Die Beschaffung von indirektem Bedarf kann für ein Unternehmen zu einem erheblichen Kostenfaktor werden, vor allem wenn die Beschaffungsprozesse nicht ausreichend professionalisiert und insbesondere nicht digitalisiert sind. Das geht auch aus einer Studie der Mercateo AG und der HTWK Leipzig hervor.
40 Prozent Einsparpotenzial
„Die Digitalisierung gehört zu den wichtigsten Themen in unserer Einkaufsorganisation“, erklärt Michael Strömer, Einkaufsleiter beim Pharmaunternehmen AstraZeneca, dessen Bereich alle Aktivitäten des indirekten Einkaufs des Unternehmens für die Vertriebsorganisation in Deutschland bündelt. „Wir arbeiten derzeit daran, unsere Prozesse noch stärker zu automatisieren, und agiler zu werden. Dafür haben wir einen sogenannten Digitalisierungsfahrplan aufgestellt. Für den indirekten Einkauf ist dabei insbesondere das Thema Procure-to-Pay von Bedeutung, um unseren operativen Einkaufsprozess effizient zu gestalten und den Kolleginnen und Kollegen damit einen schlanken und intuitiven Bestellprozess zur Verfügung stellen zu können.“
Die vorgenannte Studie kommt zu dem Ergebnis, dass ein digitalisierter gegenüber einem herkömmlichen Beschaffungsvorgang ein Einsparpotenzial von bis zu 40 Prozent hat. Bei der Beschaffung von indirektem Material macht der Preis einer Ware den geringsten Anteil an den Gesamtkosten aus. Je nach eingesetztem Prozess fallen von der Bedarfsanforderung bis zum Bezahlen der Rechnung verschiedene Kosten an. Die Studie zeigt, dass eine effiziente Kostensenkung nur dann gelingt, wenn Unternehmen auf einen digitalen Beschaffungsprozess setzen. Sie können von der Bedarfsanforderung bis hin zum Bezahlen der Rechnung erhebliche Einsparungen erzielen.
Vergleicht man einen manuellen mit einem digitalen Beschaffungsprozess, dann sinken die Prozesskosten mit jedem Schritt – statt bisher drei Arbeitsstunden, dauert ein digital unterstützter Beschaffungsprozess dann nur noch 90 Minuten. Wird dagegen lediglich der Prozess vereinheitlicht, so werden im indirekten Einkauf keine Prozesskosten reduziert, sondern tendenziell sogar erhöht.
Doch nicht nur das Thema Kosten, auch Sicherheit und Nachhaltigkeit spielen nicht nur im direkten, sondern auch im indirekten Einkauf eine wichtige Rolle. „Wir haben bei AstraZeneca einen Risk-Management-Prozess etabliert, der unsere Beschaffungsvorgänge auf alle möglichen Eventualitäten hin überprüft“, so Michael Strömer. „Darunter fallen auch Themen wie Datenschutz oder IT-Sicherheit, die vor allem den indirekten Einkauf betreffen. Das ist für uns gerade in der Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern sehr wichtig. Wir stellen sicher, dass unsere Partner, die beispielsweise unsere Unternehmens-Webseiten betreuen, über das entsprechende Know-how verfügen und sich gegen externe Angriffe schützen.“
Energieeinkauf und Flottenmanagement
Die Nachhaltigkeit des Unternehmens unterstützt der indirekte Einkauf von AstraZeneca vor allem in den Bereichen Energieeinkauf und Flottenmanagement. „Wir haben das Ziel, ab 2025 eine komplett elektrifizierte Flotte zu haben“, erklärt Michael Strömer. Daneben sieht er seine Organisation aber auch in der Rolle des internen Dienstleisters, der das Unternehmen bei der Verbrauchsreduzierung unterstützt. „Wir im Einkauf von AstraZeneca haben eine wichtige Rolle, um unsere „Ambition Zero Carbon“ – das heißt CO2-Neutralität bis 2025 und CO2-negativ entlang der gesamten Wertschöpfungskette bis 2030 zu werden – zielgerecht umzusetzen. Das ist auch ein Thema, das ich persönlich sehr unterstütze.“
Bündelungseffekte nutzen
Um Synergien besser nutzen zu können, setzt AstraZeneca verstärkt auf regionale Besonderheiten. „Wir haben eine Dreiteilung in Asia-Pacific, EMEA sowie Americas“, erläutert Michael Strömer. „Für diese Gebiete haben wir jeweils Category Manager für die einzelnen Warengruppen. Daneben gibt es zentrale Ansprechpartner für die lokalen Einkaufsmärkte. So können wir die Bedarfe bündeln, um sowohl bessere Qualität als auch bessere Preise zu erzielen.“
Das Unternehmen
AstraZeneca GmbH
… ist die deutsche Tochtergesellschaft des britisch-schwedischen Pharmaunternehmens AstraZeneca PLC. AstraZeneca gehört mit einem Konzernumsatz von rund 24,4 Mrd. USD (2019) weltweit zu den führenden Unternehmen der forschenden Arzneimittelindustrie. Das Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt innovative Arzneimittel schwerpunktmäßig in den drei Therapiebereichen Onkologie, Herz-Kreislauf- und Stoffwechselerkrankungen sowie Atemwegserkrankungen. AstraZeneca agiert in über 100 Ländern.
Weitere Informationen: www.astrazeneca.de
Die Autorin
Ulrike Dautzenberg, freie Journalistin, Wiesbaden
