Weitsichtige Strategen in den Unternehmenszentralen haben schon lange auf den Trend der Digitalisierung reagiert und ihre digitale Strategie entwickelt oder sie beim CDO „Chief Digital Officer“ in Auftrag gegeben. Doch wie sieht es mit dem Einkauf aus? Gibt die Unternehmensleitung auch dem Einkauf vor, sich mit dem Thema Digitalisierun auseinanderzusetzen? Wenn ja, was muss der Einkauf konkret unternehmen, um digitalisiert zu sein? Reicht eine moderne E-Lösung oder braucht die Beschaffung mehr, um in einer digitalisierten Business-Welt weiterhin erfolgreich agieren zu können?
Das Internet als weltumspannende, allzeit für alle(s) erreichbare Kommunikationsplattform ermöglicht Echtzeit-Kommunikation zwischen Mensch und Mensch, Mensch und Maschine sowie Maschine und Maschine (M2M). Digitalisierung ist die technologische Voraussetzung für die vernetzte Kommunikation und Interaktion von Mensch zu Maschine, M2M und von System zu System. Daten und Informationen werden elektronisch ausgetauscht und automatisch weiterverarbeitet. Entscheidungen werden mittels intelligenter Algorithmen berechnet. Einzelne Arbeitsschritte sowie ganze Geschäftsprozesse werden autonom ausgeführt. Digitalisierung ist ein gewaltiger Effizienzbringer und umwälzender Geschäftsinnovator. Heute noch manuelle, wenig wertschaffende Arbeiten reduzieren sich oder fallen ganz weg. Es entsteht Freiraum für Wertschöpfendes. Und den gilt es intelligent zu nutzen!
Systeme und Maschinen steuern Systeme und Maschinen, ein Eingriff des Menschen ist nicht mehr notwendig, er muss nur noch überwachen. Die Echtzeit-Verarbeitung von enormen Mengen und neu entstehenden Daten aus verschiedensten Quellen (Menschen, Systemen, Maschinen) schafft neues Wissen, bessere Planungen, vorausschauende Entscheidungen und innovative Geschäftsmodelle. Gleichzeitig nimmt die Individualisierung von Produkten zu, die zu einer Vielzahl von Varianten und wenigen Stückzahlen führt, Stichwort Losgröße 1. Auch wenn das alles nicht neu ist und schon seit längerem diskutiert und in Teilen bereits angewendet wird: Erst heute und morgen sind Technologie, Vernetzung und IT in der Lage, diese Themen und Ideen zu wirtschaftlichen Bedingungen umzusetzen. Und damit wird es für uns alle, jeden Markt, jede Region und jedes Unternehmen konkret.
Der Einkauf ist eine der Kernfunktionen im Unternehmen. Schon allein deshalb muss der Einkauf die Digitalisierung ernst nehmen. Potentiale und Ideen sind im ausreichenden Maße vorhanden. Beispielsweise bei der Eliminierung von administrativen und transaktionalen Arbeiten, die in den Abteilungen durchaus noch sehr bedeutsam sind. Der strategische, taktische und operative Einkauf bieten genügend Ansatzpunkte zur Automatisierung bis hin zur Autonomisierung.
Warum braucht der Einkauf
die Digitalisierung?
Maschinen oder Systeme der Produktion bzw. Leistungserbringung ordern autonom auf Basis einer vorausschauenden Analyse der Supply-Chain-Daten, die zu bearbeitenden Materialien oder erforderlichen Dienstleistungen oder bestellen selbständig ihre Wartung und Instandhaltung. Die Auswertung vernetzter vielfältiger Daten lässt exaktere Risikoanalysen zu. Neuartige innovative Funktionen werden den taktischen Einkauf mit elektronischer Ausschreibung, Auktion und Vergabe autonom ablaufen lassen. Verhandlungsrobots und Robotic-Process-Automation werden den Einkauf verändern.
Der Einkauf ist schon lange aktiv damit beschäftigt, moderne IT-Systeme einzuführen und insbesondere große Unternehmen haben in den vergangenen 20 Jahren einiges umgesetzt. Der elektronische Datenaustausch zwischen Lieferanten und dem Einkauf z.B. via EDI ist hier zu nennen oder auch die Nutzung von elektronischen Katalogen zum Einkauf von eher indirektem Material sowie Ausschreibungs- und Auktionsplattformen. Die Entwicklung wird weitergehen und insbesondere der Preisverfall der Technologien und der IT werden die Digitalisierung vorantreiben. Einige Visionäre, egal ob Einkäufer, Berater oder Systemanbieter, sind schon weit voraus, was die neuen Funktionen und Möglichkeiten angeht, ganz im Gegensatz zu dem, was in der Realität möglich und vor allem bezahlbar ist.
Warum ist eine E-Lösung im Einkauf
bereits Digitalisierung?
