Dass EinkäuferInnen Bedarfsanforderungen ins ERP-System tippen, um dann beim Lieferanten Bestellungen auszulösen, ist schon lange nicht mehr State-of-the-Art. Trotzdem ist das Vorgehen im Mittelstand (und nicht nur dort) noch verbreitet. Dabei brauchen Beschaffungsentscheidungen vor allem eines: eine eindeutige Datenlage. Transparenz über die Ausgaben und die Verteilung der Mengen ist die erste, unumgängliche Maßnahme, um kostenwirksame Entscheidungen zu treffen.
Gerade im indirekten und Dienstleistungseinkauf helfen aktiv gemanagte standardisierte Sortimente zusammen mit einem konsolidierten Stamm von leistungsfähigen Lieferanten die Kosten, Verfügbarkeit und Qualität zu optimieren. Mit unternehmensübergreifenden, automatisieren digitalen Prozessen kann der Einkauf zentral analysieren, schnell reagieren und kommunizieren.
Savings generieren, nachhaltiger einkaufen
Fehlt ein durchgängiges P2P-System, lässt sich der Bestellbezug vieler Rechnungen nicht herstellen. Außerdem müssen die Bestellungen einem einheitlichen Warengruppenschlüssel zugeordnet sein. Gerade beim indirekten Material bleiben sonst zahlreiche Kostenpotenziale ungenutzt. Auch die Umsetzung von Nachhaltigkeitsstrategien lässt sich nur über ein zentrales Bestellsystem steuern.
Durch Kataloge, digital angebundene Lieferanten, dynamische Workflows und eine Integration des E-Procurement-Tools in das ERP-System wird einerseits der Einkauf entlastet. Andererseits eröffnet das Dashboard die klare Sicht auf Ausgaben, Nachhaltigkeitsfortschritte sowie die Liefertreue von Lieferanten.
Moderne E-Procurement-Lösungen wie das Veenion-Tool, das die Beschaffung Aktuell am 24. März im Webinar vorstellt, sind so flexibel, dass sich sowohl Sonder- und Kleinstbedarfe, als auch die unterschiedlichsten Anforderungen einzelner Business-Units im Standard digitalisieren lassen. Den Bestellern bleibt die Flexibilität, Tochterfirmen können individuelle Abläufe abbilden und für den Einkauf läuft trotzdem alles in ein zentrales System und in einen zentralen Spendcube zusammen.
Der Großteil der Use-Cases lässt sich ganz einfach konfigurieren. Workflow- und Rule-Engines passen das System an die Besonderheiten des Unternehmens und der Branche an. Gleichzeitig bringen die Tools moderne Ansätze für das Prozessmanagement mit, die die Beschaffung sehr schnell sehr effektiv machen. Anschaulich zeigen dies die drei folgenden Beispiele aus der mittelständischen Praxis.
Freudenberg hat trotz seiner enormen Diversität (Dichtungen, Schwingungstechnik uvm.) und einer dezentralen Einkaufsorganisation mit dem System von Veenion die indirekte Beschaffung für acht Geschäftsgruppen sowie zwei zentrale Businesseinheiten und Konzernfunktionen vollständig automatisiert. Aufgeschaltet sind auf die Plattform rund 350 Kataloge, dazu kommen zahlreiche OCI-Anbindungen. Auch Ausgabeautomaten sind angebunden. Die Automaten lösen nach Entnahmen die Bestellungen im System selbst aus. Über 2000 Besteller greifen auf die Freudenberg-Plattform zu.
Freudenberg: Divers mit zentraler Plattform
„Die einzelnen Kataloge verhandelt jeweils die Geschäftsgruppe, die bei den Lieferanten den größten Bedarf hat. So teilen wir den Aufwand und alle profitieren“, beschreibt Christoph Stein die Vorteile der zentralen Lösung aus taktischer Sicht. Trotzdem sind die Bestell- und Genehmigungs-Workflows in den einzelnen Gesellschaften unterschiedlich: „Die Mandantenfähigkeit und die sehr flexible Workflow-Engine sind für uns entscheidend“, erklärt der Prozessspezialist, der für die Freudenberg Business Services die E-Procurement-Aktivitäten für die Unternehmensgruppe koordiniert.
