Planung der Einführung von E-Lösungen im Einkauf

Ob elektronische Kataloge, Systeme für Contract-Lifecycle-, Requisition-to-Pay-, Supplier-, Sourcing-Management oder ganze Suiten, E-Lösungen sollen betriebliche Abläufe und Prozesse im Einkauf und Beschaffung automatisieren sowie schneller, flexibler und preiswerter gestalten. Weiterhin gilt es, die Digitalisierung des Einkaufs und Supply Chain Managements voran zutreiben, um den Einkauf und SCM mithilfe der neuen Funktionen und Möglichkeiten fit für die Zukunft zu machen. Die E-Solutions – unabhängig von der funktionalen Breite oder Tiefe – bilden dafür den technischen Rahmen. Inhalte bzw. Daten, die entlang der betrachteten Prozesse verarbeitet werden, können jedoch ausschließlich vom Unternehmen selbst und seinen Lieferanten geliefert werden.

Daher empfiehlt es sich, benötigte Daten und Strukturen bereits im Vorfeld der Einführung einer Solution und deren Konfiguration zu erarbeiten, abzustimmen und freizugeben. So lassen sich Verzögerungen und Mehraufwände ideal vorbeugen.

Beschreiben Sie Ihre Prozesse

Um betriebliche Abläufe durch den Einsatz von Einkaufslösungen zu automatisieren, müssen die zugrundeliegenden Prozesse klar und definiert sein. Abgestimmte und standardisierte Prozesse schaffen die Grundlage für ein bereichs- und auch unternehmensübergreifendes gemeinsames Verständnis der Abläufe aller Beteiligten. Die Prozessbeschreibungen sollten mindestens folgende Punkte enthalten:

• Trigger/Input: Wie und wann wird der Prozess ausgelöst
• Verantwortlichkeiten: Spezifikation der zu involvierenden Funktionen
• Teilaktivitäten: Abfolge von Einzeltätigkeiten innerhalb des Prozesses
• Dokumente/Systeme: Welche Dokumente/Systeme werden im Prozess verwendet
• Ergebnis/Output: Was ist das Ergebnis des Prozesses

Unausweichliche Abweichungen von den definierten Standardprozessen sollten ebenfalls spezifiziert und dokumentiert werden.

Befassen Sie sich mit Ihren Strukturen

Entscheidend und zentral für den Einkauf ist die Material- bzw. Warengruppenstruktur nach welcher in der Regel Rollen, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten im Einkauf, bei den Bedarfsträgern und auch bei den Lieferanten zugeordnet sind. Durch die Zuordnung von Sachkonten zu Warengruppen wird insbesondere eine automatische Kontenfindung der Bestellungen ermöglicht. Der Aufwand des Matchings dieser Parameter wird jedoch häufig unterschätzt und bedarf einer engen Zusammenarbeit von Einkauf und Buchhaltung. Da Warengruppen sich auch hinsichtlich der Inhalte und Komplexität stark voneinander unterscheiden, werden im Sourcing unterschiedliche Vorlagen (Templates) verwendet, welche es vorzubereiten gilt. Um die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten zu erleichtern, sollte die Kategorisierung an einem standardisierten Warengruppenschlüssel beispielsweise eCl@ss oder UNSPSC orientiert sein.

Darüber hinaus sollte geklärt sein, welche Geschäftseinheiten (Gesellschaften, Business Units, Einkaufsorganisationen) zu welchem Zeitpunkt eingebunden werden. Zusätzlich aufkommende Anforderungen an Sprachen, Zugriffsrechte und technische Einbindung (IT-Sicherheit, Datenschutz) sind häufig Hürden im Rahmen einer Systemeinführung.

