Das Familienunternehmen ME Mobil Elektronik entwickelt und produziert seit 1974 komplexe Steuerungssysteme für namhafte Hersteller von mobilen Maschinen, Nutz- und Spezialfahrzeugen. Der Einkauf, bestehend aus fünf (Teilzeit-)MitarbeiterInnen, verwaltet jährlich ein Einkaufsvolumen von zehn Millionen Euro, aufgeteilt auf ca. 400 Lieferanten. Bis 2019 stand keine digitale Lösung bereit, die strategische Prozesse abbilden konnte und einen transparenten Überblick über die Datenlage bot. Etwa 80 Prozent der Arbeitszeit entfiel auf operative Einkaufstätigkeiten.
Anfang 2019 machte man sich auf die Suche nach einer Lösung für den Einkauf. Einerseits sollten alle Zahlen, Daten und Fakten transparent in einem Einkaufscockpit abgebildet und andererseits langwierige strategische Prozesse sowie Abläufe verschlankt und digitalisiert werden.
Schwierige Suche nach passendem Einkaufstool
„Die Auswahl einer geeigneten Einkaufssoftware gestaltete sich jedoch schwierig, da die verfügbaren Lösungen etablierter Softwareanbieter oft auf größere Organisationen zugeschnitten sind und eine langwierige, kostspielige Implementierung erfordern sowie ME nur einen begrenzten Mehrwert geboten hätten“, erläutert Robin Lippmann, Einkaufsleiter bei ME Mobil Elektronik, den Prozess. Schließlich wurde man auf das Start-up Tacto aufmerksam, das sich auf Einkaufssoftware für den Mittelstand spezialisiert hat.
Nur zwei Wochen nach Bereitstellung der Daten aus dem ERP konnte das neue Einkaufsbetriebssystem für transparente Überwachung von Preisentwicklungen und Lieferzeiten sorgen. Ohne die Aufwendung von großen IT-Ressourcen wurden innerhalb kurzer Zeit relevante strategische Einkaufsprozesse digitalisiert. Schnell war klar, dass Tacto auf die Bedürfnisse des mittelständischen Unternehmens maßgeschneidert ist und Hand-in-Hand mit den Einkaufsprozessen funktioniert. „Besonders hervorzuheben war dabei, die schnelle und unkomplizierte Umsetzung und die Mitnahme der Mitarbeiter von Tag 1“, beschreibt Lippmann den Prozess.
Ein Vorteil der Tacto-Lösung besteht darin, dass sich dieses Tool an den Bedarf der EinkäuferInnen anpasst und nicht vorgibt, welche Prozesse abgebildet werden können und welche nicht. So konnten ohne großen Aufwand innerhalb von wenigen Wochen relevante strategische Einkaufsprozesse digitalisiert werden.
Schnelle Ergebnisse steigern Akzeptanz
„Unsere EinkäuferInnen haben nun eine schnelle Einsicht, wie sich die Einkaufspreise verändert haben und können sich so ideal auf Lieferantengespräche vorbereiten. Die transparente Übersicht der Beschaffungsaktivitäten im Einkaufscockpit zeigt zum Beispiel auf einen Blick alle Preisentwicklungen sowie mögliche Einsparungspotenziale“, verdeutlicht Lippmann die Vorteile der Einkaufssoftware.
Mit Tactos Analytics Modul als Planungsgrundlage, konnten schwankende Lieferzeiten und unbemerkte Abweichungen aufgedeckt, und gezielt verbessert werden. Darüber hinaus war es möglich das Lieferantenmanagement sowie die Lieferantenbeziehungen zu verbessern.
Beispielsweise können die EinkäuferInnen per Mausklick Anfragen mit digitalen Formularen an die Lieferanten versenden. So ist es möglich geworden, bei neuen und bei bestehenden Lieferanten die Onboarding Abläufe inkl. Lieferantenselbstauskunft, Vereinbarungen und Dokumente, wie ISO-Zertifizierungen abzuwickeln. Auch Lieferantenlangzeiterklärungen (LLEs) und essenzielle Informationen zur REACH-Verordnung können nun schnell von den Lieferanten eingeholt werden. Mail-Pingpong und zeitaufwendiges hin und her mit den Lieferanten ist damit Geschichte.
