Noch fehlen Effizienz und Strategie

Der Einkauf indirekter Güter und Dienstleistungen, kurz „Indirekter Einkauf“, hat sich als eigene Organisationseinheit in Unternehmen weitgehend etabliert. In Sachen Effizienz und Strategie gebe es jedoch Nachholbedarf, so eine Umfrage.

An dieser Umfrage einer Unternehmensberatung nahmen 40 nicht näher benannte Entscheider aus Deutschland, Österreich und der Schweiz teil und äußerten sich zum aktuellen Stand ihres Indirekten Einkaufs. 84 Prozent von ihnen bescheinigen dem Indirekten Einkauf, dass er in einem volatilen Wirtschaftsumfeld strategische Bedeutung besitze. In der Praxis werde dieser Beitrag zum Unternehmenserfolg allerdings zu wenig genutzt, so ein Beraterexperte. Ihm zufolge zeige die Umfrage, dass der Bereich Indirekter Einkauf erst spät in die Abstimmung mit Fachabteilungen einbezogen werde. Damit würden Einsparpotenziale verschenkt.

Die teilnehmenden Unternehmen stehen für einen Umsatz von insgesamt mehr als 40 Mrd. Euro jährlich. Für den Einkauf indirekter Bedarfe geben diese Unternehmen in Summe rund fünf Mrd. Euro im Jahr aus.

Einen positiven Beitrag des Indirekten Einkaufs zur Krisenvorsorge und zum erfolgreichen Umgang mit einer volatilen Wirtschaftslage sehen 84 Prozent der Befragten. Damit schreiben sie dem Einkauf von Indirect Spend eine strategische Bedeutung zu. In der Praxis sei dies allerdings noch nicht genug verankert: Die Detailergebnisse zeigen demnach, dass noch viel zu selten die Einsparpotenziale systematisch ermittelt und damit für das gesamte Unternehmen nutzbar gemacht werden. Außerdem zeige die Umfrage, dass die erkannten Potenziale nicht strukturiert genug umgesetzt werden.

Der Einkauf indirekter Bedarfe bezieht sich überwiegend auf folgende Produkte und Leistungen: Mehr als 60 Prozent der Befragten nennen jeweils Betriebsmittel und Serviceleistungen, dicht gefolgt von Bau und Technik (59 Prozent) und Facility Management (57 Prozent) sowie Travel/Fuhrpark (51 Prozent). Für weitere Produkte bleiben die Potenziale im Indirekten Einkauf kaum genutzt, zum Beispiel für eine unternehmensweite EDV mit möglichen Bündelungseffekten (43 Prozent), Marketing (32 Prozent) oder Beratung (24 Prozent). Allerdings sei auch für diese Leistungen und Produkte eine Optimierung ohne weiteres möglich. Die Unternehmen verschenken hier Geld, wenn sie sich nur auf die gewohnten indirekten Bedarfe beschränken.

Auch die Auswahl der Beschaffungsinstrumente ist im indirekten Einkauf noch eher konventionell. Regelmäßige Ausschreibungen immer wiederkehrender Bedarfe nennen 68 Prozent der Befragten, dicht gefolgt von Beschaffungsmarktrecherchen und Messebesuchen mit je 59 Prozent. Die Gestaltung von Spezifikationen schon bei der Leistungserstellung nennen 41 Prozent, Make-or-Buy-Entscheidungen sind nur für 27 Prozent ein Thema. Strategische Überlegungen würden hierbei also noch keine entscheidende Rolle spielen.

Dennoch sei die Bedeutung des Indirekten Einkaufs für Unternehmen deutlich gewachsen: Laut Umfrage wird mittlerweile die Beschaffung indirekter Bedarfe bei zwei Dritteln der Befragten über eine eigene Organisationseinheit abgewickelt. Bei 59 Prozent geschieht dies fachübergreifend. Doch noch bei knapp einem Drittel wird der indirekte Bedarf neben dem Tagesgeschäft durch die Fachabteilungen eingekauft.

Schließlich spreche die Umfrage dafür, dass sich der Indirekte Einkauf in den Unternehmen noch deutlich entwickeln könne. Es müsse zu einem strukturierteren und planvolleren Vorgehen sowohl bei der Potenzialermittlung als auch beim Umsetzen der Einsparpotenziale hingehen. dz