Der Beschaffungsbereich liegt oftmals nicht im Fokus des Managements, wenngleich die alte Kaufmannsregel „Der Gewinn liegt im Einkauf“ heute mehr denn je gilt. Thomas Mademann, Geschäftsführer der GMVK Procurement Group, geht noch einen Schritt weiter und empfiehlt: „Der Einkauf sollte gerade in mittelständischen Unternehmen der Industrie eine zentrale Rolle haben.“ Erfolgreicher Einkauf stellt sich allerdings nach den Erfahrungen von Mademann nicht von selbst ein – er ist vielmehr das Ergebnis eines Prozesses von detaillierter Analyse und intensiver interner Kommunikation auf Basis einer wissensbasierten strategischen Entscheidung. „Es geht nicht vordergründig um Einsparungen im Sinne von geringeren Ausgaben, sondern um die unter Total Cost-Gesichtspunkten betrachtete Ergebnissteigerung. Dies gelingt mit optimierten Informationsflüssen im Unternehmen und einer stärkeren Positionierung des Einkaufs.“ Unter dem Ziel der Absicherung des wirtschaftlichen Erfolges sind alle Unternehmensbereiche gefordert. Im besten Fall nimmt der Einkauf gemeinsam mit Produktion und Logistik schon in der Produktentwicklung, aber auch in der ständigen Verbesserung der Produktionsprozesse und in Distribution und Vertrieb Einfluss auf notwendige Beschaffungsentscheidungen. Die Basis dafür ist die laufende Identifikation von Einkaufshebeln und die Messung von Einkaufserfolgen, aber auch deren Visualisierung und Kommunikation in die anderen Fachbereiche des Unternehmens.
Alle Entscheidungen im Unternehmen sollten datenbasiert sein. Für den Einkauf verlangt dies vor allem die Schaffung von Transparenz zu Bedarfen und Beschaffungsmärkten. Auf dieser Grundlage gilt es die benötigten Material- bzw. Leistungseigenschaften detailliert zu definieren. Für Werkzeuge und Hilfsstoffe sind beispielsweise auch Fragen nach dem Kosten-Leistungsverhältnis zu beantworten – jegliches Material sollte unter Total Cost-Betrachtung, die auch mögliche Produktivitätssteigerungen und die Cost of Quality einschließen, optimiert sein. Mit einer konsequent verfolgten Strategie ergibt sich so eine nachhaltige Kostensenkung und eine Optimierung der internen Abläufe wie auch der externen Beziehungen zu Lieferanten. „Der Einkauf wird vom Bestellbüro zum Werttreiber,“ betont Mademann, „er schafft das aber nur mit einer gut funktionierenden Datenverarbeitung. In aller Regel brauchen außerdem die vorhandenen Artikelstamm- und Bewegungsdaten eine Anreicherung.“ Die GMVK nutzt in ihren Projekten die selbst entwickelte und in vielen Projekten bewährte ICM®-Methode (Information Chain Management). In Kooperation mit dem Unternehmen Detect Value – der Name ist Programm – wurde ein Cockpit für den strategischen Einkauf entwickelt, das Daten visualisiert, Entscheidungsgrundlagen schafft und Lösungsoptionen aufzeigt sowie Einkaufserfolge misst und revisionssicher berichtet. Damit finden die Einkaufsabteilungen ihren Weg durch den Datendschungel.
Dr. Jörg Thienemann, Geschäftsführer der Detect Value, stellte im Juni 2017 zusammen mit Thomas Mademann in einem gemeinsamen Webinar dieses Cockpit, basierend auf dem etablierten Softwarestandard das EDV-Programm Qlik vor. Thienemann: „Qlik dient uns als technologische Plattform für die Analyse, Bewertung und Optimierung der Einkaufsprozesse. Nach Abschluss des Beratungsauftrags können unsere Kunden das Instrument selbst übernehmen und in ihre Arbeit implementieren, aber auch in allen anderen Unternehmensbereichen wie zum Beispiel Finance und Controlling oder Logistik/Supply Chain einsetzen.“ Der Vorteil dieses Herangehens ist, dass die neuen Standards und Abläufe dauerhaft genutzt werden und zu fortgesetzten Verbesserungsprozessen führen, die im Unternehmen selbst generiert werden.
Individuelle Anpassung
Daten aus unterschiedlichen Datenquellen, auch aus verschiedenen EDV-Anwendungen, werden im Einkaufs-Cockpit gebündelt und harmonisiert. Die entstehende Dateninfrastruktur ermöglicht jede gewünschte Form der Auswertung. Individuelle Rollen und Berechtigungen werden vergeben und durch spezielle Apps ist auch die Einbindung mobiler Endgeräte vorgesehen. Die Auswertungen münden in Kennzahlensysteme, können grafisch oder tabellarisch dargestellt werden; Zeitabhängigkeiten der Daten werden durchgängig berücksichtigt. Mademann: „Unsere Kunden erfahren mit dem Qlik-basierten Einkaufs-Cockpit eine neue Transparenz und eine messbare Steigerung der Effizienz. Konsistente Datenmodelle mit eingebauten Prüfroutinen vermeiden Fehler. Ein wesentlicher Vorteil für die Nutzer ist auch, dass das System bei Bedarf im eigenen Hause leicht geändert bzw. angepasst werden kann.“ Um abzuschätzen, welche Einsparmöglichkeiten sich im Unternehmen ergeben können, steht für Interessierte auf der Website der GMVK mit dem ICM®-Ergebnisrechner eine unverbindliche Möglichkeit der Selbsteinschätzung. Durch einfache Auswahl der zutreffenden Beurteilungen lassen sich systematisch die individuellen Einsparmöglichkeiten in den einzelnen Warengruppen oder der Gesamtorganisation abschätzen.
