Die Auswirkungen eines automatisierten Einkaufs sind durchweg positiv: Die Einkäufer haben mehr Zeit zur Verfügung für strategische Aufgaben, die Prozessqualität und -geschwindigkeit erfahren eine deutliche Verbesserung, und die Kosten werden optimiert. Generell gestaltet sich der Arbeitsalltag interessanter und der Einkauf als Arbeitsumfeld wird attraktiver. Doch in der Alltagsrealität vieler mittelständischer Einkaufsabteilungen werden trotzdem auch heute noch zu viele Aufgaben händisch erledigt – warum?
Die Arbeiten eines operativen Einkäufers sind branchenunabhängig sehr komplex, bedingt durch die Mannigfaltigkeit der Informationen, Dokumentenarten, Dateitypen und Softwareprogramme, die im Dialog mit den Lieferanten notwendig sind. Die Grundvoraussetzung für eine Automatisierung ist deshalb eine nahtlose elektronische Anbindung möglichst vieler Lieferanten. Ziel sollte dabei immer ein medienbruchfreier Austausch bei allen Belegtypen und – idealerweise – sogar die Abbildung des kompletten Purchase-to-Pay-Prozesses sein. Denn wenn Auftragsbestätigung (AB), Lieferschein sowie Rechnung mit einem System vollständig automatisiert verarbeitet werden, bringt dies enorme Vorteile.
Digitalisierung der Einkaufsprozesse
Für die Digitalisierung der Einkaufsprozesse stehen heute verschiedene Lösungen zur Auswahl wie EDI, OCR-Tools, Lieferantenportale oder WebEDI. EDI ist für viele kleinere Unternehmen zu komplex und teuer. Bei Portalen wird die Dateneingabe auf die Lieferanten verlagert, was auf Widerstände trifft. Das nur unidirektionale OCR hat eine Semi-Automatisierung erreicht; die Auslesegenauigkeit ist allerdings gering und händische Korrekturarbeit notwendig. Kein Wunder, dass die meisten Transaktionen im Mittelstand noch manuell vonstattengehen und bei allen Beteiligten Aufwand ohne Wertschöpfung verursachen. Der Einkauf benötigt also dringend Innovationen, was das Thema künstliche Intelligenz (KI) als wichtigsten Baustein jeder zukunftsfähigen Lösung ins Spiel bringt.
Der geschäftsübergreifende Teil des Einkaufsprozesses beinhaltet die meisten Tätigkeiten, die heute noch manuell erfolgen:
- Zunächst müssen z. B. eingehende Dokumente der Lieferanten wie Auftragsbestätigungen erfasst werden. Bei PDF-Dokumenten ist es erforderlich, die entsprechenden Werte zu extrahieren. Hier ist hohe Genauigkeit gefragt, um Auslesefehler zu vermeiden und die Daten zuverlässig an den nachfolgenden Prozess übergeben zu können.
- Dann geschieht die eigentliche Verarbeitung der extrahierten Daten. Hier werden die empfangenen Auftragsbestätigungsdaten mit den zugehörigen Bestellungen abgeglichen. Bei Abweichungen werden weitere Verarbeitungsschritte eingeleitet.
- Im letzten Schritt erfolgt die Übergabe der Daten in das Zielsystem. Meist handelt es sich dabei um ERP-Systeme, aber auch um E-Procurement-Plattformen oder SRM-Systeme.
Bausteine für die Zukunft
Bei den ersten beiden Schritten bietet KI bereits heute große Automatisierungsvorteile, denn sie erfasst Dokumente nicht grafisch, sondern inhaltlich. Daher lassen sich Werte auch noch dann exakt auslesen, wenn sich beispielsweise die Formatierung eines Dokuments geändert hat. Ebenso kann KI diejenigen Inhalte identifizieren, die für die Prüfung notwendig sind. KI kann so z. B. auch Angaben wie Abmessungen, Ursprungsdeklarationen, Zeichnungsnummern usw. erfassen.
Um eine hohe Automatisierungsquote zu erreichen, ist es unumgänglich, möglichst viele Lieferanten anzubinden. Damit das gelingt, ist es notwendig, dass der Lieferant:
- seine eigenen Abläufe und Tools nicht bzw. kaum verändern muss
- von der Anbindung profitiert
- keine oder nur geringe Kosten hat
- die Anbindung schnell und einfach erledigt bekommt.
Von den Lieferanten eingehende Dokumente wie z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen (AB) oder Lieferavisen, verarbeiten zu können, ist eine zentrale Funktion einer professionellen Software. Diese Dokumente lassen sich mithilfe von KI mit hoher Genauigkeit zuverlässig und ohne manuelle Nachbearbeitung auslesen. Danach wandelt die Software die Informationen in strukturierte Datenformate um. Anschließend werden sie durch KI validiert, verglichen (z. B. eine AB mit einer Bestellung) und schließlich an die nachgelagerten Systeme des Kunden übergeben. Eine manuelle Korrektur ist nicht mehr nötig.
Weitere Bausteine für eine zukunftsfähige Lösung sind:
- eine Schnittstelle zum Austausch mit den nachgelagerten Systemen (ERP, Materialwirtschaft, Buchhaltung, Archiv usw.)
- ein zentrales User-Cockpit für Analyse, Abgleich und Steuerung der Weiterverarbeitung von Dokumenten mit Abweichungen (Regeln, Workflows, Toleranzen usw.)
- eine einfache, intuitive Anwendung
- die Möglichkeit, Lieferanten ohne Unterstützung durch die IT selbst anzubinden und dadurch Zeit zu sparen.
Crossinx
… ist ein Anbieter für Financial Business Collaboration. Die gleichnamige Lösung unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Finanz- und Geschäftsprozesse. Über sein Netzwerk bietet Crossinx flexible, skalierbare Lösungen für E-Invoicing, EDI und Supply Chain Finance. Unternehmen, ihre Kunden und Lieferanten können die Services weltweit, unabhängig von bestehender IT-Infrastruktur und Unternehmensgröße nutzen.
Bild: SchnellerReinald Schneller
Director Procurement Automation bei crossinx
