Gebäudedienstleistungen hatten es immer schwer, wenn es darum ging, Budgets für den Aufbau einer eigenen professionellen Struktur, für Modernisierungen und den Einkauf von Qualität zu erhalten. In den letzten Jahren nimmt der Druck auf den Einkauf, Einsparungen zu erzielen, etwas ab. Woran liegt das?
Die Antwort ist einfach: an der guten Konjunktur und der Professionalisierung des Facility Managements. Die prägenden Trends im Überblick sind:
- Verlagerung der Steuerungsaufgaben vom Auftraggeber zum Dienstleister und der Trend zum Multidienstleister
- Steigende Bedeutung des Arbeitsplatzes bei der Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern
- Personal- und Fachkräftemangel bei Auftraggebern und Dienstleistern durch gute Konjunktur und demografischen Wandel
- Digitalisierung und Automatisierung des Facility Managements
- Steigendes Bewusstsein für die Risiken eines unprofessionellen Facility Managements
- Weiter steigende Professionalisierung der Branche
Verlagerung des Service Managements
Der zentrale Trend – zumindest der letzten Jahre – ist die zunehmende Vergabe an Multidienstleister, die sowohl mehrere Gewerke aus einer Hand erbringen als auch das Service-Management übernehmen. Hierdurch wurden die Auftraggeber entlastet, indem Schnittstellen und Steuerungsaufwand abnahmen. Mit der Verlagerung des Service Managements vom Auftraggeber zum Service-Provider geht sowohl das Heben von Synergien einher als auch eine Entlastung der Fachabteilung Facility Management, die sich stärker auf das Entwickeln von Betreibermodellen und der kaufmännischen Verwaltung konzentriert.
Diese Entwicklung hatte Auswirkungen auf die Marktstruktur: Durch organisches und anorganisches Wachstum bildeten sich große Anbieter heraus, während sich andere auf Einzelgewerke, bestimmte Nischenleistungen oder Branchen spezialisierten. Damit nahm die Anzahl der Service-Provider ab, die integrierte Services anbieten können. Noch stärker reduziert ist deren Anzahl, wenn es um eine internationale Vergabe geht.
Fachkräftemangel fordert Umdenken
Der demografische Wandel erschwert nicht nur das Gewinnen und Binden von Mitarbeitern und ist damit eine Herausforderung für die HR-Abteilung, sondern wirkt sich auch auf das Facility Management aus. Insbesondere in Branchen und an Standorten mit einem besonders starken Wettbewerb um hoch qualifizierte Professionals haben deren Prioritäten eine besondere Bedeutung. Gerade die Angehörigen der sogenannten Generation Y legen neben einem attraktiven Gehalt auch Wert auf die passenden Rahmenbedingungen am Arbeitsplatz. Dazu gehört auch – aber nicht nur –, dass das Unternehmen die Wertschätzung der Mitarbeiter durch hochwertige und moderne Arbeitsplätze und eine entsprechende Pflege ausdrückt. Denn immer öfter übt das soziale Umfeld der Millennials Druck aus: Unternehmen mit einer fragwürdigen Nachhaltigkeitspolitik oder schlechten Hygienestandards haben im Wettbewerb um Talente größere Mühen als andere Unternehmen. Es gilt überspitzt, dass sich nicht der Mitarbeiter bei einem Unternehmen bewirbt, sondern umgekehrt. Hierzu trägt auch das Facility Management bei, indem es auf Qualitätsdienstleister achtet und auch Zusatzleistungen anbietet wie etwa Concierge-Services, eine Poststelle, die private Pakete annimmt, et cetera. Dies alles ist nicht nur, aber auch eine Auswirkung der guten Konjunktur. Diese verstärkt eine gesellschaftliche Entwicklung und ist durch ein Plus an Qualität gekennzeichnet.
Moderne Gebäude und Gebäudetechnik unterstreichen nicht nur die Arbeitgebermarke, sondern sie sind eine Voraussetzung, um das Facility Management in das Zeitalter der Digitalisierung zu übertragen. Das gilt für eine „intelligente“ Gebäudetechnik, die Klimatisierung am Bedarf orientiert, ebenso wie für Internetverfügbarkeit auch in Kellern und abgelegenen Räumen. Ein digitalisiertes Facility Management nutzt die vom Gebäude erzeugten Daten, um in Echtzeit den Status abzurufen, Prozesse zu automatisieren und am Bedarf auszurichten. Vieles davon ist auch nachträglich ausrüstbar, zum Beispiel mittels Sensorik – Service-Roboter stellen indes aktuell noch besondere Anforderungen wie automatische Schiebetüren, Verzicht auf Treppen und andere Barrieren.
