Suchmaschine als Erfolgskriterium im Einkauf

Sicher finden, statt lange suchen

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Viele Unternehmen und Konzerne setzten weltweit auf SAP und bauen die Kollaboration zwischen Einkauf und Lieferanten weiter aus. Vergleicht man allerdings Usability und Integration mit der Internetwelt wie wir sie von Amazon & Co. kennen, dann sieht man schnell die Defizite in SAP. Handlungsbedarf ist so akut wie nie zuvor.

Wie gestaltet sich der moderne Einkauf im Unternehmen, und worauf kommt es an? Wird die Vielzahl verschiedener Einkaufslösungen und zugleich die Strategie der SAP AG betrachtet, so kann der Überblick schnell verloren gehen. „On-premise“ oder „Cloud“? Welche Strategie ist für mein Unternehmen die richtige? Dieser Beitrag stellt einen effizienten Lösungsansatz vor, der ein Umdenken erforderlich macht.

Die Lösung des Preisträgers

Die Stärke der SAP-Backend-Systeme liegt an der extrem hohen Vielfalt der abgebildeten Geschäftsprozesse und an den ebenso hohen Anpassungsmöglichkeiten bei Kunden. Jedoch stagniert die weitere Optimierung der Geschäftsprozesse, wenn man nicht auf neue Technologien und zusätzliche Cloud Szenarien setzt. Neue SAP-Technologien und Oberflächen wie das SRM UI5, S4 Procurement, SAPUI5, Fiori und HANA bieten noch nie dagewesene Möglichkeiten einer Einkaufsoptimierung. Das neue Konzept erlaubt das Einbetten einer Cloud-Suchmaschine im SAP-Einkauf, auf die sich nur wenige Anbieter spezialisiert haben.

So hat der BME der Beiersdorf AG mit Sitz in Hamburg den Preis „Excellence in eSolutions 2017“ für eine hybride Lösung verliehen, die das bisherige SAP-System mit der BeNeering Catalog Cloud vereint.

Horst Wiedmann, BME-Vorstandsvorsitzender und Sprecher der BME-Jury: „Beiersdorf hat es hervorragend verstanden, in Kooperation mit der BeNeering GmbH die Effizienz seiner operativen Einkaufsprozesse erfolgreich zu maximieren. Das innovative Siegerkonzept läutet die nächste Generation von E-Katalog-Lösungen ein.“ Doch was steckt dahinter, und welche Potentiale ergeben sich mit der neuen Lösung für die Zukunft?

Die Gliederung der Einkaufskanäle in Tail Spend und Main Spend kann dabei helfen, die unterschiedlichen Einkaufsprozesse zu betrachten und mit entsprechender IT-Strategie zu unterstützen. Werden die Prozesse mit den richtigen Tools umgesetzt, dann hilft das deutlich die No-Touch-Buying-Rate zu erhöhen. Wünschenswert sind hier KPIs in Höhe von 80 % oder höher. Je nach Branche und Fokus der Unternehmen ist das auch realisierbar. Verlagert man nur etwas mehr Verantwortung auf die Mitarbeiter, mit dem Komfort einer neuen Shopping Experience, dann können die operativen Aufgaben eines Einkäufers deutlich entlastet werden.

Die Verlagerung der Aufgaben an den Mitarbeiter ist aber die größte Herausforderung. Dieser Ansatz ist nicht wirtschaftlich, wenn sehr viele Mitarbeiter aufwendig geschult werden müssen, um nur wenige Bestellvorgänge im Jahr abwickeln zu können. Umso mehr bedarf es also einer intelligenten Lösung, die den Anwender intuitiv begleitet, von der Anforderung über Genehmigung bis zum Versand der Bestellung, bei gleichzeitiger Compliance und günstigem Artikelpreis. Ein solches intelligentes, einfaches und intuitiv bedienbares System reduziert nicht nur die Kosten im Einkauf, sondern spart gleichermaßen an Ausgaben für Güter und Dienstleistungen.

Bei der Suche nach den richtigen IT-Tools darf man sich den Vergleich mit Google erlauben, einer fast alles könnenden Suchmaschine, die einen Benutzer quer durch das Leben begleiten kann. Warum sollte das nicht auch im Einkauf so funktionieren, wenn die Suchmaschine genau auf die Bedürfnisse des Einkaufs abgestimmt ist?

Die Suchmaschine in der Cloud

Die Anbindung einer Cloud-Suchmaschine an das eigene ERP-System wie SAP SRM UI5, SAP S4 Procurement, SAP MM, Oracle iPro, etc. verbessert die Usability extrem, wenn Waren und Dienstleitungen unterschiedlicher Einkaufskanäle innerhalb einer Oberfläche bestellt werden sollen. Man spricht hier auch von einer hybriden Lösung mit Guided Buying, wo das lokale SAP mit einer Cloud gekoppelt wird. Eine solche Lösung forciert die Benutzerführung durch das intelligente System, ohne dass der Einkauf bei jedem Bestellvorgang hinzugeschaltet werden muss. Das entlastet nicht nur den Einkauf, sondern steigert zugleich die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

1. Catalog Buying – MAIN SPEND

Den größten Anteil der Bestellungen übernehmen dabei die vom Einkauf verhandelten Lieferantenkataloge, die vom Lieferanten oder vom Einkauf auf der Catalog-Cloud-Plattform bereitgestellt werden. Ein Mitarbeiter äußert seinen Bedarf mit einer Suchanfrage und erhält im optimalen Fall Treffer aus dem verhandelten Sortiment.

