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Landratsamt spart mit eProcurement-System rund 100 000 Euro

Einkaufsoptimierung
Landratsamt spart mit eProcurement-System rund 100 000 Euro

Das Landratsamt Aalen (Baden-Württemberg) spart durch den Einsatz eines eProcurement-Systems rund 100 000 Euro pro Jahr ein. (Foto: Mindscanner/Fotolia.com)
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Das Landraftsamt des Ostalbkreises in Baden-Württemberg setzt seit einigen Jahren ein eProcurement-System für den Einkauf von Büromaterial ein. Weil sich das System in der Praxis bewährt hat, ist es jetzt als eines von 16 Projekten aus dem Land in die eGovernment-Landkarte für Deutschland aufgenommen worden. Diese elektronische Landkarte stellt Projekte von Bund, Ländern und Kommunen vor und zeigt die Vielfalt der Beiträge zur Umsetzung der nationalen eGovernment-Strategie, die im September 2010 beschlossen wurde. Unter eGovernment versteht man die Abwicklung geschäftlicher Prozesse mithilfe von Informations- und Kommunikationstechniken über elektronische Medien. Oder einfacher: verstärktes Arbeiten mit dem Internet. Bekannt ist der Begriff in der Praxis am ehesten durch Anwendungen, die Verwaltungsbehörden anbieten, um dem Bürger den Weg zum Amt zu ersparen. Die Möglichkeiten, die die Internettechnologie bietet, hat sich die Kreisverwaltung in Aalen aber auch beim Einkauf von Büromaterial zunutze gemacht: Beim Landratsamt wird seit Juli 2006 elektronisch eingekauft. „Anlass war eine Analyse der internen Kosten, Prozesse und Arbeitsabläufe aus dem Jahr 2005. Diese Status-quo-Analyse zeigte deutliche Nachteile des alten Einkaufssystems auf“, erläutert Martin Brandt, Fachbereichsleiter Organisation. „Früher wurden Bestellungen direkt an einen zentralen Verwalter geschickt und diese aus dem Lager im Hauptgebäude der Kreisverwaltung bedient. durch dieses System entstanden hohe Personalkosten – mit den Lagerarbeiten war eine Vollzeitkraft mehr als ausgelastet, so Brandt. Es wurde allein durch die Haltung des Zentrallagers laufend Kapital im Wert von rund 40 000 Euro gebunden. Die Ziele für die Umstrukturierung des Materialeinkaufs waren die Senkung der Einkaufskosten und die Minimierung der internen Prozesskosten durch Outsourcing. Außerdem sollte ein echtes Kostenbewusstsein geschaffen, Transparenz hergestellt und der Lieferservice verbessert werden. Mit der Abwicklung aller Bestellungen wurde die Firma TEK Service AG in Lörrach beauftragt.

„Inzwischen sind die Einkaufspreise um bis zu 19 Prozent gesunken“, sagt Brandt. Ein weiteres Novum war die Kostenstellenbelieferung, das bedeutet, der Artikel muss in genauen Zeitfristen bestellt und geliefert werden. Da die Rechnungen nun an die Besteller, also die einzelnen Geschäftsbereiche des Landratsamts gingen und diese durch eine Budgetobergrenze beschränkt waren, entwickelte sich ein enormes Kostenbewusstsein. Diese Stellschraube führte zu Einsparungen in Höhe von rund 80 000 Euro pro Jahr. Des Weiteren wurde das Zentrallager aufgelöst und dadurch rund 40 000 Euro Kapitalkosten, 30 000 Euro laufende Kosten und 5000 Euro Mietkosten eingespart.
Insgesamt wurden durch das neue Programm, das mittlerweile bei allen kreiseigenen Schulen und dem Jobcenter eingesetzt wird, jährliche Nettoeinsparungen von rund 100 000 Euro erreicht. „Weitere Einsparungen realisieren wir durch die Zusammenarbeit mit der Stadt Aalen, indem Halbjahres- und Jahresausschreibungen im Wechsel auch für den Partner übernommen werden“, so Brandt. Die erfolgreiche Umsetzung im Landratsamt Ostalbkreis wurde jetzt mit der Aufnahme des Projekts in die bundesweite eGovernment-Landkarte als „Best Practice“-Beispiel honoriert.
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