Digitalisierung erfordert Investitionen
Warum ist dies für die Beschaffung von Facility Services relevant? Um Innovationen nutzen zu können, sind sowohl Investitionen in IT als auch weitere Voraussetzungen notwendig. Flächendeckende WLAN-Anbindung ist ein wichtiges Detail, eine zeitgemäße Erfassung des Gebäudes und ein CAFM-System Grundvoraussetzungen, um Optimierungen umsetzen zu können. Dabei ist etwa die Nacherfassung des Gebäudes die Voraussetzung für ein smartes Gebäude und spielt eine wesentliche Rolle im Rahmen der Betreiberverantwortung. Turnusgemäße Wartungen erfordern nicht nur eine Protokollierung der geleisteten Maßnahmen, sondern auch ein Erinnern daran, dass die Wartung fällig ist.
Multidienstleister gewinnen an Bedeutung
Die Digitalisierung ist ein geeigneter Vorwand, um aus Sparmotivation versäumte technische Entwicklungen nachzuholen. Unter diesen Gesichtspunkten tritt das Generieren von Savings bei der Neuvergabe der Facility-Management-Aufträge in den Hintergrund zugunsten der qualitativen Verbesserung. Dies gilt auch für die Service-Qualität: Was nutzt es, einen günstigeren Dienstleister zu beauftragen, der dem Qualitätsmanagement nur eine untergeordnete Rolle zuweist? In der Konsequenz steigt die Reklamationsquote und damit der Steuerungsaufwand.
Die Digitalisierung im Facility Management ist noch vergleichsweise wenig fortgeschritten. Viele Dienstleister entwickeln Produkte und Services hierzu und diese Investitionen gilt es, durch Aufträge zu refinanzieren. Dies wirkt sich auch auf die Bearbeitung von Angebotsaufforderungen aus.
Anreize für Innovationen bieten
Alle diese Entwicklungen führen dazu, dass Dienstleister sich auf erfolgversprechende Vergaben konzentrieren. Vergabeverfahren und Bedingungen wie Zahlungsziele von 180 Tagen, E-Bidding und Vergaben an den günstigsten Dienstleister ohne Berücksichtigung von Betreiberkonzepten reduzieren die Attraktivität der Aufträge und somit die Auswahl zwischen verschiedenen Bietern. Organisationen, die sich einen innovativen Dienstleister wünschen, der zu einer zukunftsorientierten Positionierung des Auftraggebers beiträgt, sollten mehr denn je auf Nachhaltigkeit, Konzepte und ergebnisorientierte Angebote Wert legen und Anreizsysteme für das Einbringen von Innovationen und partnerschaftlichem Handeln setzen.
Mitarbeiterzufriedenheit auch mit den Facility Services wird zukünftig noch mehr als jetzt zu einem Wettbewerbsvorteil, denn die demografische Lage wird sich auch bei einer abschwächenden Konjunktur nicht wesentlich entspannen. Die Zukunftsaufgabe schlechthin, das Digitalisieren und Automatisieren der eigenen Immobilien, ist schlichtweg nicht zum Nulltarif zu haben. Ein willkommener Nebeneffekt ist die steigende Professionalisierung der Branche – und das wirkt sich auch positiv auf das Branchenimage aus.
Datengrundlage
Facility Management – der Markt
Im 15. Jahr der jährlichen Dienstleisterbefragung zum deutschen Facility-Service-Markt befragte die Lünendonk & Hossenfelder GmbH erstmals auch Auftraggeber zu ihrer Markteinschätzung. Dieser Beitrag basiert auf den Antworten von 75 Studienteilnehmern, die
5,5 Mio. Mitarbeiter beschäftigen und in 2017 rund 780 Mrd. Euro umsetzten. Die neutrale Auftraggeberstudie wurde mit freundlicher Unterstützung der Brancheninitiative Facility Management – die Möglichmacher durchgeführt.
Thomas Ball, Senior Consultant,
Lünendonk & Hossenfelder GmbH
