Auf dem Weg zur Einkaufsorganisation 2020

Digitalisierungsroadmap – aber bitte step by step!

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Die 8. BME eLösungstage verzeichneten Rekordzahlen sowohl bei den Besuchern als auch bei den Ausstellern. Erfreulicherweise wurde nur wenig über schillernde Visionen von Beratern, Instituten und Think Tanks diskutiert. Nein, es ging um die konkret in der Einkaufspraxis anstehenden nächsten Schritte. Thema war die „richtige“ Digitalisierungsroadmap für den Strategischen Einkauf und Supply Chain Management. Dr. Robert Fieten skizziert, kommentiert und stellt die wichtigsten Ergebnisse in einen größeren Zusammenhang aus seiner Sicht des fachlichen Leiters dieser BME-Veranstaltung.

Das Internet – so schrieb der als Nobelpreisträger ausgezeichnete Wirtschaftswissenschaftler Paul Krugman vor 20 Jahren – werde nicht mehr Einfluss auf die Wirtschaft haben als das Faxgerät. Der Mann hat sich gründlich geirrt. Landauf, landab haben sich die Unternehmen auf den Weg gemacht, um die Transformation in das digitale Zeitalter nicht selten reichlich planlos zu forcieren. Digitale Transformation ist das ungekrönte Schlagwort in 2017. Dabei wird übersehen, dass der Transformationsprozess hart erarbeitet werden muss und dass es hierzu vor allem einer sorgfältig durchdachten Digitalisierungsroadmap bedarf. Eine solche kann allerdings nicht in einem großen genialen Wurf, sondern nur intelligent step by step umgesetzt werden.

