Savings durch weltweite Bündelung und neue Hub-Struktur

Beschaffung aktuell: Mann + Hummel ist spätestens seit dem Kauf der Affinia Group ein ganz großer Player im Automotive Aftermarket. Was waren für den Einkauf die wichtigsten Eckpunkte bei der Zusammenführung der Unternehmen?

Hanno Höhn: Für uns ging es nach dem Closing im Mai letzten Jahres zunächst darum, möglichst schnell Synergie- und Bündelungseffekte zu nutzen. Hierfür haben wir sehr zeitnah ein Projektteam gebildet, aus den Leitern unserer wichtigsten Materialgruppen, Einkäufern von Wix und Filtron sowie Controlling- und System-Spezialisten. Als Projektleiter konnten wir einen amerikanischen Kollegen aus unserer alten Organisation gewinnen. Das war mir persönlich sehr wichtig, weil interkulturelle Aspekte bei der Integration eine sehr große Rolle spielen. Man braucht einen kulturellen Übersetzer.

Beschaffung aktuell: Welche Aufgabe hatte das Projektteam direkt nach der Akquisition?

Höhn: Die Marken Wix und Filtron haben im Aftermarket eine sehr ähnliche Lieferantenstruktur wie Mann + Hummel. Durch den Zukauf ist unser Einkaufsvolumen um fast 30 Prozent gewachsen.

Ziel war es, über einen Spend Cube sehr schnell gleiche Lieferanten, Gleichteile, Substitutionsmöglichkeiten, Preise und Einkaufs-Volumina zu identifizieren. Das war nicht ganz einfach, denn wir arbeiteten zu diesem Zeitpunkt natürlich weder auf den gleichen Domains, noch mit den gleichen ERP-Systemen.

Die Datenanalyse floss in die Arbeit sogenannter Quick-Savings-Teams, die damit zwei Lieferantentage in den USA und in Europa vorbereitet haben. Von Anfang an war klar, wir sprechen von nun an nur noch mit einer Stimme zum Lieferanten.

Beschaffung aktuell: Welche Botschaft haben Sie an die Lieferanten übermittelt?

Höhn: Die Events waren von unserer Seite sehr hochrangig besetzt, CEO und Chairman beider Gesellschaften waren vor Ort. Es ging nicht nur um die Information der Supplier, wir haben direkt Konditionengespräche mit rund 30 gemeinsamen Lieferanten geführt mit dem Ziel, Sofortbeiträge zu genieren. Das ist uns auch sehr gut gelungen. Wir haben klar gemacht, dass wir eine Konsolidierung anstreben. Natürlich nutzt man da auch den psychologischen Moment einer solchen Veranstaltung. Doch der wichtigste Punkt ist die detaillierte Vorbereitung. Solche Verhandlungstage sind nur so erfolgreich, wie man sie vorbereitet. Der zeitliche Druck – zwischen dem Closing im Mai und den beiden Events im Juli und August lagen nur wenige Monate – hat uns geholfen, dass wir die wichtigsten Lieferanten sehr schnell bearbeiten konnten.

Beschaffung aktuell: Wie bringt man Einkäufer verschiedener Unternehmen und Kulturen so schnell zusammen?

Höhn: Geschwindigkeit ist in solchen Prozessen ein großer Erfolgsfaktor, das gilt nicht nur im betriebswirtschaftlichen Sinne. Auch die Mitarbeiter schweißt das zusammen. Unterstützt haben wir das Kennenlernen durch gegenseitige Besuche. Es ist wichtig, dass man sieht, wie und wo die Kollegen arbeiten und die Standorte kennt. Dass man das Positive, aber auch die Schwachpunkte sieht. Und zwar nicht nur im Einkauf, sondern auch in den dazugehörigen Werken. Aber besonders die Events haben die Leute zusammengebracht. 40 Mitarbeiter aus dem Einkauf von Mann + Hummel waren an der Vorbereitung der Lieferantentage aktiv beteiligt, das wirkt wie ein Katalysator für die Integration.

Beschaffung aktuell: Trotzdem, Sie haben mit Affinia eine weitere Einkaufsorganisation dazugekauft. Inwiefern werden Sie die Strukturen beibehalten bzw. verändern?

