Die Suche nach einem passenden Lieferanten ist genauso langwierig wie die Suche nach dem richtigen Partner fürs Privatleben. Nicht immer liegen gleich zu Anfang die Informationen vor, die man im Nachhinein gerne gehabt hätte. Und es braucht viel Zeit, mit den richtigen ins Gespräch zu kommen. In Corona-Zeiten, wo sämtliche Messen abgesagt sind, ist die Kontaktaufnahme noch deutlicher erschwert. Umso interessanter wird das 2015 gegründete Unternehmen Scoutbee, das den Scoutingprozess von mühsamer Laufarbeit in eine Softwarelösung überführt hat.
„Es geht bei der Auswahl der Lieferanten um zwei Fragen: Kann der Lieferant die Teile liefern, die ich brauche? Und: Ist der Lieferant vertrauenswürdig?“ erklärt Gregor Stühler, Gründer des Unternehmens. Früher hätten Einkäufer versucht, diese essentiellen Fragen des Lieferanten-Scoutings in aufwendigen Recherchen zu beantworten: angefangen im Internet, mit Informationen von Kreditinstituten und TÜV-Datenbanken. Danach besuchte der Einkäufer den potenziellen Lieferanten auf einer Messe oder vor Ort. Der ganze Aufwand galt natürlich nicht nur einem – sondern Hunderten Lieferanten. „Es ist schwierig, diesen Flickenteppich an Informationen zusammenzusuchen“, sagt Stühler. Also dachte sich der Informatiker und Wirtschaftsingenieur, dass das einfacher gehen muss und hat mit seinem Team die Software-Lösung Scoutbee entwickelt.
Die Software besteht im Kern aus zwei Teilen: aus der Datenbank DeepSee und der kollaborativen Oberfläche, Streamline. In der Datenbank DeepSee sind die Informationen von neun Millionen Lieferanten gespeichert.
Die Daten erhält das Unternehmen aus tausenden Quellen: über Informationen, die der Lieferant selbst auf der Plattform bereitstellt, über die Aggregation von Daten aus dem World Wide Web, aber auch über Finanzdaten von Drittanbietern wie Dun & Bradstreet sowie, wenn gewünscht, über die Daten, die der Kunde in seinem ERP-System gespeichert hat. Letztere Daten sind geschützt und für andere Kunden natürlich nicht abrufbar. Dabei wird objektiven Daten, etwa Finanzdaten, ein höheres Gewicht zugemessen als subjektiven Beschreibungen. „Tatsächlich ist es so, dass ein Lieferant bei uns schon ein zu 80 Prozent gefülltes Profil hat, bevor er sich das erste Mal anmeldet“, erläutert Stühler, “So können wir unter anderem messen, wie ähnlich neue Lieferanten zu Bestandslieferanten sind.”
Gesucht werden dann immer konkrete Bedarfe. Diese Suchkriterien werden im Prozess der Lieferanten-Scoutings auf der Kollaborationsplattform Streamline eingegeben und gegen die Datenbank abgeglichen. „Die kniffeligste Aufgabe ist dieses Matchmaking“, betont Stühler – herauszufinden, welcher Lieferant zum Bedarf des Kunden passt. Als Beispiel kann man zwei Metallhersteller vergleichen, der eine arbeitet für Opel, der andere für Kitchen Aid. Hier sind Stichwörter auf den Webseiten ähnlich (etwa Metall, CNC, Aluminium, ISO9001), und ob ein Lieferant der richtige ist, lässt sich nur über zusätzliche Informationen herausfinden, etwa auf welchen Messen sich der Lieferant präsentiert, welche Patente er besitzt, welche Umsätze er macht oder welche Kunden und Märkte er beliefert. Der Clou: Die einzelnen Firmen stehen in der Datenbank nicht für sich alleine, sondern in Beziehung zueinander wie in einem sozialen Netzwerk. Aus diesen Zusatzinformationen erstellen sie einen sogenannten Wissensgraph. So können sie einschätzen, in welchem Branchenumfeld ein Lieferant operiert. „Die Entscheidung, ob ein Lieferant passt oder nicht, basiert also nicht auf einzelnen Keywords, sondern aus den Hunderten Dimensionen“, erklärt Stühler.
Doch es ist nicht damit getan, dass Scoutbee eine Liste mit 30 bis 50 Lieferanten ausspuckt. Nun macht sich das Team daran, die ausgewählten Lieferanten für die Kunden auf die Plattform zu holen. Mit Streamline sind die Einkäufer nun in der Lage, Kontakt mit den Lieferanten aufzubauen, NDAs oder andere Verträge unterschreiben zu lassen und per Chat Fragen zu stellen. Die Arbeit von Scoutbee hört dann auf, wenn die Lieferanten erste Proposals liefern. Auch nach einer Suchanfrage aktualisiert Scoutbee die Liste und speichert den Verlauf des Lieferanten-Scoutings, sodass sie bei Mitarbeiterwechseln oder erneuten Anfragen zugänglich sind.
Wann ist digitales Lieferanten-Scouting sinnvoll?
In der DACH-Region hat Scoutbee circa 100 Kunden. Der Preis ist Subsciption-basiert, die Kosten sind an die Anzahl der Suchanfragen angepasst. So wird die Software auch für KMUs interessant. „Wir haben großen Erfolg mit Kunden aus den verschiedensten Industrien mit typischen Einkaufs-Herausforderungen“, erklärt Stühler. Dazu gehöre zum Beispiel die Erschließung einer Lieferkette für ein neues Produkt oder einen neuen Standort, die Absicherung der Lieferkette durch einen Zweitlieferanten oder die Verhandlungsmacht Bestandslieferanten gegenüber. Wenn sich die Preise am Rohstoffmarkt absenken, werden diese Erleichterungen nämlich oft nicht weitergegeben. „In einer idealen Welt sollten Einkäufer bei jeder großen Anfrage scouten, um Wettbewerbspreise zu benchmarken und auf Innovationen aufmerksam zu werden“, so Stühler. Auch in der Krise um Covid-19 wird klar, wie digitales Scouting zur Risikominimierung beitragen kann. Scoutbee hat in den letzten Wochen öffentlichen Einrichtungen bei der Suche nach Bedarfen wie Atemmasken geholfen. Andere Unternehmen müssen ebenfalls kritisch auf ihre Lieferketten blicken.
„Einkäufer müssen ihre Bestandslieferanten prüfen, um sicherzustellen, dass diese nicht in eine Insolvenz rutschen“, sagt Stühler. Zusätzlich kann der Aufbau von alternativen Lieferanten zur Bestandssicherung wettbewerbsentscheidend sein. Wer früh damit anfängt, hat die Nase vorne: „Irgendwann ist dieser ganze Spuk wieder vorbei,“ prophezeit Stühler, „und der weltweite Bedarf kehrt schlagartig zurück und die Nachfrage das Angebot weit übersteigen. Wer sich dann am schnellsten bewegt hat, wird sich die Marktanteile sichern können.“
Sanja Döttling, Redakteurin Beschaffung aktuell
Interesse geweckt?
Webinar mit Scoutbee: Supply Chains in der Zukunft: Stärkung & Diversifizierung mit digitalem Scouting
Wenn Sie mehr über das Lieferanten-Scouting mithilfe der Softwarelösung Scoutbee erfahren wollen, dann laden wir Sie zu unserem kostenfreien Webinar ein.
Thema: Supply Chain der Zukunft: Stärkung & Diversifizierung mit digitalem Scouting
Termin: Dienstag, 19. Mai 2020 um 11 Uhr