Priorisieren Sie den funktionalen Umfang und achten auf einen realistischen Rollout

In Abhängigkeit des vorhandenen Reifegrades der Einkaufsorganisation kann der Fokus zur Systemunterstützung auf verschiedenen Funktionalitäten liegen. Eine eindeutige Priorisierung anhand der abzudeckenden Prozesse hilft bei der Implementierungs- und Rolloutplanung. Viele Systemanbieter und -integratoren bieten ein agiles Projektmanagement, welches sich nach zuvor priorisierten Kriterien ausrichtet. Insbesondere die Einführung einer E-Lösung über mehrere Länder oder Gesellschaften gilt es, im Sinne der Ressourcenauslastung und regionaler Verfügbarkeit zu planen. Nur selten gelingt eine Gesamteinführung, sei es über alle Funktionalitäten oder Unternehmensbereiche hinweg. Planen sie realistisch und überfordern Sie nicht Ihre Organisation.

Überprüfen Sie Freigaberegelungen

Entlang der Geschäftsprozesse sind mehrere Rollen in unterschiedlichen Hierarchien beteiligt:

• Bedarfsanfragen: Budgetfreigabe des Kostenstellenverantwortlichen
• Bestellungen: Vervollständigung und Freigabe durch Einkauf
• Leistungsscheine: Bestätigung der Leistungserbringung
• Rechnungen: Rechnungsfreigabe durch Kostenstellenverantwortliche
• Zuschläge: Lieferantenbeauftragung im Rahmen einer Ausschreibung
• Verträge: Unterzeichnung gemäß Unterschriftenrichtlinie
• Bewertungen: Mehrdimensionale Lieferantenbewertungen
• Einsparungen: Bestätigung von Einsparungen durch Controlling

Die Festlegung etwaiger Freigabegrenzen und -workflows betrifft eine Reihe von Abteilungen und sollte im Vorfeld sowie in Abstimmung mit dem Management erfolgen. Insbesondere bei mehrstufigen Genehmigungsschritten ist auf einen praktikablen Komplexitätsgrad (max. 3 Freigabestufen) zu achten. Genehmigungsworkflows von 5 und mehr Stufen verhindern jegliche Effizienzsteigerung und laufen konträr zu einem Systemnutzen. Es gilt nicht, das heutige IST umzusetzen, sondern das zukünftige SOLL zu designen und umzusetzen.

Bereiten Sie Ihre Daten vor

Ein System alleine stellt lediglich eine leere Hülle dar. Die Nutzenerfahrung steht und fällt mit den Inhalten. Sämtliche Daten sollten vor einem System GO Live bereinigt und verifiziert sein. Eine einfache Übernahme der Altdaten ist der falsche Ansatz.

• Lieferantenstamm: Bereinigung von Dubletten und Alt-Datensätzen, Aktualisierung der Ansprechpartner und Kontaktdaten
• Kataloge: Aufbereitung, Verhandlung und Erstellung von Katalogen für Material, Leistungen und deren Kombination
• Nutzerdaten: Welche Nutzer erhalten welchen Systemzugriff und in welcher Rolle

Leiten Sie notwendige Schnittstellen zu ERP- und Vor-Systemen ab

Insbesondere operative Einkaufssysteme umfassen Geschäftsprozesse mit Relevanz für das gesamte Unternehmen. Daher ist eine Integration von Einkaufssystemen in die vorhandenen ERP-Systeme ein entscheidender Faktor für die Durchgängigkeit und den Erfolg der E-Lösung. Technische Anforderungen müssen im Vorfeld der Systemauswahl seitens IT spezifiziert werden. Ziel sollte es sein, Daten an nur einer Stelle innerhalb der Systemlandschaft einzuspielen und via Schnittstellen zu übertragen. Mehrfache manuelle Anpassungen durch fehlende Systemintegration gilt es unbedingt zu vermeiden.

Kommunikation mit und Einbindung von internen und externen Anwendern

Einkaufssysteme vernetzen die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Implementierte Funktionalitäten haben direkten Einfluss auf die Arbeitsabläufe der am Prozess beteiligten Kollegen. Veränderungen sollten stets vor der Systemeinführung vorbereitet werden. Kommunizieren Sie nicht nur mit Ihren internen und externen Kunden, sondern binden Sie sie möglichst frühzeitig ein. So entgegnen Sie Wandelbremsen im eigenen Unternehmen und profitieren von cross-funktionalem Know-how.

Joachim v. Lüninck,
Managing Partner,
amc Group

Fabian Kittel,
Senior Consultant,
amc Group

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