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Red Flags vom Einkauf

Kooperation von Procurement und Ausfuhrkontrolle
Red Flags vom Einkauf

Import und Export stehen sich näher als gedacht: Für die Verantwortlichen in der Exportkontrolle sind die Informationen, über die der Einkauf verfügt, wichtig, um bei der Ausfuhr keine Fehler zu machen. Umgekehrt nutzen Kenntnisse der Außenhandelsvorschriften und der neuen Dual-Use-Verordnung auch den Einkäufern.

Was von einem Unternehmen eingekauft wird, wird später meist in anderer Form wieder verkauft – etwa verarbeitet, eingebaut oder behandelt. Geht es dabei um sicherheitspolitisch relevante Waren und Dienstleistungen, die ins Nicht-EU-Ausland exportiert werden, tritt die unternehmenseigene Exportkontrolle auf den Plan. Für Rüstungsgüter ist eine behördliche Ausfuhrgenehmigung unmittelbar einleuchtend; doch ein besonderes Augenmerk muss auf diejenigen Güter gelegt werden, die sowohl zivil als auch militärisch genutzt werden können (Dual-Use-Güter).

Um die jeweiligen Ausfuhrbestimmungen zu eruieren, benötigen die zuständigen Stellen im Unternehmen Kenntnisse über die eingesetzten Waren und Produkte. Dieses Know-how ist nur im Einkauf vorhanden. „Umso mehr exportkontrollrelevante Informationen aus dem Einkauf zur Verfügung gestellt werden, umso besser können Exportkontrollverantwortliche die Risiken in Verbindung mit Sanktionen oder Ausfuhrkontrollen mindern“, erläutert Olga Pramberger, Außenwirtschaftsexpertin bei der AEB SE, einem Software-Haus mit dem Schwerpunkt Logistik/Zoll/Außenwirtschaft. „Der Einkauf sollte deshalb für die Grundlagen der Exportkontrolle sensibilisiert sein und verstehen, welche Details benötigt werden.“ Erst die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit führt zu einer Trade Compliance mit echtem Mehrwert für das Unternehmen, weil sie Ausfuhrfehler, Verzögerungen und ungeplante Aufwände minimieren hilft.

Schnittstellen Einkauf/Exportkontrolle

Die Exportkontrolle fokussiert sich vor allem auf vier Fragen: Welches Produkt wird ausgeführt? Woraus setzt es sich zusammen? Sind Sanktionslisten für das Gut oder die beteiligten Handelspartner zu beachten? Unterliegt das Land, in das geliefert werden soll, einem Embargo der Vereinten Nationen oder der Europäischen Union? Die Informationen, die der Einkauf hierzu beisteuern kann, betreffen insbesondere die Lieferanten und Handelspartner, die Herkunftsländer und -regionen der Waren und Güter sowie deren diverse Klassifizierungsnummern. Auf ein in diesem Zusammenhang weit verbreitetes Missverständnis weist Frank Görtz hin, Geschäftsführer der AWB Consulting in Münster, die in Zoll- und Außenwirtschaftsangelegenheiten berät: „Die nötigen Sanktionslistenprüfungen werden fälschlicherweise meist nur im Zusammenhang mit der Exportkontrolle beachtet; tatsächlich ist aber jedes Unternehmen verpflichtet, seine Geschäftspartner zu screenen.“ Auch dies eine Schnittstelle, die den Einkauf angeht.

Eine weitere: Bereits beim Sourcing kann man Vorkehrungen treffen, damit das spätere Exportgeschäft keinen Ausfuhrbeschränkungen unterliegt und alle erforderlichen Informationen, Unterlagen und Bewilligungen vorliegen. „Um Liefer- und Haftungsrisiken seitens des Exportunternehmens zu minimieren, empfiehlt es sich, entsprechende Vertragsklauseln bereits in die Lieferverträge zu integrieren“, sagt Ewald Plum, Leiter der Zoll- und Außenwirtschaftspraxis bei der Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rödl & Partner in Stuttgart. Doch Vorsicht bei der Verwendung als Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). „Solche Klauseln sind nur in engen Grenzen und immer nur dann wirksam, wenn sie die gesetzlichen Grundlagen wiedergeben. Anderenfalls sind sie als ‚überraschend’ zu werten und damit unwirksam“, so der Experte.

