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Einkaufslösung für indirekte Bedarfe

Digitalisierung der indirekten Beschaffung mit der Veenion GmbH
Indirekter Bedarf: Eine Plattform für alles

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Carsten Blaha, Vertriebs- und Marketingleiter der Veenion GmbH Bild: Veenion
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Eine Software für die elektronische Optimierung der Beschaffung von indirekten Bedarfen bei mittelständischen und großen Unternehmen, das ist Veenion. Sie bietet eine standardisierte, workflow-basierte On-Demand-Einkaufslösung. Über die Herausforderungen der Bündelung in einem heterogenen Umfeld, die Trends im Markt und die Vorteile einer Plattform für alles sprachen wir mit Carsten Blaha, Leiter Vertrieb und Marketing.

Beschaffung aktuell: Auf Ihrer Webseite heißt es: „Die Veenion GmbH hat sich auf elektronische Beschaffungslösungen spezialisiert. Durch den individuellen Einsatz der Softwarelösungen werden sämtliche operative Beschaffungs-, Rechnungs- und Handelsprozesse optimiert und an die Kundenbedürfnisse und Anforderungen der Kunden angepasst.“ Das klingt allumfassend. Wo genau liegen Ihre Schwerpunkte?

Carsten Blaha: Unser Fokus liegt klar auf den indirekten Materialien und Dienstleistungen – obschon auch direkte Waren über unsere Plattform bestellt werden. Gerade für dezentrale Organisationen mit sehr unterschiedlichen Bedarfen, also Unternehmen mit zahlreichen Töchtern, Universitäten mit vielen Instituten oder internationale Konzerne, bildet Veenion für den indirekten Einkauf die Klammer. Hierfür binden wir jegliche statischen Kataloge und Webshops ein, integrieren Plattformen wie Mercateo und Amazon Business, sind Schnittstelle zu allen ERP-Systemen und konfigurieren das Tool über unsere Workflow-Engine so, dass die Bedarfsträger am Ende wirklich allen Bedarf über unser System bestellen und alle damit verbundenen Prozesse digitalisiert sind. Die Katalogquoten unserer Kunden sind sehr hoch. Maverick Buying geht extrem zurück. Auch kleine, regionale Partner wie zum Beispiel Lieferanten für die örtliche Kantine lassen sich hervorragend anbinden. Damit bieten wir die Möglichkeit, den kompletten indirekten Bedarf zu bündeln und die Prozesse zu vereinheitlichen. Und das ohne Ausnahme. Hinzu kommen intelligente Lösungen wie Werkzeugschränke in Werkstätten, der Instandhaltung oder Fertigung, die über Veenion ihren Bedarf selbst nachordern. Auch der Bedarf an Arbeitsschutzmaterialien lässt sich damit effizient managen. So ein 24/7-Zugriff mit automatisierter Bestellfunktion ist etwa für den Schichtbetrieb ideal.

Beschaffung aktuell: Was sind die besonderen Stärken Ihrer Plattform?

Blaha: Einer unserer stärksten USPs ist tatsächlich unsere langjährige Erfahrung am Markt mit Hunderten von Digitalisierungsprojekten im indirekten Einkauf in praktisch allen Branchen und Unternehmensgrößen. Unsere Kunden kommen aus der Industrie, aus dem Dienstleistungssektor und beschaffen für die öffentliche Hand. Das Spektrum ist extrem breit und geht von Flughäfen, Universitäten, dem produzierenden Mittelstand bis zum internationalen Großkonzern. Genau diese Erfahrungen kommen unseren Kunden zugute – von der Bedarfsabfrage über Kataloge, Freitext und RFQ sowie die komplette automatische Bestellabwicklung mit Lieferschein, Wareneingang und Rechnungsfreigabe.

Beschaffung aktuell: Worin unterscheiden Sie sich von anderen Anbietern?

Blaha: Der Einkauf ist sehr oft mit einem heterogenen, sich ständig wandelnden Umfeld konfrontiert. Wir schaffen mit unseren Lösungen eine einheitliche Schicht für die Beschaffungsprozesse, die diese heterogene Welt (Standorte, Teilunternehmen, ERP-Systeme, Warengruppen etc.) in einer einzigen Plattform integriert. Mit unserem visuellen Workflow-Designer entwickeln wir auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnittene Prozesse und können diese im Rahmen eines aktiven Changemanagements immer wieder an ein neues Umfeld adaptieren. Das heißt der Kunde erhält nicht nur einen Maßanzug, sondern auch ein System, das sich im laufenden Betrieb hervorragend anpassen lässt. Schnell und transparent und allein durch Konfiguration der Lösung.

