Heute klingt es sehr befremdlich, aber 2015/16 machte der Ölpreisverfall dem damaligen Öl- und Gaskonzern OMV sehr zu schaffen. Der Betriebsgewinn des österreichischen Unternehmens brach um die Hälfte ein. Um den Preisverfall gegenzusteuern, musste die OMV auf die Kostenbremse treten. Ein umfassendes Modernisierungsprogramm sollte Abhilfe schaffen. Auch der Einkauf mit seinem damaligen erheblichen Administrationsaufwand stand auf dem Prüfstand. Denn das Unternehmen hatte in der Vergangenheit wiederholt Unternehmen aufgekauft und verkauft, so waren die Einkäufer mit sehr heterogenen Prozessen und IT-Systemen konfrontiert.
Mit dem neuen CPO Klaus Blachnik wurde im gesamten Konzerneinkauf eine ganzheitliche Transformation eingeleitet. Dabei spielten neben der Unternehmensstruktur und den organisatorischen Änderungen die IT-Infrastruktur eine wichtige Rolle.
Mehr Zeit für die Wertschöpfung
Das neue IT-Setup sollte die integrierte Beschaffungsorganisation unterstützen und es den Anwendern ermöglichen, weniger Zeit mit administrativen und mehr Zeit mit wertschöpfenden Tätigkeiten zu verbringen. Jeder Einkäufer soll die Möglichkeit haben, für alle Unternehmenseinheiten einzukaufen, mit demselben Prozess, mit einem zentralen Zugangspunkt, unabhängig davon, wo sich dieser Einkäufer befindet.
Technisch gesehen begann die Transformation mit der globalen Implementierung von SAP Ariba, einschließlich der Module Sourcing & Contracts, Supplier Management und Supplier Risk als Fast Track Initiative. Ziel war es zunächst, den Kernprozess der Beschaffung zu digitalisieren und die Grundlage für eine einheitliche Prozess-Engine und einen Data Lake zu schaffen, um so mehr Transparenz zu schaffen. Mit S/4 HANA begann dann die Implementierung von Central Procurement, das half, die Beschaffungsprozesse aus verschiedenen ERP-Systemen zu verbinden und eine zentrale Ebene für ein zukünftiges Betriebsmodell zu schaffen.
Homogene und integrierte Systemlandschaft
Mit SAP S/4 HANA Central Procurement und SAP Ariba verfügte der OMV-Einkauf über eine homogene und integrierte Systemlandschaft, die die Beschaffungsprozesse vereinfacht und automatisiert, während andere Bereiche und Abteilungen nahtlos an den HANA-Kern angeschlossen werden konnten. Damit erreichte man die zentrale Beschaffungsfunktion vollständig zu vernetzen sowie die Beschaffung, Verhandlung und Abstimmung über eine zentrale Plattform zu ermöglichen.
SAP Ariba bietet die Schnittstellen, Workflows und Automatisierung, um die Prozesse Procure2Pay und Source2Contract reibungslos zu vereinfachen. Zudem schaffte der Single-Entry Point für alle Beschaffungsaktivitäten mit der konsequenten One-Tool-Strategie eine bessere und höhere Akzeptanz bei den Stakesholdern. Aktuell arbeitet das Team daran, die Automatisierung durch zusätzliche Funktionen wie KI und RPA-Bot-Anwendungen weiter zu erhöhen.
Zu den Initiativen, die sich in der OMV bereits bewährt und etabliert haben, zählen zum Beispiel der Chatbot, welchen ich jederzeit um den Status einer Bestellung fragen kann, und Ariba Risk. Diese Software durchforstet täglich Hunderte und Tausende von Online-Nachrichten, um wichtige Aktualisierungen in Bezug auf die Lieferanten zu identifizieren. Auf diese Weise kann der OMV-Einkauf so schnell wie möglich auf Veränderungen im Markt reagieren.
Drei Hauptsäulen der Beschaffungsstrategie
Die Lösung wird derzeit mit Unterstützung des Dienstleisters Apsolut implementiert, einem Partner, der sich mit SAP Procurement Tools und Prozessen bestens auskennt. Da Central Procurement und Central Contracting noch sehr neu auf dem Markt sind, arbeitet die OMV auch sehr intensiv mit SAP zusammen, um Feedback zum Reifegrad des Tools zu geben und dessen Fähigkeiten gemeinsam zu entwickeln.
Inzwischen wurde auch die Nachhaltigkeit als eine von drei Hauptsäulen in die OMV-Beschaffungsstrategie aufgenommen und damit ein neuer Schwerpunkt in die Transformation-Roadmap aufgenommen. Mit Lieferantenaudits, dem Together for Sustainibility Membership und einem Top-Ranking im Ecovadis Score arbeitet die OMV intensiv daran, den ökologischen Fußabdruck jedes Einkaufs und aller Lieferanten sichtbar zu machen. Dieser Carbon Footprint soll als Teil der Reporting-Lösung in die OMV eingebettet und als Kriterium für die Bewertung konkurrierender Lieferanten bei Ausschreibungen herangezogen werden.
So hat sich die OMV Beschaffung in den vergangenen fünf Jahren zu einem geschätzten Partner entwickelt, der im gesamten Unternehmen sowie extern anerkannt ist. (sas)
Lesen Sie im Anschluss unser Interview mit Klaus Blachnik, CPO, und Martin Traxl vom Team OMV:
Mit Effektivität und Effizienz zum Value Creating Procurement
