1. Die Cloud als „Single Source of Truth“
Nachhaltigkeitsmanagement erfordert ein hohes Maß an Transparenz in der Supply Chain. Eine nachvollziehbare Zusammenarbeit aller Beteiligten sowie ein Überblick über sämtliche Vereinbarungen haben daher Priorität. Digitales Vertragsmanagement bietet den Akteuren die Option, passwortgeschützte Datenräume in der Cloud einzurichten und dort alle Unterlagen in digitalen Akten an einem Ort abzulegen und zu bearbeiten – Stichwort „Single Source of Truth“. Infolgedessen sollen unterschiedliche Versionen sowie zeitaufwendige Suchvorgänge der Vergangenheit angehören.
Rollenbasierte Berechtigungskonzepte sollen dafür sorgen, dass nur ein begrenzter Personenkreis auf sensible Daten zeit- sowie ortsunabhängig zugreift. Die Dokumentation sämtlicher Änderungen und die revisionssichere Archivierung in der Cloud unterstützen bei der Erfüllung der gesetzlichen Nachweispflicht. Ein weiterer Vorteil des Vertragsmanagements in der Cloud: Es erlaubt die Integration externer Partner wie Teammitglieder, Zulieferer, Rechtsvertretungen oder Behörden, die ohne aufwendiges IT-Projekt sofort miteinander interagieren können.
2.Systembruchfreie Zusammenarbeit der Partner
Künstliche Intelligenz trägt bei der digitalen Vertragsverwaltung gemeinsam mit dem Cloud-Einsatz zu einer systembruchfreien und transparenten Kooperation der Geschäftspartner bei. Sie ist in der Lage, Metadaten wie Vertragspartner, -summe oder Laufzeit zu erkennen und zu klassifizieren. Dadurch und mithilfe übersichtlicher Listen zum Filtern und Sortieren finden Anwender Informationen aus digitalen Akten schnell wieder.
Eine semantische Volltextsuche liefert bei der Eingabe von Schlagwörtern passende Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs – mit Optical Character Recognition (OCR) auch aus eingescannten Dokumenten. Smartes Vertragsmanagement hilft, relevante Vereinbarungen zu identifizieren und Fragen zu Lieferanten schnell zu beantworten. Bei Handlungsbedarf erhalten die Verantwortlichen eine E-Mail-Erinnerung.
3. Vorlagen für die Vertragsgestaltung
Um Vereinbarungen an neue oder geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen anzupassen, stehen den Mitarbeitenden in einer modernen Vertragsmanagement-Software aktuelle, von der Rechtsabteilung freigegebene Vorlagen und Templates zur Verfügung. Die hinterlegten Metadaten gelangen aus den digitalen Akten über Textbausteine und Klauselbibliotheken in die Dokumentenvorlagen. Das beschleunigt die Vertragsgenerierung oder -änderung und verbessert die Qualität, so Fabasoft. Gesetzliche Vorgaben sollen sich auf diese Weise fristgerecht umsetzen und Regelverstöße entlang der Lieferkette vermeiden lassen.
4. Prozesseffizienz durch Automatisierung
Nach der Erstellung oder Adaptierung von Vereinbarungen startet das System selbstständig die nötigen Prüf-, Genehmigungs- sowie Freigabeprozesse und leitet sie regelbasiert an die jeweiligen Entscheider in der Supply Chain weiter. Zudem verfügen moderne Vertragsmanagementprodukte über eine integrierte, rechtssichere elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU.
Der automatisiert initiierte Zeichnungsvorgang soll dabei medienbruchfrei erfolgen – ohne Einbindung von Drittanbietern – und die Abläufe beschleunigen. Zeitintensive, informelle Prozesse, Unklarheiten bezüglich gültiger Unterlagen und unsicherer Datenaustausch sollen somit entfallen. Das Ergebnis sind laut dem Softwareunternehmen effiziente, revisionssichere Workflows während des gesamten Vertragslebenszyklus sowie Transparenz hinsichtlich Version und Status.
5. Termine dank Fristenmanagement im Blick
Automatisiertes Fristenmanagement ist ein weiteres Feature digitaler Vertragsverwaltung, das die Workflows und die Interaktion der Beteiligten in der Lieferkette verbessert. Die KI liest Fristen und Termine aus den eingescannten Vereinbarungen aus und bereitet diese in Listen auf.
Darüber hinaus assistiert der systemeigene, mit Microsoft Outlook gekoppelte Kalender bei der Einhaltung von Terminen. E-Mail-Reminder und Push-Notifications machen die Verantwortlichen auf bevorstehende Ereignisse aufmerksam. Das ersetzt fehleranfällige, manuelle Eingaben und verhindert das Übersehen von Fristen und Verpflichtungen.
Fazit zum digitalen Vertragsmanagement
„Die Sicherstellung der Nachhaltigkeit in der Lieferkette ist eine zentrale Verantwortung des Managements. Um diese auszuüben, braucht es Transparenz und Kontrollmöglichkeiten“, erklärt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH. „Eine smarte, cloudbasierte Standardsoftware wie Fabasoft Contracts unterstützt die handelnden Akteure durch eine übersichtliche Darstellung jeglicher Vereinbarungen optimal bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Sorgfaltspflichten in Supply-Chains. Auf dieser Basis fördert die intelligente Software die nachvollziehbare und medienbruchfreie Zusammenarbeit mit sämtlichen Lieferanten.“ (ys)