Höhn: Der Einkauf für die Filtermarken Wix und Filtron ist weniger zentral organisiert als jener der alten Mann + Hummel-Organisation. Betrachtet man die ganze Gruppe, so ist diese historisch gewachsene Struktur sehr komplex. Wir werden die Beschaffung deshalb in weltweite Hubs zusammenfassen, den Einkauf insgesamt vertikalisieren und in Summe professionalisieren. Eine solche Struktur lässt sich nicht nur effizient steuern und führen, bündelt auch unsere Kompetenzen und unser Fachwissen und bietet den Mitarbeitern vor Ort Perspektiven. Die auf die Supply Chain bezogenen Aufgaben verbleiben an den Standorten. Damit wollen wir die Schnittstelle zur Logistik noch einmal schärfen. Wir wollen die Aufgaben klarer zuordnen und den Einkauf mit Blick auf seine strategischen Aufgaben entlasten. Die neue Struktur ist seit dem Jahreswechsel im Wesentlichen bekannt, jetzt geht es an die Umsetzung.

Beschaffung aktuell: Auch hier sind Sie zügig unterwegs. Wie gelingt es im Veränderungsprozess alle mitzunehmen?

Höhn: Ich glaube ganz wesentlich ist, dass wir in der alten Mann + Hummel-Organisation ein Top-Team haben, auch ein top motiviertes Team mit einer entsprechenden Materialgruppenorganisation, das gewohnt ist, global zu arbeiten und für das es durch frühere Akquisitionen und organisches Wachstum nicht ganz ungewohnt ist, neue Standorte hinzuzubekommen. Wichtig ist auch, dass man ein Verständnis für die neuen Unternehmensteile entwickelt, die dortige Organisation und die Ressourcen kennenlernt, versteht und respektiert. Hinzu kommt, dass die Akquisition insgesamt auf einer sehr positiven Grundbasis gelaufen ist. Die Rahmenbedingungen sind gut. Trotzdem ist die Schaffung einer gemeinsamen Identität wichtig, ein gemeinsames Ziel, das alle akzeptieren, das in unserem Fall hieß, gemeinsame Bündelungs- und Synergieeffekte zu realisieren. Und genau das haben wir sehr zügig nach dem Closing getan, haben ein Projektteam geformt, in dem alle Funktionen und Regionen vertreten sind und diesen Prozess von Anfang an mit einem strukturierten Projektplan überwacht.

Beschaffung aktuell: Transparenz ist also ein wichtiger Faktor?

Höhn: Wer in einem solchen Prozess keine Transparenz, keinen strukturierten Projektplan hat, der geht verloren. Wichtig ist zudem, dass hinter allem quantifizierbare Ziele stehen, verankert im übergeordneten Akquisitions- bzw. Post-Merger-Activity-Controlling. Dass man ein Aktivitäten-Tracking aufsetzt, auf das alle Zugriff haben. Es muss den einen „one single point of truth“ geben. Das ist entscheidend. Mann + Hummel hatte nach dem Closing sehr früh ein Extranet eingesetzt, das wir für die Steuerung und Überwachung des Projekts sehr gut nutzen konnten. Zudem gibt es seither im Einkauf einen eigenen Steuerkreis, der sich weiterhin alle zwei Wochen trifft, über den wir alle Aktivitäten, den Status der Savings, aber auch Eskalationsthemen mit Lieferanten durchgehen. Das wird in der jetzigen Phase natürlich immer operativer.

Beschaffung aktuell: Mann + Hummel ist nicht nur im Aftermarket, sondern auch im OEM-Geschäft aktiv. Betrifft die Neuorganisation auch die Verzahnung mit der Produktentwicklung?

