Beschaffung aktuell: Auktionen bei Ebay sind ein Kinderspiel. Was hält den Einkauf davon ab, Auktionen zu nutzen?
Andreas Zimmermann: Bei einer Auktion kann man leider einiges falsch machen. Auktionen brauchen Vorwissen und Vorbereitung. Fehlt dieses, ist aus gutem Grund Vorsicht geboten. Das gilt umso mehr für den B2B Einkauf, in dem es um viel mehr geht, als allein den günstigsten Anbieter zum billigsten Preis zu finden.
Beschaffung aktuell: Dennoch gibt es seit 20 Jahren Tools für E-Auctions. Das Thema ist also nicht neu.
Zimmermann: Zur Jahrtausendwende wurden E-Auctions mit den ersten Systemen tatsächlich sehr populär, aber ein unbedachter Start in vielen Unternehmen und schlechte Erfahrungen haben in vielen Einkaufsabteilungen zu einem „Finger weg“ geführt. Dabei hat kaum jemand hinterfragt, warum Auktionen schiefgehen bzw. damals in der Breite schiefgegangen sind. Zurück blieb also ein gewisses Stigma. Mittlerweile arbeiten die allermeisten DAX-Unternehmen bei sehr großen Losen durchgängig mit elektronischen Auktionen und haben hierfür ihre Spezialisten im Einkauf. Konzerne nutzen diesen Hebel. Alle anderen lassen sich die Savings entgehen.
Beschaffung aktuell: Was kann Mysupply denn besser als die klassischen Tools?
Zimmermann: Mysupply ist kein weiteres Tool für E-Auctions, sondern eine elektronische Verhandlungsplattform. Wir sprechen deshalb auch von e-Negotiation. Mysupply begleitet die komplette Verhandlung, von der elektronischen Ausschreibung, über die Verauktionierung (so das System eine Auktion empfiehlt) bis zum Zuschlag. Das System empfiehlt – im Gegensatz zu den gängigen Tools – dem Einkauf jeweils den besten Verhandlungsmechanismus. Das heißt, der Algorithmus berechnet, ob nach der Ausschreibung eine Auktion Sinn macht und welche Auktionsform dann die geeignetste ist.
Beschaffung aktuell: Warum ist die Materie für Einkäufer so schwierig?
Zimmermann: Viele klassische Auktionstools bieten eine Vielfalt und Komplexität ab. Wenn ich diese nutzen will, brauche ich als Einkäufer sehr viel Spezialwissen und muss mich sehr gut vorbereiten. Auktionen funktionieren nach Mechanismen, die die Spieltheorie, ein Teilgebiet der Mathematik, abbildet. Wie sich Verhandlungspartner unter bestimmen Konstellationen verhalten, kann ich vorhersagen und sollte dies auch können, um das für mich beste Verhandlungsergebnis zu erzielen. Als Auktionsprofi mit einer entsprechenden Ausbildung kann ich damit im A-Güter-Bereich sehr wirkungsvoll sein. Für den B- und C-Güter ist das allerdings eher ein „Mit Kanonen auf Spatzen schießen“. Mysupply bietet erstmals für die Beschaffung von B- und C-Gütern eine einfache, wirkungsvolle elektronische Verhandlungslösung, die jeder ohne tiefere Kenntnisse über Auktionen unkompliziert nutzen kann. Sogar Fachabteilungen können darüber Bedarfe verauktionieren.
Beschaffung aktuell: Wie entstand die Idee zu dieser elektronischen Verhandlungslösung?
Zimmermann: Wir kommen ursprünglich aus der Unternehmensberatung. Bei den Verhandlungen mit dem Einkauf hat mich immer verwundert, dass man dort nicht verstärkt den Wettbewerb nutzt und Auktionen durchgeführt. Wir haben unsere Vorstellungen dann in ersten Software-Piloten umgesetzt und mit zahlreichen Unternehmen darüber gesprochen. Das hat uns bestärkt, das Projekt weiterzuverfolgen und die Software zur Marktreife zu bringen.
Beschaffung aktuell: Warum brauche ich trotz Katalog und Rahmenvertrag noch Auktionen?