G. Rau: Zwei unter einem Dach
Die Unternehmensgruppe G.RAU steht für hochpräzise Metallverarbeitung u.a. für die Automobil- und Elektroindustrie. Zur Gruppe gehört die Admendes GmbH, ein weltweit führender Hersteller von Gefäßimplantaten und Miniaturkomponenten.
Einkaufsleiter Clemens Rapp suchte für beide Gesellschaften nach einer Lösung, um den indirekten Einkauf durchgängig zu digitalisieren. Das System von Veenion wurde zunächst nahtlos in zwei im Mittelstand weit verbreitete ERP-Systeme integriert (Abas und Infor). Seither sind die Bedarfe trotz verschiedener Folgeprozesse in den beiden Unternehmen gebündelt. Auch die Lieferantenbasis wurde konsolidiert. Das Ziel, den operativen Einkauf durch das System zu entlasten, hat Clemens Rapp erreicht. Selbst der Kantineneinkauf bei kleinen regionalen Lieferanten läuft, ohne dass im Einkauf irgendein Aufwand entsteht, über die P2P-Lösung. „Durch das System ist der indirekte Einkauf für uns jetzt sehr gut steuerbar. Heute wissen wir genau, bei wem welche Bestellpositionen geordert werden“, erklärt Rapp. Das hilft dem Einkauf bei der Zusammenfassung der Volumina enorm.
Den indirekten Einkauf ausschließlich über große, externe Plattformen wie Amazon Business zu steuern, sieht der Einkaufsleiter skeptisch. „Ich möchte meine Daten nicht komplett aus der Hand geben“, betont er. Das Familienunternehmen will unabhängig in seinen Entscheidungen bleiben und wissen, über welchen Lieferanten welche Volumina laufen. Trotzdem lassen sich an moderne E-Procurement-Tools die großen Plattformen selbstverständlich anschließen.
Die Uvex Group erwirtschaftet im Geschäftsjahr 20/21 einen Umsatz von 524 Mio. Euro. Zugpferd des Familienunternehmens mit den Teilkonzernen Uvex Safety Group, Uvex Sports Group, Filtral Group (Brillen) ist mit einem Umsatzanteil von 76 Prozent der Arbeitsschutz. Für die Beschaffung der indirekten Bedarfe setzt die Unternehmensgruppe auf E-Procurement mit Veenion. Maverick Buying ist seitdem kaum noch ein Thema. Der gesamte Beschaffungsprozess ist im Sinne von P2P durchgängig digitalisiert. Selbst Sonderbedarfe im Marketing laufen automatisiert über das Tool. Für Werbeaufträge in Social Media hat der Einkauf virtuelle Kreditkarten in die Lösung integriert. Sie dienen als Zahlungsmittel für Online-Anzeigen. Für Warenmuster gibt es Einmal-Kreditkarten.
Uvex Group: E-Procurement auch für Sonderbedarfe
Die Oberflächen moderner E-Procurement-Lösungen haben das Look-and-Feel des privaten Einkaufens. „Wir wollen den Usern einen zeitgemäßen Content in einer attraktiven Systemumgebung bieten“, betont Thomas Auer, Leiter für Einkaufsprozesse und -Systeme. Themenwelten wie „Ökologischer Bürobedarf“ fördern die Nachhaltigkeitsziele des Familienunternehmens.
Zahlreiche Lieferanten nehmen am Gutschriftverfahren teil. Das reduziert weitere Prozesskosten und gibt dem Gesamtprozess den letzten Feinschliff. Hinzu kommen Lösungen wie ein Bewirtungsprozess für die interne Gastronomie sowie der Einsatz von „Downloadjson“ auf Basis OCI 5.0. Letzteres sorgt für eine gesteigerte Transparenz und Aktualität innerhalb des integrierten Sortiments.
Webinar E-Procurement
Am 24. März von 10 bis 12 Uhr präsentiert Beschaffung aktuell E-Procurement-Lösungen im Mittelstand. Das Webinar liefert nützliche Praxistipps und zeigt digitales Best-Practise für den mittelständischen Einkauf. Vorgestellt wird unter anderem die E-Procurement-Lösung von Veenion.
Hier geht es direkt zur kostenfreien Anmeldung.
Carsten Blaha, Marketing- und Vertriebsleiter, Veenion