2.  Markplatz-Artikel – TAIL SPEND

Sollte ein Anwender den gewünschten Artikel nicht finden, dann kann er in der gleichen Such-Oberfläche auf das Sortiment von Marktplätzen zurückgreifen. Da die Marktplatzanbieter zunehmend Schnittstellen zu Ihrem Sortiment anbieten, können unterschiedliche Marktplätze an das Einkaufssystem angebunden und mit einer einzigen Suchabfrage zeitgleich abgefragt werden.
Eine Assistentin der Geschäftsführung sucht zum Beispiel im SAP SRM UI5 System nach dem neusten iPhone-Model. Das Suchergebnis liefert fünf Artikel des verhandelten Sortiments und 38 Treffer eines angeschlossenen Marktplatzes, wie z. B. Amazon Business. Da das gewünschte iPhone aber nicht unter den verhandelten fünf Artikeln dabei ist, kann die Assistentin den Artikel aus den 38 Treffern der Marktplatzsuche wählen und in den SAP-SRM-Einkaufswagen legen. Das Ganze funktioniert ohne Systembruch in einer einheitlichen Oberfläche, während im Hintergrund die Intelligenz der Cloud-Suchmaschine arbeitet. Spinnt man diese Idee noch weiter, dann lassen sich beim Bestellvorgang über einen Preis-Optimierer auch Artikelpreise unterschiedlicher Lieferanten und Marktplätze anzeigen und vergleichen, womit das Einsparpotenzial weiterhin steigt.

3. Rahmenverträge & Preferred Supplier –

MAIN SPEND

Sofern die Suche auf dem Marktplatz nicht zum gewünschten Ergebnis führt, dann werden dem Anwender auch Suchtreffer mit verhandelten Rahmenverträgen angeboten. Hier kann der Mitarbeiter über ein Einkaufsformular spezifizieren, was bestellt werden soll.

Wenn zum Beispiel ein Projektleiter nach dem Suchbegriff „SAP Consulting“ im Einkaufssystem sucht, dann werden Treffer der Lieferanten Accenture, Cap Gemini und SAP angezeigt. Nach Auswahl des Dienstleisters öffnet sich ein Einkaufsformular mit weiteren Details, wie Warengruppe und zusätzliche Informationen zum Rahmenvertrag (Tagessätze, Reisepauschalen, Bestellbedingungen). Der Projektleiter muss eine Kurzbeschreibung und den Gesamtpreis im Formular eintragen, und bei Bedarf noch ein Angebot in das Formular hochladen. Dieses Formular kann letztendlich in den Einkaufswagen gelegt und somit vereinfacht bestellt werden.

Die Rahmenverträge sollten inklusive einer Preisobergrenze für die Bypass-Funktion des Einkaufs verwaltet werden, wie z.B. 10 000 Euro bei Bestellungen zu SAP Consulting. Wird der im Formular eingegebene Preis unterschritten, dann kann die Bestellung direkt vom Projektleiter ausgelöst werden, ohne dass der Einkauf hinzugeschaltet werden muss.

4.  Preisanfragen und Sourcing – TAIL SPEND

Abschließend übernimmt die Suchmaschine auch die Entscheidung, ob ein Bedarf ausgeschrieben werden muss. Die intelligente Suche führt den Mitarbeiter anhand der Warengruppenbeschreibung und zusätzlicher Informationen zum Formular einer Preisanfrage. Diese Logik muss natürlich im Vorfeld durch den Einkauf festgelegt werden, genauso wie auch die Rahmenverträge im Preferred Supplier Konzept. Der Einkauf kann somit Katalogartikel wie „SAP Consulting“ definieren, die ab einer Wertgrenze (z. B. 10 000 Euro) in einer Ausschreibung münden. Der Anwender wird somit durch den Preisanfrageprozess geführt und kann nach Angebotseingang den Zuschlag erteilen, in dem er die gewünschten Artikel in den Einkaufswagen übernimmt und bestellt. Auch hier kann die Regel gelten, dass ein Einkaufswagen unter einer Wertgrenze von z. B. 50 000 Euro ohne die Einbindung des Einkaufs bestellt werden kann, sofern Angebote vorliegen. Die Compliance ist somit gegeben.

Da sich das Ganze in der Cloud abspielt, können Lieferanten die Preisanfrage direkt online beantworten, auch ohne sich vorher registrieren zu müssen. Gleichzeitig kann ein Lieferant auch neue Positionen vorschlagen und Anhänge seinen Angeboten hinzufügen.