Zimmermann: Beide haben absolut eine Daseinsberechtigung, um die Versorgungssicherheit herzustellen. Beste Preise erziele ich damit aber nicht, da ich den Wettbewerb nicht nutze. Das gelingt nur, indem ich auf Basis von Angeboten den Bedarf im zweiten Schritt verauktioniere.
Beschaffung aktuell: Wie stellt Mysupply sicher, dass das Gebot, das den Zuschlag erhält, auch in Bezug auf die Leistung passt?
Zimmermann: Mysupply erstellt für jede Vergabe eine Bewertungsmatrix auf Basis eines Bonus-/Malus-Systems. Die Bewertung sorgt, dass nicht einfach nur das günstigste, sondern immer das beste Angebot gewinnt.
Beschaffung aktuell: Welche Intelligenz steckt im Mysupply-Algorithmus?
Zimmermann: Wir wissen durch die Ausschreibungsergebnisse und weitere Quellen viele Dinge über den Wettbewerb bei einer Ausschreibung. Unser spieltheoretischer Algorithmus führt die wesentlichen Informationen zusammen und schlägt dem Einkäufer den optimalen Verhandlungsmechanismus vor. Trotzdem bleibt der Einkäufer frei, wie er letztlich verhandeln möchte.
Beschaffung aktuell: Welche Warengruppen eignen sich besonders?
Zimmermann: Elektronische Auktionen sind besonders wirkungsvoll, wenn es einen hohen Wettbewerb gibt. Über das cloudbasierte RFP-Modul hilft Mysupply dem Einkauf aber auch ohne E-Auction dabei, einfache Beschaffungsvorgänge zu automatisieren. Noch einmal zur Erinnerung: Auktionen machen nicht immer Sinn. Wann und wo sie Sinn machen, diese Empfehlung gibt im Anschluss an die Ausschreibung das Tool. Hierfür passen wir das System über unsere Workflows an die unterschiedlichen Warengruppen und den individuellen Bedarf des Unternehmens an. Das geht ohne viel Aufwand. Wir wollen, dass der Einkauf ein maßgeschneidertes Tool nutzt und Spaß daran hat.
Beschaffung aktuell: Mit welchen Effekten kann ich rechnen? Wo entsteht der größte Nutzen?
Zimmermann: Mit klassischen E-Auction-Tools lassen sich durch Savings und Prozesskostenoptimierungen durchschnittlich 18 Prozent einsparen. Die Savings sind dabei mit rund 10 Prozent der größere Hebel. Ich behaupte, mit Mysupply schaffen wir nochmal ein Stück mehr. Der Nutzen entsteht überall dort, wo ich es nie in Erwägung gezogen hätte, im Anschluss an eine Ausschreibung eine Auktion aufzusetzen. Und das betrifft in den meisten Unternehmen den allergrößten Teil der Vergaben.
Beschaffung aktuell: Wie sieht es mit Dienstleistungen aus?
Zimmermann: Für Dienstleistungen ist es besonders wichtig, die richtigen Dinge vor der Auktion zu klären und in den Ausschreibungsunterlagen zu spezifizieren. Auch wenn es qualitative Unterschiede zwischen den Angeboten gibt, müssen sie dennoch vergleichbar sein. Erst dann kann ich mithilfe der Bewertungsmatrix eine sinnvolle Auktion durchführen.
Beschaffung aktuell: Lassen sich andere E-Procurement-Lösungen an Mysupply andocken?
Zimmermann: Mysupply funktioniert standalone, kann aber zur Effizienzsteigerung an beliebige Systeme angeschlossen werden. Unternehmen können alle vor der Vergabe liegenden Prozesse andocken und alle darauffolgenden. Hierfür stellen wir Schnittstellen über EDI, OCI und weitere Technologien zur Verfügung.
Beschaffung aktuell: Was sind für Mysupply die nächsten Schritte?
Zimmermann: Derzeit steht die Anbindung von Sourcing-Partnerportalen ganz oben auf der Liste. Darüber hinaus arbeiten wir an wirkungsvollen Verhandlungsagenten und weiteren E-Auction-Methoden, um noch mehr Verhandlungsalternativen zu schaffen. Damit werden wir auch den Algorithmus stetig weiter verbessern.
Das Gespräch führte Annette Mühlberger, Journalistin, Gärtringen