Aktuelle
Rechtsgrundlagen

Maßgebliches Regelwerk für die Ausfuhr aus dem Euro-Raum ist die EU-Dual-Use-Verordnung, die jüngst modernisiert wurde und in neuer Fassung seit September 2021 gilt. Die nationalen Rechtsgrundlagen, das Außenwirtschaftsgesetz und die Außenwirtschaftsverordnung, sind entsprechend angepasst. „Das führt zu entsprechenden Aufwänden in den Unternehmen und möglicherweise auch zu Auswirkungen auf deren Exportvorhaben“, stellt Außenwirtschaftsexperte Görtz fest.

Die neue Verordnung listet in einem detaillierten Anhang Güter mit doppeltem Verwendungszweck auf – Beispiel: Sensoren und Laser –, deren Ausfuhr genehmigungspflichtig ist; dies kann auch Software betreffen. Ein völlig neues Kriterium in der Verordnung ist der Schutz der Menschenrechte, den es vor allem im Zusammenhang mit Gütern für die digitale Überwachung zu beachten gilt. Denn EU-Exporte sollen nicht zur Überwachung, Unterdrückung oder anderen schwerwiegenden Menschenrechtsverletzungen auf der Welt beitragen. „Zudem werden Verschärfungen bei Vermittlungsgeschäften und bei Durchfuhren eingeführt, Vereinfachungen ergeben sich für bestimmte Güter der Verschlüsselungstechnologien sowie für konzerninterne Transfers“, so Görtz.

Sonderfall USA

Olga Pramberger weist darauf hin, dass „Exportkontrollverantwortliche beim Kauf von Materialien in den USA auch wissen müssen, ob das Produkt ‚Subject to the EAR‘ ist.“ Diese Export Administration Regulations (EAR) und ihre Commerce Control List sind eine US-spezifische Besonderheit und fußen auf dem Verständnis einer weltweiten Zuständigkeit amerikanischer Behörden für die Überprüfung amerikanischer Produkte und Technologien. Die US-Administration möchte selbst dann die Kontrolle über Produkte oder Software behalten, wenn diese in Folge nur Bestandteile außerhalb der USA gefertigter Produkte werden oder diese unter Verwendung amerikanischer Software oder Technologien erzeugt wurden.

Die Informationen darüber, welchen amerikanischen Re-Exportlizenzpflichten die Waren unterliegen, gehen in der Regel beim Einkauf ein. „Erkennt der Einkauf ‚Red Flags‘ im Sinne gefährlicher Umstände rund um Einkaufswaren oder Lieferanten, müssen diese frühzeitig an die Exportkontrollverantwortlichen des Unternehmens gemeldet werden, um ungeplante Kosten oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden“, betont Pramberger.

Einsatz für Management-Systeme

Wo permanent Geschäftspartner gegen Sanktionslisten und Güter gegen Länderembargolisten abgeglichen werden müssen, bietet sich eine IT-Lösung an. Die automatisierten Prüfvorgänge können im Hintergrund ablaufen, ohne das Tagesgeschäft zu stören oder zu verlangsamen. Bestehende Managementsysteme zu nutzen, dazu rät Consultant Görtz. „Sehr häufig sind gerade im Einkauf und Lieferantenmanagement bereits effiziente Lösungen vorhanden, die sich, ergänzt um entsprechende Parameter, gut für die Exportkontrolle eignen.“


Die Autorin: Anja Falkenstein,

Rechtsanwältin, Karlsruhe


Strafbarkeit der Ausfuhrverantwortlichen

Im Unternehmen ist immer ein Mitglied der Geschäftsleitung für die Exportkontrolle als Ausfuhrverantwortlicher zuständig. Das Tagesgeschäft kann zwar auf den Exportkontrollbeauftragten übertragen werden, für Organisationsdefizite haftet der Ausfuhrverantwortliche jedoch persönlich. Bei einem Ausfuhrverbot kann bereits der Vertragsabschluss die Strafbarkeit des Exporthändlers begründen. „Da Verstöße gegen das Außenwirtschaftsgesetz teilweise strafbewährt sind, kann die Nichteinhaltung im Worst-Case-Szenario zu einer Haftstrafe führen“, betont Ewald Plum, Außenwirtschaftsexperte bei Rödl & Partner, und weist auf einen weiteren Punkt hin: „In der Praxis stellen wir fest, dass die Strafverfolgungsbehörden verstärkt die Möglichkeit der Einziehung der ‚Erträge aus der Tat‘ nutzen. Dies stellt ein besonderes wirtschaftliches Risiko für die Unternehmen dar, da die Einziehungsbefugnis erst 30 Jahre nach Beendigung der Tat verjährt.“


Serie Einkaufsrecht

RA Anja Falkenstein stellt aktuelle und einkaufsrelevante Rechtsthemen vor.

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