Fazit

Hybride Szenarien mit SAP „on-premise“ und einer zusätzlichen Anbindung an die Cloud erlauben eine bisher nicht da gewesene Kollaboration zwischen Einkauf und Lieferanten. Bei Wahl einer eingebetteten Cloud-Suchmaschine (Remote Search) für das Einkaufssystem wird der Anwender automatisch in den richtigen Einkaufsprozess geführt – ohne Systembruch und mit dem Komfort einer modernen Web-Shop-Lösung.


Der Autor

Christoph Moll

Nach seinem Informatik- und Elektrotechnik-Studium arbeitete Christoph Moll zwei Jahre lang bei Hewlett Packard in F & E-Projekten u. a. für eine Suchmaschinen-Technologie. 2001 wechselte er zu SAP, wo sein Fokus auf Beschaffungslösungen und SAP SRM lag. Im Jahr 2007 gründete er die BeNeering GmbH. Das Unternehmen ist ein SAP-Software-Solution- und Technology-Partner für Einkaufslösungen und Webshop-Architekturen. Es bietet eine moderne Cloud-Lösung für das Katalog-Content Management und die dazugehörigen Services.


Hintergrundinfos

Neue Aspekte

1.  Tail Management wird oft unterschätzt. In jeder Organisation hat die Beschaffung begrenzte Ressourcen und muss Prioritäten setzen. Bei der Optimierung der Supply Chain ist es oft sinnvoll, sich auf die Bereiche zu konzentrieren, in denen die größten Auswirkungen zu spüren sind, nämlich die größten Ausgabenkategorien und die wichtigsten Vertragslieferanten. Dadurch bleibt ein „Tail“ (Rest) übrig, der normalerweise 20 % des Einkaufsvolumens ausmacht, und trotzdem 80 % aller Lieferanten bindet. Dieser „Tail“ repräsentiert somit eine signifikante Mehrzahl an Transaktionen, die eine große Bandbreite an Produkt- und Dienstleistungskategorien abdecken, insbesondere indirekte Güter.

Aufgrund von Zeit- und Personalrestriktionen haben es viele Unternehmen versäumt, sich mit diesem unkritischen Tail-Aufwand auseinanderzusetzen, da sie fälschlicherweise davon ausgehen, dass die Investition zur Optimierung der Tail-Aufwände die Endersparnis nicht rechtfertigen würde. Das ist aber ein Trugschluss.

2  No-Touch-Buying ist der neue Hype. Bei den meisten Unternehmen ist der operative Einkauf viel zu sehr damit beschäftigt, die Bedarfsanforderung von Mitarbeitern in eine Bestellung umzusetzen. Dieser Zeitaufwand ist sehr kostenintensiv und nicht mehr zeitgemäß. Dem entgegen wirkt das „No-Touch-Buying“, ein Prozess gesteuert über Anforderer, ohne den Einkauf zu involvieren.

Voraussetzung dafür sind Compliance und ein intelligentes Einkaufssystem.

3.  Shopping Experience definiert im Internet den neuen Standard für das Einkaufserlebnis, auch Usability genannt. Werden den Mitarbeitern noch konventionelle Bestellsysteme mit dem Frontend SAPGUI oder WebDynpro geboten, dann ist die Lücke im Vergleich zum Einkaufserlebnis im Internet sehr groß und die Akzeptanz der eigenen Mitarbeitern sinkt bei weitem. Die Beschwerden sind durch alle Reihen sehr groß, wenn es den Unternehmen nicht gelingt, eine Webshop-ähnliche Anwendung in Anlehnung an Amazon in den eigenen Kreisen zu etablieren.


Ausgezeichnet

Excellence in eSolutions 2017

Im Frühjahr 2017 ging der BME-Preis
„Excellence in eSolutions 2017“, der jährlich während der E-Lösungstage verliehen wird, an die Beiersdorf AG. Das ausgezeichnete Projekt hat den Titel „Go Shopping @ Beiersdorf – Entwicklung einer neuen E-Procurement-Lösung für indirekte Güter und Dienstleistungen bei der Beiersdorf AG“.

Kern des E-Procurements von Beiersdorf ist eine umfassende Katalog-Cloud-Lösung des Unternehmens BeNeering. Diese beinhaltet eine intelligente Suchmaschine (Catalogue Cloud Search Engine) als entscheidendes Hilfsmittel, um die Anwender durch den neuen E-Procurement-Prozess und damit zu den gesuchten Artikeln zu führen. Ihre Suchlogik ist auf die spezifischen Einkaufsprozesse bei Beiersdorf zugeschnitten und wählt den effizientesten Einkaufskanal für den jeweiligen Bedarf aus. Ebenfalls eingebunden ist ein Content-Management-System (Catalogue Cloud Suite) von BeNeering. Mit ihm lassen sich die hinterlegten Rahmenvereinbarungen und Compliance-Regeln verwalten.


Christoph Moll, Geschäftsführer, BeNeering GmbH

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