Höhn: In den Produktentwicklungsprozess sind wir schon heute sehr eng durch unseren Projekteinkauf eingebunden. Diese Brückenfunktion wollen wir künftig aber auch noch stärker nutzen, um gezielt unsere strategischen Einkaufsziele zu verfolgen. Wir werden den Projekteinkauf noch enger an das Materialgruppenmanagement anbinden und damit an die strategische Lieferantenentwicklung. Bislang war der Projekteinkauf den Geschäftsbereichen zugeordnet. Das wird sich ändern. Das betrifft aber in der Tat vor allem das OEM-Geschäft, im Aftermarket ist der Projekteinkaufsprozess schneller, da sind die Stücklisten deutlich kleiner. Sie brauchen für beide Bereiche auch andere Mitarbeiter. Filterelemente produzieren wir im Wesentlichen kundenunabhängig, hierfür wird die Menge verhandelt in Jahres- oder Halbjahreskontrakten. Bei den OEM-Projekten geht es um deutlich längere Laufzeiten, mit den entsprechenden Nachverhandlungen.

Beschaffung aktuell: Ihre Neuorganisation verschafft dem Einkauf weitreichende Kompetenzen. Wie würden Sie die Bedeutung des Einkaufs bei Mann + Hummel umschreiben?

Höhn: Ich kann wirklich sagen, dass der Einkauf bei Mann + Hummel die volle Unterstützung des Top-Managements hat. Board und CEO wissen um die Bedeutung des Einkaufs in unserer Branche. So wurden zum Beispiel die Quick-Savings-Teams vollumfänglich unterstützt. Und deshalb dürfen wir in der Entwicklung unserer Organisation weitreichende Schritte gehen. Jetzt müssen wir dem Anspruch gerecht werden, diese Organisation nicht nur zügig, sondern auch reibungslos umzusetzen. Die Schnittstellen in die Logistik und Produktentwicklung sind hierfür wichtig. Aber auch zum Beispiel die Tatsache, dass wir im Einkauf die Flexibilität bekommen zu entscheiden, an welchen Standorten wir wie viele Mitarbeiter benötigen, natürlich im Rahmen des abgestimmten Budgets. Dass wir also perspektivisch die Einkaufskosten bündeln als eine Art zentrale Kostenstelle und dann wieder über einen Materialgemeinkostenschlüssel verteilen.

Beschaffung aktuell: Rückblickend betrachtet: Würden Sie ein solches Projekt wieder so angehen?

Höhn: Auf jeden Fall. Lieferantentage sind ein hervorragendes Medium – nicht nur, um gegenüber Lieferanten geschlossen zu agieren und nach dem Closing schnell erste Savings zu erzielen, sondern auch, um die Organisation zusammenzuführen. Das konkrete Ziel und die erreichten Erfolge motivieren ungemein. Eine Projektorganisation hat zudem den Vorteil, dass sie schnell agieren und man erst einmal schauen kann, wie es läuft. Wir sind an dieser Stelle tatsächlich sehr schnell unterwegs. Für die Entwicklung und Einführung der jetzigen neuen Organisation wollten wir uns etwas mehr Zeit geben. Und das war auch gut so.

Beschaffung aktuell: Vielen Dank für das Interview, Herr Höhn.

Das Gespräch für Beschaffung aktuell führte Annette Mühlberger, freie Journalistin.

Der Betriebswirt Hanno Höhn ist seit zwölf  Jahren für Mann + Hummel in den Bereichen Controlling, Logistik und Einkauf tätig, darunter drei Jahre in den USA. Heute verantwortet Höhn als Group Vice President Purchasing die weltweiten Einkaufsaktivitäten der Unternehmensgruppe.

Mit der Übernahme des auf das Ersatzteilgeschäft spezialisierten weltweiten Filtrationsgeschäfts der Affinia wuchs die Mitarbeiterzahl von Mann + Hummel um rund 4500 auf mehr als 20 000 Beschäftigte. Das Familienunternehmen bietet Filtrationslösungen für die Erstausrüstung (OEM) sowie Ersatzteile in der Automobil- sowie Maschinenbauindustrie. Zu den Produkten gehören u. a. Luft- und Flüssigkeitsfilter-Systeme, Saugsysteme, Innenraumfilter und technische Kunststoffteile für die Automobilindustrie. Hinzu kommen Industriefilter, Filter für die Wasserfiltration und Filteranlagen. 2015 erwirtschaftete Mann + Hummel einen Umsatz von rund drei Milliarden Euro. Mit Affinia kommen circa 900 Millionen Euro Umsatz hinzu. Das Einkaufsvolumen für Produktionsmaterial wuchs mit der Akquisition um etwa ein Drittel.