Dies gilt auch für die digitale Transformation von Einkauf und Supply Chain Management. Diese sind keineswegs per Knopfdruck mit mehr IT-Investitionen und mit einer Aufrüstung der IT-Abteilung zu haben. Der Weg hin zu dem hehren Ziel ist noch ein weiter und man darf sich als Praktiker freuen, wenn man schrittweise Papierlösungen abbaut, die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse in Einkauf und SCM messbar steigert und dadurch Digitalisierungsmomentum erzeugt.
Was ist heute und in nächster Zukunft von den vorhandenen neuen technischen Möglichkeiten und Tools in unseren Einkaufsorganisationen zu erwarten? Hierüber konnte man sich in Düsseldorf einmal mehr ein Bild verschaffen. Die Geschäftsprozesse im Einkauf werden stärker standardisiert und automatisiert; sie werden schneller, einfacher und intelligenter. Die Vernetzung nach innen zu den anderen Abteilungen und nach außen zu den Lieferanten nimmt zu. Echtzeitauswertungen von Daten und die Anwendung von künstlicher Intelligenz zur Entscheidungsfindung schaffen die Voraussetzungen für transparentes und agiles Handeln. Workflows wie Procure2Pay sowie Contract2Pay durchdringen die moderne Einkaufsorganisation und reichen bis zu einem Source2Settlement. Die Automatisierung des operativen Einkaufs geht immer weiter und schafft zeitliche Handlungsspielräume für die Materialgruppenmanager, die diese für die Entwicklung ergebniswirksamer Supply-Strategien nutzen sollten. Auch hierbei helfen Tools wie digitale Ausschreibungen, digitales Lieferanten- und Contract-Management, elektronische Auktionen, Einkaufsportale und vor allem ein neu aufgestelltes Wissensmanagement inklusive Ansätze künstlicher Intelligenz (Schlagwort: Cognitive Procurement).
Mosaiksteine der Einkaufsorganisation 4.0
In der Praxis gefragt sind heute vor allem handfeste moderne digitale Lösungen für den Einkauf, die die Einkäufer beim täglichen Handeln Amazon-like und Google-like unterstützen. Es geht darum, Transaktionskosten deutlich zu reduzieren, transparent und compliant zu sein und jederzeit schnell Informationen über Lieferanten, Marktentwicklungen und Risiken zu erhalten. Wie dies erreicht werden kann, zeigten die parallelen Fachforen, Workshops, Roundtables und Solution Foren. Hier ging es um Themen wie Lieferantenmanagement, SRM und Katalogmanagement , E-Sourcing und E-Auctions, kollaborative Plattformlösungen, Source-to-Pay-Prozesse, Anbindung von E-Tools an das ERP-System. So wurden den Besuchern die Mosaiksteine der Einkaufsorganisation 4.0 praxisgerecht präsentiert.
Digitale Lösungen sind für die Einkäufer intelligent ausgerollt – wie Christian Holzer, Chief Procurement Officer der Thyssenkrupp AG in seiner bemerkenswerten Key Note „Turn spend into value – How digitization leverages a global procurement network“ betonte – der Hebel, um Spend in Mehrwert umzusetzen. Voraussetzung hierfür sind laut Holzer drei aufeinander aufbauende Schritte einer klar definierten Digitalisierungsroadmap, die das Network Building in den Vordergrund stellt.
In einem ersten Schritt geht es um die Schaffung eines eng vernetzten Beschaffungsnetzwerkes, das alle Geschäftseinheiten, Regionen und Funktionen einbezieht und dafür sorgt, dass Synergien aus dem Sharing von Wissen und Aufgaben genutzt werden können. Nur so können Bündelungseffekte konzernübergreifend gehoben werden.
In einem zweiten Schritt geht es darum, konzernübergreifend Cluster Teams als virtuelle agile Teams zu kreieren. Diese haben die Aufgabe, die Geschäftsstrategien und das Wissen über die Beschaffungsmärkte in wertsteigernde Materialfeldstrategien umzusetzen. Sie machen es möglich, dass Thyssenkrupp eine act-as-one-Strategie in den Beschaffungsmärkten fahren kann. In einem dritten Schritt geht es darum, dass die Cluster Teams strategisch ausgewählte Lieferanten in das Hochleistungsnetzwerk digital einbinden. Diese Lieferanten sollen als strategische Partner ganz im Sinne des Supply Chain Managements mit den Thyssenkrupp-Prozessen und -Systemen digital vernetzt werden. So ergibt sich eine effiziente und effektive Kollaboration von vielen internen und externen Partnern. Zwingende Voraussetzung hierfür ist jedoch die Existenz standardisierter gemeinsamer Prozesse und Formate. Diese hat Thyssenkrupp mit SAP Ariba gefunden und dem entsprechenden leistungsfähigen und schnell wachsenden Business Network. Der Essener Technologiekonzern hat sich auf die Fahnen geschrieben, automatisierte und digitale Tools als die neue Normalität in seiner Einkaufsorganisation zu etablieren. Durch die digitale Vernetzung von den Endkunden bis zu den Lieferanten wird es möglich, neue (digitale) Produkte, Services, Lösungen und Geschäftsmodelle mit den Lieferanten zu kreieren.
Fallstudie Thyssenkrupp
An der Fallstudie Thyssenkrupp wurde deutlich, dass der digitale Wandel nicht nur die Prozesse im Einkauf verändert, sondern auch die Rolle des Einkaufs im Supply Chain Management neu definiert: Die transaktional ausgerichtete Einkaufsorganisation ist ein Auslaufmodell. Der moderne Einkauf positioniert sich als bestens nach innen und außen vernetzter Business Partner im Rahmen eines übergreifenden Supply Chain Managements. Als solcher kann der Einkauf beachtliche Beiträge zu Bottom Line und Top Line erbringen.
Der modernen Einkaufsorganisation kommt dabei entgegen, dass auch die führenden Lieferanten kräftig in die Digitalisierung investieren. Vorreiter sind hierbei professionelle Händler. Bernd Herrmann, Mitglied der Konzernführung der Würth-Gruppe skizzierte in seiner viel beachteten Key Note, wie Würth den Vertrieb im Zeitalter der Digitalisierung neu ausrichtet. Würth geht es vor allem darum, den Kunden durch die intelligente Verknüpfung der verschiedenen Vertriebskanäle flexible Beschaffungslösungen zu bieten. Der Händler hat sich daher auf die Fahnen geschrieben, sein Geschäftsmodell vom klassischen Direktvertriebsunternehmen zum Multikanalunternehmen systematisch weiterzuentwickeln. Man hat erkannt, dass die Digitalisierung eine höhere Adaptionsfähigkeit verlangt, dass strategische Anpassungen schneller realisiert und neue Geschäftsmöglichkeiten bis hin zu neuen Geschäftsmodellen schneller genutzt werden müssen. Dabei stellt sich die Herausforderung, dass die Architektur der Supply Chain mit der Geschäftsmodellentwicklung Schritt halten muss, denn Warenverfügbarkeit, Sortimentsbreite und transparente Belieferungsprozesse sind heute mehr als zuvor kritische Erfolgsfaktoren. Das tägliche Geschäft ist zurzeit noch dadurch gekennzeichnet, dass für den Kunden mit jeder weiteren Bestellung zusätzliche Transaktionskosten einhergehen. Diese Kalamität resultiert aus der Existenz verschiedener Bestelloberflächen und -prozesse sowie mehrerer Abrechnungsprozesse. In nächster Zukunft soll es eine Bestelloberfläche mit einmaligen Transaktionskosten geben.
Die 8. BME eLösungstage boten einen umfassenden Überblick über die nächsten Schritte der digitalen Transformation. Wichtig ist, dass die Einkaufsorganisationen eine Digitalisierungsroadmap entwickeln und die Menschen im Change Management mitnehmen. Die digitale Transformation betrifft die Einkaufsorganisationen vom ersten bis zum letzten Mitarbeiter. Man geht mit den Stammkräften auf die Reise. Es wird nicht gelingen und es ist auch nicht nötig, ausschließlich auf die sogenannten Digital Natives, die ohnehin nicht in ausreichender Zahl zu bekommen wären, zu setzen. In der Konsequenz heißt dies, dass für die Implementierung End-to-End-integrierter Workflows, die Nutzung kollaborativer Business-Netzwerke und die effektive Nutzung von Business Analytics sehr viel in Training und Coaching der Mitarbeiter investiert werden muss. Daneben gibt es eine weitere gefährliche Baustelle: Eine Strategie gegen Hacker und gegen die grassierenden Cyberattacken muss her. Tempo ist angesagt!

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Prof. Dr. Robert Fieten, fachlicher Berater der Beschaffung aktuell, Köln

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Die BME-eLösungstage sind die größte Veranstaltung für elektronische Lösungen in Einkauf und Supply Management in Europa. Nächster Termin: 13. bis 14. März 2018.
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