktivitäten im Wert von 100 Millionen Euro und insgesamt 298 Fabriken in Asien, 175 davon in China, 70 in Bangladesch, 33 in Indien und 20 in Vietnam. Weitere zehn Millionen Euro Einkaufsvolumen werden direkt bei den Produzenten beschafft und 66 Millionen Euro entfallen auf EU-Lieferanten. Im Zuge der laufenden strategischen Neuausrichtung will ADLER den Fokus künftig noch stärker auf die margenstarken Eigenmarken richten und das Fremdmarkensortiment schrittweise bis zum Jahr 2020 reduzieren.
Kontrolle ist besser
Die Sicherstellung menschenwürdiger Arbeitsbedingungen in den Produktionsstätten und die Schonung von Ressourcen genießen einen besonders hohen Stellenwert. Überlegungen zur Nachhaltigkeit fließen deshalb in alle strategischen und operativen Entscheidungen ein und werden bei der Zusammenarbeit mit den Geschäftspartnern berücksichtigt. „Für alle Lieferanten ist die Einhaltung von Arbeits- und Sozialstandards Grundvoraussetzung und alle Fabriken in Risikoländern müssen das beweisen“, erklärt Timo Billington, im Adler-Einkauf verantwortlich für das Thema Supplier Management & Sustainability.
Im Klartext müssen alle bestehenden und neuen Lieferanten sowie deren Fabriken vorzugsweise ein Audit der Business Social Compliance Initiative (BSCI) oder äquivalente Standards wie SA 8000, GOTS und WRAP vorweisen können. Neben den Arbeitsbedingungen zählt beispielweise auch Brandschutz zu den BSCI-Anforderungen. Dazu gehören Brandschutzvorkehrungen und -managementsysteme wie Notausgänge, Feuerlöscher, Brandmeldeanlagen und Brandschutzübungen.
Neben den Compliance-Regeln prüft ADLER aber auch die Produkte auf Herz und Nieren. Insbesondere für Hochrisikogruppen wie Lederwaren oder Kinderkleidung soll garantiert werden, dass keine gefährlichen Stoffe oder fehlerhaften Produkte in den Verkauf gelangen.
Durchblick mit OSCA
Für den nötigen Durchblick sorgt nun OSCA VCM. Dort sind die Stammdaten und die Compliance-Dokumentation für die Lieferanten und Produktionsstätten erfasst. Das beinhaltet die gesamte Lieferbeziehung ab dem Onboarding neuer Partner, Bewertungen, Produktprüfungen und Sozialaudits durch zertifizierte Prüfinstitute bei allen Lieferanten inklusive deren durchschnittlich zwei bis drei Fabriken. Dazu gehören auch Nachbesserungen, Dokumentenmanagement, Reportings und Ratings. Die cloudbasierte Software löste damit auch E-Mails und Excel-Listen ab und fungiert seither sowohl für Adler als auch die Lieferanten und Einkaufsagenturen als zentrale Kommunikationsplattform.
„Aus dem Adler-Projekt ist die erste Standardlösung einer Compliance-Software für das Lieferantenmanagement entstanden. Bis heute sind sowohl die Prozesse als auch die Installation selbst ein Best-Practice-Fall und Benchmark für viele Unternehmen“, sagt Ralf Düster, Geschäftsführer bei Setlog.
Der Auditierungsprozess von der Planung der Auditzyklen bis hin zur Berichterstellung mit Korrektur und Verifizierung der Maßnahmen wird dabei mit dem OSCA-Audit-Modul durchgeführt. Ein Dashboard zeigt den aktuellen Status einer Prüfung und die zu erledigenden Aufgaben an. So lassen sich unter anderem wirtschaftliche Prüfpakete schnüren, Doppelprüfungen vermeiden und spezifische Vorschriften in den Zielmärkten berücksichtigen.
„Es ist ein großer Vorteil von OSCA, dass im Gegensatz zum ERP-System nicht nur die Lieferanten, sondern auch deren Produktionsbetriebe erfasst werden können. Das erleichtert die Kontrolle“, betont Billington.
Lessons Learned
Die Reduzierung von im Vorfeld der Software-Einführung genutzten E-Mails und Excellisten hat sich erwartungsgemäß sofort eingestellt. Die Kommunikation mit den Lieferanten läuft heute ausschließlich über OSCA. Von hilfreichen Tipps, über Guidelines bis hin zu Geschäftsbedingungen, wie zum Beispiel AGBs, Verpackungs- und Etikettiervorschriften, Hygienerichtlinien, Inventarisierungsrichtlinien für Chemikalien, wird alles automatisch verschickt und der Empfang per Checkbox und elektronischer Signatur bestätigt.
Auch Transparenz sei kein Problem mehr. „Wir können die Performance eines Lieferanten per Knopfdruck sehen und potenzielle Risiken und Verbesserungen identifizieren. Die Lieferantenbeziehungen sind dadurch viel besser geworden“, sagt Timo Billington. Letztes würde man auf den ersten Blick nicht unbedingt vermuten, aber „OSCA hat tatsächlich die Kooperation gefördert. Wir kannten plötzlich die Blockierer, die gelangweilten Mitläufer und diejenigen, die das Thema verstanden haben. Mit den Blockierern und den Mitläufern haben wir das Gespräch gesucht und viel Überzeugungsarbeit geleistet“, erklärt Timo Billington. Man könne die Lieferanten nicht mit Vorschriften alleine lassen, sondern müsse sie in ihrer sozialen und ökologischen Verantwortung und hinsichtlich qualitativer Aspekte unterstützen und weiterentwickeln. Miteinander sprechen helfe, aber „Datenpflege ist das A und O. Das hört nie auf“, meint Timo Billington. Es sei hilfreich, dass die Plattform automatisch Mails verschicke, wenn beispielsweise ein Audit ablaufe. Allerdings ändern sich Geschäftsbeziehungen, Ansprechpartner und Firmennamen und müssen regelmäßig aktualisiert werden: „Beschaffung ist ein atmendes System und die Setlog-Plattform liefert dafür eine stabile Basis. Mit Excel wäre das nicht machbar.“ (sd)
Der Anwender
Adler Modemärkte
Die Adler Modemärkte AG mit Sitz in Haibach bei Aschaffenburg gehört zu den größten Textileinzelhändlern in Deutschland. Adler beschäftigt rund 3800 Mitarbeiter und
betreibt derzeit 177 Modemärkte, davon 149 in Deutschland, sowie einen Online-Shop.
Das Unternehmen konzentriert sich auf Großflächenkonzepte über 1400 m² Verkaufsfläche und bietet mit zahlreichen Eigenmarken und ausgesuchten Fremdmarken ein breitgefächertes Warensortiment an.
www.adlermode-unternehmen.com und www.adlermode.com
Der Anbieter
Setlog Holding
Die Setlog Holding ist ein Anbieter maßgeschneiderter Supply Chain Management (SCM)-Lösungen. Zentrales Produkt ist die cloudbasierte SCM-Software OSCA, die bei über 150 Marken in den Bereichen Bekleidung, Elektronik, Nahrungsmittel, Konsumgüter und Hardware im Einsatz ist. Mithilfe von OSCA vernetzen sich Unternehmen mit ihren Kunden, Lieferanten und Dienstleistern, um ihre Lieferkette optimal aufeinander abzustimmen. Das Softwarehaus beschäftigt 60 Mitarbeiter an den Standorten Bochum, Köln und
New York.
www.setlog.com
