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Die Plattform für den Sparkasseneinkauf

E-Procurement im großen Stil
Die Plattform für den Sparkasseneinkauf

Die Sparkassen-Einkaufsgesellschaft (SEG) ist der zentrale Einkaufsdienstleister der S-Finanzgruppe. Die rechtlich selbstständigen Sparkassen, Landesbanken und Verbundpartner bestellen zentral über die digitale Einkaufsplattform der SEG. Das System ermöglicht eine individuelle Beschaffung auf Basis zentraler Rahmenverträge. Von der Bündelung und Automatisierung profitieren alle.

Annette Mühlberger, Journalistin

Über 370 Sparkassen gibt es in Deutschland, alle rechtlich selbstständig, genauso wie die zur S-Finanzgruppe gehörenden Landesbanken, Versicherer, LBS-Bausparkassen und weiteren Verbundpartner. Den Einkauf für die bundesweite Finanzgruppe managt die Sparkassen-Einkaufsgesellschaft (SEG) in Wiesbaden. Die digitale Einkaufsplattform der SEG, die alle Sparkassen, Landesbanken und Versicherungen für ihre Bestellungen und Bezahlvorgänge nutzen, basiert auf der E-Procurement-Lösung impact ordering von Veenion.

Zentral und nach Bedarf

50.000 User sind an das System der SEG angeschlossen, dazu 600 Kataloge mit einer Million Artikeln. Von Elektronik- und IT-Produkten, Büromaterialien, medizinischen Masken über Mietwagen, Dienstfahrräder und Geldzählmaschinen bis zu Sonderbriefmarken für Jubiläumsaktionen oder Tombola-Gewinnen lässt sich über das Tool alles konfigurieren, ordern und abrechnen, was die 372 deutschen Sparkassen für ihren Betrieb und ihr Marketing brauchen. Auch die sparkassenspezifischen Formulare, Vordrucke und Werbematerialien bestellen die Institute über das Tool, darunter allein jährlich eine Milliarde Blatt Papier zum Ausdruck von Kontoauszügen. Täglich gehen 1250 Bestellungen über die Plattform ein. Einzig das Projektgeschäft (Investitionsgüter) läuft nicht über das System.

Die Zugriffsrechte, Sortimente und Auswahlmöglichkeiten sind für jede Sparkasse, Landesbank, Versicherung und Bausparkasse individuell konfiguriert. Zu den Lieferanten gibt es automatisierte Bestellschnittstellen. Die komplexen Rahmenverträge und Verrechnungssätze gegenüber den Sparkassen sind in der E-Procurement-Lösung im Detail abgebildet. Insbesondere für die Katalogaktualisierungen ist es wichtig, dass dies alles im System korrekt hinterlegt ist und die Aktualisierungen für alle Sparkassen dann auch passen.

Bündelung trotz Individualität

Die Flexibilität, die das Tool für eine solch diffizile Ausgestaltung bietet, ist ein Grund für den Erfolg der Plattform in der Sparkassenwelt. „Unsere Plattform ist über die Jahre gewachsen und an die unterschiedlichen Belange der Sparkassen hervorragend angepasst“, erklärt Frank Eickenberg, Geschäftsführer und Gründer der SEG. „Unsere Kunden sehen das praktisch als ihr eigenes Einkaufssystem“, beschreibt er den Effekt der individuellen, bedarfsgerechten Konfiguration. „Wir haben eine Einkaufsmall geschaffen mit einem zentralen Eingang und verschiedenen Shop-in-Shop-Lösungen“, beschreibt Frank Eickenberg die digitale Beschaffungslösung für alle.

Die SEG wiederum kann durch die sparkassenweiten Bestellungen die Bedarfe der Finanzgruppe hervorragend bündeln, standardisieren und die Rahmenverträge optimal ausgestalten. Darüber hinaus lassen sich toolgesteuert die einzelnen Bestellungen so zusammenfassen, dass möglichst wenig Transporte anfallen.

Wichtige Schnittstellen

Dass sich die Vielzahl der Anforderungen und Bestellungen so gut in einer Plattform abbilden lassen, liegt auch an den zahlreichen Schnittstellen. So sind die Tankkartenabrechnung und das Mobilitätsportal inklusive Fuhrparkmanagement an das Bestellsystem angeschlossen. Gleiches gilt für die Aktionen rund um den Weltspartag. Die Präsentationen der neuen Designs sind über eine Schnittstelle direkt mit der Bestellmöglichkeit für die aktuellen Werbemittel verbunden.

Automatisierte Bestellung und Bezahlung

Der Rechnungslauf erfolgt aus dem E-Procurement an das ERP der Einkaufsgesellschaft, über das die Abrechnung mit den Sparkassen erfolgt. Die SEG agiert gegenüber den Sparkassen als Intermediär. Entsprechend hoch sind die Sicherheitsanforderungen auch an das verbundene E-Procurement-System. „Wir haben mit dem System eine durchgängige Purchase-to-Pay-Lösung für die gesamte S-Finanzgruppe geschaffen“, freut sich Frank Eickenberg über den erfolgreich automatisierten Bestell- und Bezahlprozess.

In Zukunft sollen die Sparkassen über die Plattform auch regionale Dienstleistungen wie Renovierungs-, Reinigungs- oder Gartenarbeiten anfragen, ausschreiben und beauftragen können. Frank Eickenberg kann sich zudem vorstellen, dass die Plattform, die für die öffentlich-rechtlichen Sparkassen so gut funktioniert, auch für Landkreise oder Kommunen interessant ist. „Wir können die Sparkassen-Plattform zu einem kommunalen Kaufhaus entwickeln, das Interesse bei einigen Landkreisen und Kommunen ist durchaus vorhanden“, erklärt der Einkaufsprofi.

Erweiterungen geplant

Der Content ist standardisiert, die Kataloge sind angebunden, die Bedarfe gebündelt. Die Einkaufskompetenz der SEG ließe sich damit für weitere Institutionen, Banken oder kommunale Einrichtungen nutzen. Auch eine Anbindung der Veenion-Schwester Deutsche eVergabe sei in diesem Zusammenhang denkbar, denkt Eickenberg über mögliche Erweiterungen nach. Sein positives Fazit lautet: „Durch die einerseits zentrale, andererseits individuelle Procurement-Plattform sowie unsere Logistik können wir zu optimalen Konditionen einkaufen und jederzeit die bedarfsgerechte Versorgung der Sparkassen sicherstellen.“ Gleichzeitig diene die anpassungs- und leistungsfähige E-Procurement-Lösung als Basis für die weitere Skalierung.


Das Einkaufsportal der Sparkassen-Einkaufsgesellschaft (SEG)

  • System: impact ordering von Veenion
  • angeschlossene Nutzer (Besteller): 50.000
  • Bestellungen pro Tag: 1250
  • angebundene Kataloge: 600
  • bestellbare Artikel: 1 Million
  • Warengruppen: Büromaterialien, Elektronik, Telekommunikation, IT, Sparkassen-Formulare, Versicherungs- und Sparkassen-Vordrucke, Broschüren, Werbemittel, Leasingverträge, Mietwagen, Filialausstattung


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