Ein Tool, das sich an die Bedürfnisse anpasst
„Das Beispiel zeigt, dass die Auswahl des richtigen Tools den Einkauf und damit das Unternehmen insgesamt deutlich voranbringen kann. Ein Denken ‚Out of the Box‘ führte bei ME dazu, dass der Einkauf jetzt mit rechtssicheren Prozessen zukunftsfähiges Arbeiten umsetzt. Da sich das Tool an die Bedürfnisse des Einkaufs anpassen lässt, kann dieser auf Herausforderungen wie steigenden Rohstoffpreise und Nachhaltigkeitsanforderungen schnell und regelkonform reagieren. Beispielsweise können Mittelständler, die durch die indirekte Berichtspflicht des LkSG betroffen sind, die Mindestanforderungen dieses Gesetzes mithilfe von Tacto erfüllen.
Durch die nutzerfreundliche Handhabung ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in das Tool einfach und sorgt dafür, dass Hürden für Quereinsteiger in den Einkauf sehr niedrig werden. Das erleichtert wiederum – angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels – die Rekrutierung neuer Mitarbeiter“, begründet der BME seine Auswahl zum Award-Gewinn. (sas)
Überblick
Die Vorteile der Einkaufssoftware Tacto:
- Mitnahme von Mitarbeitern durch intuitive Nutzerführung & Einfachheit
- Maßgeschneidert auf die Bedürfnisse des Mittelstands
- Schnelle und unkomplizierte Implementierung
ohne Bindung von IT-Ressourcen - Resilienter Einkauf durch zuverlässige digitale Prozesse und Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten
- Erhöhte Transparenz sorgt für besser Reaktionsfähigkeit und direkte Kosteneinsparungen im Einkauf
Robin Lippmann, ist Einkaufsleiter bei ME Mobil Elektronik GmbHViele digitale Lösungen für den Einkauf bei KMU passen nicht
Beschaffung aktuell: Welche Erfahrungen haben Sie bei der Suche nach einer passenden Einkaufssoftware für Ihr Unternehmen gemacht?
Robin Lippmann: Die Suche nach einer Einkaufssoftware hat sich an vielen Stellen als enttäuschend dargestellt und war geprägt von langwierigen und kostspieligen Implementierungsprozessen sowie einem begrenzten Mehrwert. Häufig handelte es sich um Insellösungen, die unser Bedürfnis nach einer Software, die Prozess- sowie Datenwelt miteinander vereint, nur teilweise bedienen konnten. Oftmals konnten nach der initialen Implementierung einerseits lediglich graduelle Verbesserungen erzielt werden und andererseits waren häufig weitere Anpassungen mit der Unterstützung der IT nötig. Auch die MitarbeiterInnen haben sich mit den möglichen Alternativen schwer getan und sich nach einer intuitiven und anwenderfreundlichen Lösung gesehnt, um Preis- und Datenauswertungen durchzuführen. Beispielsweise hat die Bedienung des unternehmensweiten Datenauswertungstools umfangreiche und intensive Programmierkenntnisse erfordert, welche nicht nebenbei erbracht werden können.
Beschaffung aktuell: Wie beurteilen Sie die Wirtschaftlichkeit des neuen Systems?
Lippmann: Die Einführung von Tacto war für uns auch aus wirtschaftlicher Perspektive rentabel. Abgesehen davon, dass für die Implementierung nahezu kein Aufwand entsteht und die Software innerhalb kurzer Zeit Mehrwert stiftet, konnten wir bei einer ersten Wirtschaftlichkeitsanalyse bereits diverse Effizienzgewinne sowie Einsparungen im Einkauf realisieren. So haben wir mit der Transparenz über Lieferantendaten und Beschaffungsaktivitäten die Vorbereitungszeit auf Lieferantengespräche um bis zu 50 Prozent reduzieren können. Manuelle Prozesse, wie Lieferantenabfragen, Dokumentenmanagement und Onboarding-Prozesse in der Lieferantenverwaltung ließen sich strukturieren sowie automatisieren und führten zu einer Zeitersparnis von bis zu 50 Prozent. Außerdem ermöglicht das Zusammenspiel aus Prozess- und Datenwelt die Stärkung des strategischen Einkaufs sowie eine gezielte Steuerung der Einkaufsabteilung.
Beschaffung aktuell: Wie habe Ihre MitarbeiterInnen auf die Einführung eines neuen Tools reagiert?
Lippmann: Vor allem durch die intuitive Bedienbarkeit ist Tacto im Tagesgeschäft der MitarbeiterInnen zu einem geschätzten Tool geworden, da es die passenden Auswertungen liefert und so Komplexität reduziert. Ressourcen, die für manuelle Auswertungen aufgewendet worden wären lassen sich nun für den strategischen Einkauf einsetzen. Beispielsweise ist die Vorbereitung auf Lieferantengespräche deutlich effizienter geworden, da wir Entwicklungen bei Lieferanten, Lieferzeiten, Materialien und Warengruppen direkt nachvollzogen können.