Beschaffung aktuell: Gerade im Bereich Dienstleistungsbeschaffung haben viele Unternehmen Strukturierungsbedarf. Wie können Sie diese unterstützen?

Blaha: Dienstleistungen lassen sich, das ist unsere Erfahrung aus den bisherigen Projekten, hervorragend als „bestellbare Artikel“ in einem eigenen Dienstleistungskatalog abbilden. Darüber hinaus bieten wir die formulargestützte Anfrage bei Lieferanten, bis hin zur Bestellung, aber auch die vollständige Integration der Lieferanten mit ihrer Dienstleistung, auch z. B. die Einbindung von Shops oder Anfragesystemen. Die Herausforderung bei Dienstleistungen ist deren Steuerung, Leistungserfassung und automatisierte Abrechnung. Hier kommt es auf eine einfache Integration der Lieferanten in den Prozess an.

Beschaffung aktuell: Im P2P-Prozess kämpfen auch große Unternehmen noch mit der Schnittstellenproblematik. Das Ziel, ein durchgängiger automatisierter Prozess, scheint nicht erreichbar. Welche Lösungen bietet Veenion an?

Blaha: Diese Herausforderung entsteht meist, wenn weitere, externe Partner bei Projekten dieser Art hinzukommen. Die Kunst liegt dann darin, „alle unter einen Hut zu bekommen“ bzw. das Verständnis zu schaffen, einheitliche Strukturen zu implementieren und mit einheitlichen Standards zu arbeiten. Veenion setzt schon lange auf Standards wie z. B. openTRANS oder ZUGFeRD, um eine Integration aller Prozessbeteiligten zu ermöglichen.

Beschaffung aktuell: In vielen Unternehmen ist ja bereits die eine oder andere Plattform zur Beschaffung im Einsatz. Wie geht Ihre Lösung damit um?

Blaha: In der Regel treffen wir auf die Situation, dass Unternehmen keine oder veraltete Lösungen im Einsatz haben, die ersetzt werden soll. Selbstverständlich können wir aber auch bestehende Lösungen ergänzen, etwa wenn es darum geht, im SAP-Umfeld eine Kataloglösung mit Qualitätsprüfung und Lieferantenunterstützung anzubieten. Oder wir integrieren die bestehenden Lösungen. So lassen sich zum Beispiel vom Lieferanten genutzte Shopsysteme via OCI problemlos einbinden.

Beschaffung aktuell: Wie gefragt ist die Schnittstelle zu Amazon Business?

Blaha: Veenion hat die Amazon Schnittstelle als einer der ersten Anbieter umgesetzt. Die Schnittstelle wird häufig angefragt, die Nutzung bei unseren Kunden ist aktuell aber noch verhalten. Viele Unternehmen bzw. die Einkaufsabteilungen fürchten, bei einer Freigabe des Amazon-Portfolios zu viel Freiheit an die Besteller abzugeben. Auch wird versucht, die Bündelung der Bedarfe bei speziellen Lieferanten in den Warengruppen zu forcieren – mit der Freigabe des Amazon Portfolios oder anderen Marktplätzen wird dieses Ziel natürlich unterwandert. Oft werden diese Lösungen aber genutzt, um den Einkauf bei Sonderbestellungen oder Spezialbedarfen zu unterstützen bzw. zu entlasten.

Beschaffung aktuell: Ein Ausblick: Was sind die nächsten Schritte in Ihrem Portfolio?

Blaha: Aktuell arbeiten wir an einer neuen Version des Lieferanten-Managements, das weit über das Verwalten von Lieferantendaten und Fristerinnerungen hinausgeht. Neben der Überarbeitung bzw. Neuausrichtung unserer Staging-Plattform, die Lösung für die Katalogbearbeitung, -prüfung und Katalogintegration, werden wir im nächsten Jahr ein Modul für das Lieferantenmanagement anbieten. Die logische Konsequenz bzw. Weiterentwicklung des Moduls „Vertragsmanagement“, um die Einbindung von neuen Lieferanten zu vereinfachen, aber auch die qualitative Überprüfung und Bewertung der Lieferanten zu ermöglichen.

Die Fragen für Beschaffung aktuell stellte
Annette Mühlberger, Journalistin, Gärtringen



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