Noch vor einigen Jahren lag der Einkauf oftmals unterhalb des Radars der Geschäftsleitung. Unternehmensweite Optimierungsprogramme liefen ohne oder nur halbherzig unter Einbeziehung des Einkaufs. Seine Aufgabe war einzig, die Konditionen und Preise gegenüber Lieferanten zu reduzieren. In den letzten Jahren hat sich der Einkauf einen neuen Stellenwert erarbeitet. Auch wenn noch längst nicht alles Gold ist, was glänzt, hat es der Funktionsbereich in vielen Unternehmen mit kontinuierlicher Leistung und guten Methoden geschafft, als Business-Partner auf Augenhöhe zu agieren.
Nicht zuletzt durch die technischen Möglichkeiten von E-Lösungen steuert und kontrolliert der Einkauf heute übergreifend seine Prozesse und zunehmend die Supply Chain. Wesentliche Kenngrößen eines Unternehmens beziehen sich auf die Beschaffungskosten bzw. Materialquote. Mit geringer werdenden Eigenfertigungstiefen liegen diese Kostenblöcke durchschnittlich bei etwa 50 % des Unternehmensumsatzes. Dieser Kostenanteil mit seiner Komplexität aus Materialien, Stücklisten, Leistungen, Lieferanten, Lagern, Transporten etc. kann nur mit moderner IT angemessen gesteuert und optimiert werden. Zudem schafft die Automatisierung durch E-Solutions Freiräume für die strategischen und wertschöpfenden Tätigkeiten. So kann der Einkauf heute schon E-Solution-Funktionen nutzen, die die Zusammenarbeit mit den Lieferanten verändert, optimiert und zur Quelle für bessere und mehr Innovationen vom Beschaffungsmarkt macht.
Wie wird sich die Digitalisierung im Einkauf
weiterentwickeln?
Eine abnehmende Wertschöpfungstiefe erhöht die Bedeutung kollaborativer Beziehungen zu den Lieferanten, da der Großteil an Innovation und Geschwindigkeit (time to market) von den Vorlieferanten zum Hersteller getragen wird. Somit schafft der Einkauf die Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit, Innovation und Nachhaltigkeit eines Unternehmens.
Basierend auf diesen Erkenntnissen ist die Auswahl, Einführung und Nutzung einer E-Solution im Einkauf ein erster und wesentlicher Baustein für die Digitalisierung. Die Implementierung einer Systemlösung, sei es für den operativen oder strategisch-taktischen Einkauf oder beides, sollte jedoch gut überlegt und geplant sein. Denn diese Digitalisierung wird eine Veränderung der gewohnten Abläufe und Strukturen mit sich bringen. Und das sollte vor einer Einführungsentscheidung bedacht, geplant und konzipiert werden.
Die mit der Digitalisierung einhergehende Automatisierung und Autonomisierung wird den operativen Einkauf, wie wir ihn heute kennen wandeln in eine Ende-zu-Ende-Verantwortung von der Bedarfsentstehung bis zur Zahlung. Ohne menschliches Zutun tauschen die Systeme und Maschinen alle Bestelldaten, Wareneingänge, Rechnungen und andere Informationen aus und wickeln autonom die Beschaffung ab. Auch der taktische Einkauf wird weitgehend automatisiert werden, nach den Vorgaben des Einkaufs und durch zunehmende Transparenz sowie beste Datenanalysen werden bessere Entscheidungen und zielgerichtetere Strategien im Einkauf möglich. Der Einkauf und Einkäufer wird sich folglich transformieren müssen und am besten beginnt man mit dem ersten Schritt: der Auswahl, Einführung und Nutzung von E-Solutions für den Einkauf.
In den folgenden Ausgaben von Beschaffung aktuell werden wir Ihnen wichtige Auswahlkriterien für digitale Einkaufslösungen vorstellen. Im Fokus der nächsten Ausgabe stehen Auswahlkriterien für operative Prozesse.
Themenvorschau
Serie
- Ausgabe Juni 2017: Ist die Auswahl und Einführung einer E-Solution schon Digitalisierung?
- Juli/August 2017: Auswahlkriterien für operative Prozesse
- Auswahlkriterien für taktische Prozesse
- Auswahlkriterien für strategische Prozesse
- Vorgehensweise zur Auswahl von E-Lösungen im Einkauf
- Planung der Einführung von E-Lösungen/und wozu Change Requests?
- Auswirkungen auf die Einkaufsorganisation
- Auswirkungen für die Bedarfsträger und deren Change Management
- Implementierung der E-Lösung im Einkauf
- Auswirkungen für die Lieferanten und deren Change Management bei der Einführung von E-Lösungen im Einkauf
Joachim v. Lüninck, Managing Partner, amc Group
Fabian Kittel, Senior Consultant, amc Group
Unsere Webinar-Empfehlung
In unserer Websession „Nachhaltigkeit im Einkauf“ geben Unternehmen best practices und stellen ihre Strategien und Lösungen rund um das Thema Nachhaltigkeit im Einkauf vor.
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