Axel Butterweck, Leiter Konzerneinkauf, Die Schweizerische Post, Bern

Persönlich, transparent und offen

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Die Schweizerische Post hat im Frühjahr 2010 ihre Vision und Kernwerte neu formuliert: Die Werte heißen heute zuverlässig, wertsteigernd und nachhaltig. Karin Gramatins sprach mit Axel Butterweck über die Schweizerische Post und seine Sicht auf den Einkauf.

Das Gespräch führte Karin Gramatins

Beschaffung aktuell: Sie als Doppelbürger kennen den Einkauf in Deutschland und der Schweiz. Welche grundlegenden Unterschiede sehen Sie zwischen beiden Ländern?
Axel Butterweck: Es gibt verschiedene Punkte, die hier erwähnenswert sind. Ein Unterschied wird durch die unterschiedliche Kultur und Geschichte der Länder geprägt. Wenn ich mit deutschen Kollegen arbeite, ist die Grundhaltung und Verhandlungshärte eine andere. In Deutschland ist vieles stärker monetär getrieben. Ich empfinde den Umgang in der Schweiz als freundlicher und aufgeschlossener und der Umgang mit den Lieferanten ist sehr partnerschaftlich. Das ist meiner Meinung nach auch einer der Gründe, warum die Globalisierung in der Schweiz noch nicht so weit fortgeschritten ist wie in Deutschland. Darüberhinaus ist die unterschiedliche Gehaltsstruktur zu erwähnen. Diese ist in der Schweiz 20 bis 30% höher als in Deutschland.
Beschaffung aktuell: In Deutschland gibt es häufig Klagen von Einkaufsleitern und Personalberatern, es gebe nicht genügend qualifizierte Einkäufer. Wie sehen Sie die Lage diesbezüglich in der Schweiz?
Butterweck: Auch in der Schweiz ist die Rekrutierung von qualifizierten Einkäufern nicht immer einfach. Das Hauptproblem liegt am früheren schlechten Stellenwert des Einkaufs in den Unternehmungen. Durch die heutigen, hohen Anforderungen an einen modernen Einkäufer findet aber zurzeit in den Unternehmen und im Ausbildungsbereich ein Umdenken statt. Ich bin überzeugt, dass dies Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt haben wird. Trotzdem werden noch Jahre vergehen, bis sich das Angebot und die Nachfrage ausgleichen.
Beschaffung aktuell: Ihre aktuelle Einkaufspolitik?
Butterweck: Die Hauptaufgabe des Einkaufs ist die Sicherstellung der Versorgung des Unternehmens zu den wirtschaftlich besten Bedingungen. Ich denke aber, dass es heute nicht mehr nur um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis geht, sondern auch um die Übernahme von Verantwortung für Umwelt, soziale und gesellschaftliche Belange. Nicht zu vergessen die Globalisierung über die gesamten Beschaffungsmärkte hinweg. Diese Faktoren sind für mich unumgänglich, wenn man einen erfolgreichen, innovativen Einkauf führen will.
Beschaffung aktuell: Sie führen den Einkauf der Schweizerischen Post sehr offen. Im Internet können Lieferanten das Organigramm, alle Ansprechpartner und sogar die wichtigsten Kennzahlen finden. Das gibt es nicht häufig. Warum machen Sie das so?
Butterweck: Je offener man selbst ist, desto offener begegnen einem die Partner. Dies gilt nicht nur für Lieferanten, sondern auch für alle Mitarbeiter. Wir bewegen uns heute in einem Zeitalter weg von der Wissensgesellschaft hin zur virtuellen Gesellschaft. Facebook, Twitter und alle weiteren digitalen Kommunikationsplattformen sind dabei, ein neues Zeitalter in puncto Transparenz und Offenheit zu erlangen. Daran wird auch ein modernes Unternehmen gemessen. Somit ist es wichtig, solche Hilfsmittel auch für den Einkauf effizient und richtig einzusetzen. Nutzen wir diese möglichen Plattformen, um auch grenzüberschreitend, international und transparent Kontakte zu schaffen.
Beschaffung aktuell: Wo sehen Sie die größten Herausforderungen?
Butterweck: Da kommen wir wieder auf die erste Frage zurück: Je besser die Qualifikation jedes einzelnen Mitarbeiters im Einkauf ist, umso besser wird das Ansehen des Einkaufs im Unternehmen sein. Unternehmen müssen mit Hochschulen zusammenarbeiten und Mitarbeiter müssen stetig gefördert und weitergebildet werden. Nur wer auch fördert, kann fordern, auch wenn dies nicht immer einfach ist.
Das Nächste ist: nah beim Kunden zu sein. Der Einkauf muss wahrgenommen werden von seinem internen Partner. Er ist präsent, überall da, wo Entscheidungen getroffen werden und bringt so früh sein Fachwissen in das Projekt mit ein. Ganz wichtig: Change Management. Wenn sich eine Organisation verändert, muss sich der Einkauf mit verändern! Innovationen – Der Einkauf muss sich zunehmend als Drehschreibe zwischen Kooperationspartnern und internen Kunden verstehen. Nur durch eine gemeinsame Sprache aller Beteiligten sind innovative Lösungen möglich.
Cash Management. Es wird viel stärker darauf geachtet werden, wie gebe ich das Geld aus und wo setze ich es möglichst wirtschaftlich ein. Dies ist eine Frage, die der Einkauf gemeinsam mit dem Finanzbereich lösen muss.
Beschaffung aktuell: Wo sehen Sie in der heutigen Zeit die Möglichkeiten, den Einkauf effizienter zu gestalten?
Butterweck: Es kommt weniger auf die Effizienz als auf die Effektivität an. Was nutzt es einer Unternehmung, wenn der Einkauf die Dinge richtig tut, dabei aber die falschen Dinge tut. Und hier wären wir bei der konsequenten Umsetzung des Wertschöpfungsbeitrags des Einkaufs für das Unternehmen. Ein guter Einkauf sichert sein benötigtes Beschaffungsvolumen mit langfristigen Partnern ab und sucht für die Bestellabwicklung Lösungen mit hohem Automatisierungsgrad im elektronischen Bereich. Effizienter Einsatz von neuen technischen Hilfsmittel sind sowohl in den Vertragsverhandlungen wie auch in der späteren Bestellabwicklung gezielt einzusetzen. Des Weiteren ist die klare Gliederung der Warengruppen und die Berichterstattung der Aufwände sehr wichtig, um Transparenz zu schaffen. Wenn Sie wissen, was wie viel eingekauft wird und wie dazu die Kosten im Verhältnis stehen, haben Sie ein wichtiges Führungsinstrument, um schnell auf Änderungen der Kundenbedürfnisse wie auch auf die Marktverhältnisse einzugehen.
Beschaffung aktuell: Was schätzen Sie an Beschaffung aktuell?
Butterweck: Mir gefallen Ihre kurzen und gut lesbaren Artikel mit hohem Informationsgehalt. Dies ermöglicht mir, mein eigenes Beschaffungsbild mit dem Fremdbild der globalen Einkaufsumwelt abzugleichen. Machen Sie weiter so, bleiben Sie am Puls der Zeit!
Beschaffung aktuell: Vielen Dank für das Gespräch!
Wenn sich eine Organisation verändert, muss sich der Einkauf mit verändern. Die Schweizerische Post existiert seit 1848. Wir haben bis 1956 Pferde und Hunde gekauft. Heute beschaffen unsere Mitarbeiter hauptsächlich IT.
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