Kleiner Aufwand – große Wirkung

Jänecke + Schneemann ist ein mittelständischer Druckfarbenhersteller mit Sitz in Hannover. Das Familienunternehmen wurde 1843 gegründet und wird nun in der sechsten Generation von der Inhaberfamilie geleitet. Mit etwa 34 Mio. Euro Umsatz und 160 Mitarbeitern gehört die Firma zum Mittelstand der Branche, hat aber mit ihren Spezialfarben für Offset-, Flexo-, Blech- und UV-Druck ein qualitativ hochwertiges Angebot mit hohem Marktinteresse, teilweise auch marktführend. Vor allem bei der Herstellung von Druckfarben im UV-Bereich und LMI-Farben kann J+S die sehr hohen Ansprüche seiner Kunden erfüllen und sichert sich damit einen Spitzenplatz in diesen Segmenten. Derzeit baut das Unternehmen seine Niederlassung am Stadtrand von Hannover aus und will zum Jahresende 2013 den gesamten Betrieb dort unter einem Dach zusammenfassen – Investitionssumme über 20 Mio. Euro, ein klares Bekenntnis für die zukünftige Ausrichtung des Familienunternehmens.

Etwa einhundert Produktmuster werden monatlich für die vier Geschäftsbereiche auf Basis der Informationen aus den Beschaffungsmärkten vom Labor oder Einkauf zum Test angefordert. Geprüft werden diese Muster entweder auf Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktqualität, als Alternative zur Sicherung der Rohstoffversorgung und zur Optimierung der Verarbeitungsprozesse. Oder ob sich eine günstigere Substanz verwenden lässt – mit gleich gutem Ergebnis – und geringeren Herstellkosten. Bei der Menge an Proben ist es nicht leicht, den Überblick zu behalten. Da kann es schon auch vorkommen, dass ein Ergebnis nicht alle Beteiligten erreicht. In der Folge sind Rückfragen notwendig, die Zeit verschwenden, Kosten verursachen und zu Verstimmungen führen. Und es können sich auch Fehler oder Verwechslungen einschleichen, die ebenfalls die Abläufe erschweren.

Das betrifft nicht nur die hausinterne Kommunikation, das wirkt sich auch auf Gespräche mit Lieferanten aus, die beispielsweise nach Testergebnissen fragen. Oder aber, der Einkauf muss vor den anstehenden Jahresgesprächen sich die Informationen zur gelieferten Produktqualität oder zum Lieferverhalten oder zur Innovationsfähigkeit einzeln zusammenstellen. In dem hart umkämpften Markt für Druckfarben sind solche Abläufe nicht mehr sinnvoll und dienen nicht zur Verbesserung des Partnershipping oder der Supply-Chain-Kette. Um hier Abhilfe zu finden, wurde eine Arbeitsgruppe zusammengestellt, die einen sauber geregelten Ablauf definieren sollte. Mitglieder der Arbeitsgruppe waren der Einkauf – Einkaufsleiter Achim Haupt und seine Stellvertreterin Silke Erger, die Laborleitung in Person von Dr. Frank Scheifler und die Geschäftsleitung – Christian Jänecke. Sie legten kurzfristig fest, dass eine Datenbank erstellt werden sollte, in der alle eingehenden Proben erfasst werden und die den jeweiligen Bearbeitungsstand der Probe dokumentiert. Dazu wurden auch klare Schreib- und Leserechte für alle Prozessbeteiligten definiert. Die Datenbank hat der Einkauf selbst in Excel konzipiert und nach einer Schleife über die hausinterne IT-Abteilung konnte nach etwa einer Woche – im August 2012 – das Produktmusterarchiv mit Daten gefüllt werden.

Der Ablauf wurde nun folgendermaßen festgelegt: Alle neuen Rohstoffmuster werden nun in einer bereichsübergreifenden Datenbank (Produktmusterarchiv) mit Datum erfasst, entweder vom Einkauf oder vom Labor. Der Einkauf oder die Laborleitung bestellen die Muster, die von den Laboren angefordert werden und tragen dabei die bestellende Abteilung, was bestellt wurde, die Herstellerfirma und das Anforderungsdatum in die Datenbank ein. Dabei muss auch festgehalten werden, warum das Muster bestellt wird, welchen Nutzen man testen will.

Gleichzeitig fordert der Einkauf auch die technischen Informationen und SDB (Sicherheitsdatenblätter) an und legt diese zentral im Intranet ab. Sobald das Muster eingegangen ist, tragen die Labore das Eingangsdatum ein, den Typ (ggf. einen Colourindex), Grund und Prüfergebnis – zunächst als Status1: „nicht geprüft“. Des Weiteren wird dann der Termin für die Abschlussergebnisse besprochen und vereinbart.

Sind die Prüfungen abgeschlossen, tragen die Labore das Prüfergebnis ein, außerdem wird eingetragen, ob das Produkt freigegeben wurde oder nicht, und eventuell noch weitere Bemerkungen. Im nächsten Schritt werden die Lieferanten proaktiv vom Einkauf über das Testergebnis informiert und es werden gegebenenfalls dann weitere Schritte besprochen. Auch dies wird in der Datenbank festgehalten. Erger, Haupt und Scheifler sind sehr zufrieden mit den ersten Ergebnissen ihrer bereichsübergreifenden Datenbank. Die Abläufe haben sich beschleunigt, Labor und Einkauf sind auf demselben Wissensstand und können auf Fragen, beispielsweise von externen Geschäftspartnern, kompetent und umgehend Auskunft geben. Eingehende Proben werden zeitnah bzw. zu einem sinnvollen Zeitpunkt bearbeitet und die Ergebnisse festgehalten.

Sich aus den Proben ergebende Kostenvorteile oder Vorteile für Produkt- und Fertigungsqualität können umgehend genutzt werden. Auch Doppelprüfungen kommen nicht mehr vor. Die Ergebnisse sind in der Datenbank transparent festgehalten und können jederzeit abgerufen werden. Gleichzeitig wurde auch der abteilungsübergreifende Informationsfluss deutlich verbessert: Bei J+S sind die Tests auf mehrere Labore verteilt, diese können nun auch untereinander auf Ergebnisse zugreifen. Aber auch zwischen Einkauf und Technik haben sich der Informationsaustausch und die Zusammenarbeit entspannt.

Die proaktive Informationsweitergabe an die Lieferanten verbessert den Dialog, mit den intensiveren Gesprächen können neue Produkte frühzeitiger vereinbart werden und stehen schneller zur Verfügung. Und, auf diesen Punkt legt Haupt ebenfalls großen Wert: das Risk-Management wurde optimiert – es stehen nun auf einen Blick Alternativen für fast alle Produkte zur Verfügung.