Das DLR ist das Forschungszentrum der Bundesrepublik Deutschland für Luft- und Raumfahrt. 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 55 Instituten erforschen für das DLR Erde und Weltall und entwickeln Technologien für Luft- und Raumfahrt, Energie und Verkehr, Sicherheit und Digitalisierung. Innovativ und fortschrittlich denkt man nicht nur in den Raumfahrt-, Energie- und Klimamissionen, sondern auch im Einkauf. Bereits seit zwei Jahrzehnten nutzt das Forschungszentrum eine smarte E-Procurement-Lösung (open ordering von veenion) für seine operative Beschaffung.
1998: Vision Online-Einkauf
„Wir hatten die Vision eines digitalen Einkaufs, lange bevor sich andere damit befasst haben“, erklärt E-Procurement-Trendsetterin Evelyn Wintjes, die bereits 1998, zu einer Zeit als selbst Online-Gigant Amazon hierzulande noch ein No-Name war, das digitale „DLR-Kaufhaus“ eröffnete. „Angefangen haben wir mit Kleinkatalogen, einigen Pilotanwendern und 100 Online-Bestellungen im Jahr“, blickt die Projektleiterin zurück. Heute, 23 Jahre später, schaut Evelyn Wintjes mit ihrer Kollegin und Nachfolgerin Nicole Zens auf eine digitale Erfolgsgeschichte mit beeindruckender Katalogquote, fünf Millionen Artikeln und 40.000 Bestellungen im Jahr. Das System bildet die Regulatorik öffentlicher Vergaben genauso ab wie den Anspruch seiner User frei zu forschen und entsprechend zu entscheiden. Eine Kombination, die für die Automatisierung von Einkaufsprozessen durchaus herausfordernd ist.
2021: 5 Mio. Artikel für die Forschung
Mittlerweile ist nicht nur das Artikelsortiment umfassend. Es ist auch jede noch so spezielle Anforderung der Labore etwa für Gefahrenstoffe berücksichtigt. Alle Prozessschritte sind integriert. Auch der DLR-eigene Genehmigungsprozess, der die strengen Anforderungen des Vergaberechts revisionssicher abbildet und die Bestellfreigabe auf Basis einzelner Forschungsaufträge erlaubt. „Die Besteller loggen sich einmal ein und können über die Plattform den gesamten Vorgang anstoßen“, freut sich Evelyn Wintjes. Sprich: Die Bestellungen erzeugen zunächst eine BANF, werden im Genehmigungsprozess anlegt, geprüft und zurückgespielt. Im Fall einer Freigabe sorgen die an das SAP übertragenen Bestelldaten für einen sauberen Rechnungslauf und Revisionssicherheit. Das Bestellsystem fasst die Daten dann für die Lieferanten nochmals zusammen und löst die Bestellungen aus.
Hoher Anspruch durch Vergaberichtlinien
Die Nutzer hingegen wollen – unbeachtet der dahinter liegenden Komplexität – möglichst aus der Artikelvielfalt wählen, die sie heute von den großen Online-Shops gewohnt sind. „Die Akzeptanz steht und fällt mit unserem Angebot und der Suchfunktion“, weiß Evelyn Wintjes, sagt aber auch: „Als öffentlicher Auftraggeber sind wir an das Vergaberecht und die Abbildung der Rahmenverträge gebunden.“ Den Interessenskonflikt konnte das Team über die E-Procurementlösung gut auflösen: „Wo immer möglich nutzen wir die leistungsfähige Staging-Funktion von open ordering und arbeiten mit digitalen Katalogen. Einen OCI-Absprung ermöglichen wir nur dort, wo es sinnvoll ist, zum Beispiel, um Produkte zu konfigurieren“, erklärt Nicole Zens. Und: Auch die via OCI angebundenen Webshops entsprechen dem verhandelten Artikelumfang.
Kataloge bewusst vor OCI
Der Vorteil der Konzentration auf die E-Kataloge (statt zahlreicher OCI-Absprünge) ist: Die lieferantenübergreifende Suche ist deutlich schneller als es für eine OCI-weite Suche in den Systemen generell heute möglich ist. „Außerdem haben wir das Artikelangebot und die Preise besser unter Kontrolle“, verweist Evelyn Wintjes nochmals auf die besonderen Anforderungen des Vergaberechts. Dennoch ist dem Einkauf und seinen Bestellern die umfassende Auswahl wichtig: „Bei uns finden Sie selbst für Bleistifte des Härtegrades 2B genau den, den Sie bevorzugen“, erklärt Evelyn Wintjes augenzwinkernd einen wichtigen Grund für den Erfolg des Shops. Der nächste Schritt: Dienstleistungen und Sonderbedarfe über Freitextformulare integrieren. „Damit verschicken wir Anfragen, die der Lieferant bearbeitet und an das System zurückspielt“, erklärt Nicole Zens. Auch beschränkte Ausschreibungen, freihändige Verhandlungsvergaben sowie Direktaufträge lassen sich auf diesem Weg durchgängig digital abbilden.
Die Autorin: Annette Mühlberger
Journalistin
Digitale Beschaffung beim Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR)
- DLR: 10.000 Mitarbeitende in 55 Instituten an über 30 Standorten, Forschungseinrichtung, gebunden an die Vergaberichtlinien der öffentlichen Hand
- E-Procurement-Lösung: open ordering von veenion
- Umfang: 35 Kataloge mit 4,2 Millionen Artikeln sowie 800.000 Artikel über OCI-Shops
- Nutzung: 40.000 Bestellungen jährlich, rund 2500 aktive Bestellberechtigte
- Schnittstellen: DLR-eigene Systeme, SAP
- Prozesse: durchgängig digitaler Bestell-, Genehmigungs- und Rechnungslauf
- Warengruppen: Bürobedarf, IT, Büromöbel, Chemikalien, Laborbedarf, Elektrik, Elektronik, Werkstattausrüstung, PSA, technische Produkte, Werkzeuge, technische Gase, Optik, Vakuum, Druckereierzeugnisse, Dienstleistungen, Sonderbedarfe über Freitextformulare
