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Rechtssicheres Tendermanagement

Digitale Ausschreibungen rechtssicher managen
Smartes Tendern

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Beim Tendermanagement hat die digitale Transformation schon Einzug gehalten: Zahlreiche Softwarelösungen, Web-basierte Portale und Managementtools wollen potenzielle Auftraggeber und Bieter zusammenbringen und ein reibungsloses Ausschreibungsverfahren ermöglichen. Doch gerade bei automatisierten Prozessen darf man die Vertragsbedingungen nicht aus den Augen verlieren.

Es ist nur ein Buchstabe, der das Tendern vom Tindern, jener weitverbreiteten Partnersuche via Internet, unterscheidet. Und so groß die Unterschiede zwischen beiden Verfahren zunächst auch sein mögen – es gibt doch eine augenfällige Gemeinsamkeit: es geht um das Auffinden eines passenden Partners.

Beim Tindern ist es nur ein Wischen nach links oder rechts, beim Tendern sind viele repetitive Schritte nötig, bis man den besten Partner gefunden hat: das Erstellen und Bereitstellen von Ausschreibungsunterlagen, die strukturierte Erfassung der Angebote, ein fundierter Tarifvergleich, die kaufmännische Verhandlung, das Vertragsmanagement und die gesamte Kommunikation mit den Bietern. Das Ausschreibungsmanagement ist damit ein geeignetes Anwendungsfeld für Automatisierung und Digitalisierung. Softwarelösungen und -tools überführen die immer wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten in einen automatisierten Workflow.

Standardisierte Schritte

Das ist Segen für diejenigen, die ihre Prozesse schon standardisiert haben, und Fluch für diejenigen, bei denen die digitale Transformation noch in den Kinderschuhen steckt. „Grundvoraussetzung für die Konfiguration von automatisierten Workflows ist die Standardisierung der Geschäftsprozesse und -abläufe“, betont Kadir Dindar, CEO der Siemens Digital Logistics GmbH, einem auf Logistikprozesse spezialisierten IT- und Consulting-Dienstleister mit Sitz in Frankenthal. Gelingt das Einziehen der Standards, sind deutlich reduzierte Bearbeitungszeiten der Lohn sowie transparente Informationen in Echtzeit und ohne Redundanzen für alle Beteiligten. „Bei einem unserer Kunden aus dem Logistikbereich konnte der Zeitaufwand für die Kalkulation komplexer Tarife mit größeren Datenmengen durch unser System von knapp einem Tag auf 30 Minuten reduziert werden“, berichtet Dr. Giovanni Prestifilippo, Geschäftsführer der PSI Logistics GmbH, einem Software-Spezialisten für die Transport- und Logistikbranche.

Vertragsschluss und Vertragsfreiheit

Der krönende Abschluss eines erfolgreichen Tenders, auf den das gesamte Verfahren abzielt, ist der Vertragsschluss. Dabei legt das ausschreibende Unternehmen verständlicherweise Wert darauf, dass seine eigenen Vertragsbedingungen zur Anwendung kommen.

Doch auch bei digitalisierten Abläufen gilt eines der wichtigsten Rechtsprinzipien des deutschen Zivilrechts: die Vertragsfreiheit. Die Parteien sind – im Rahmen der geltenden Gesetze – frei darin, mit welchem Partner und mit welchem Inhalt sie einen Vertrag schließen. Anstatt nach dem Motto „Augen zu und durch“ durch den Ausschreibungsprozess zu hetzen, macht es auch für ausschreibende Unternehmen Sinn, die Vertragsbedingungen, Haftungsausschlüsse und Service-Level-Agreements von Anfang an offen zu kommunizieren. „Die elementaren Kriterien einer Geschäftsbeziehung, wie zum Beispiel Zahlungsziel und Zahlungsmodalitäten, werden so frühzeitig transparent gemacht und damit grundlegende vertragliche Hürden in der Schlussphase des Tendermanagements vermieden“, weiß Digitalisierungsexperte Dindar.

„Der Vertragsschluss kann erheblich erleichtert werden, wenn die rechtlichen Fragen frühzeitig geklärt werden“, bestätigt Sandra Thörner, Leiterin Tendermanagement beim Personaldienstleister Randstad. „Ziel sollte es sein, die Problemfelder schon vor Beginn der Ausschreibung und Zusammenarbeit aus dem Weg zu räumen.“ So könne man sowohl rechtliche als auch praktische Alternativvorschläge rechtzeitig diskutieren und beschließen.

Contractmanagement

Die hinterlegten Konditionen, Restriktionen und Laufzeiten werden im automatisierten Tendermanagement als Contract- oder Vertragsmanagement bezeichnet und oft als reine Dokumentation abgetan. Doch gerade die Möglichkeit, alle Versionierungen jederzeit und überall durch alle am Bietverfahren Beteiligten einsehen zu können, trägt wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf bei.

„Insbesondere in Kontraktlogistikprojekten mit einem sehr hohen Grad an kundenindividuellen Prozess- und Haftungsanforderungen ist ein gutes Vertragsmanagement unabdingbar“, sagt Siemens-Digital-Logistics-Chef Dindar. „Zudem besteht bei komplexen Vergaben von Logistikdienstleistung oftmals ein großer Bedarf an Nachverhandlungen und somit Vertragsänderungen, die dokumentiert werden müssen.“

Nach Angaben der Hersteller stellen die auf dem Markt befindlichen Tools und Plattformen Möglichkeiten bereit, auch individuelle Vereinbarungen in die streng formalisierten Abläufe zu integrieren. „Zunächst werden die individuellen Absprachen digital erfasst“, beschreibt PSI-Chef Prestifilippo das Verfahren. „Durch ein skriptähnliches Regelwerk, das im System hinterlegt ist, werden die Vereinbarungen dann in der Software berücksichtigt.“

Werden Transportdienstleistungen ausgeschrieben, spielen Haftungsbeschränkungen eine große Rolle. Denn das Handelsgesetzbuch schützt und privilegiert Spediteure durch eine begrenzte Haftung, die der Verlader gerne ausschließen möchte. „Hier haben wir eine zweigeteilte Entwicklung: auf der einen Seite sind Anfragen auf dem Markt, die hochprofessionell sind und den rechtlichen und wirtschaftlichen Realitäten Rechnung tragen“, sagt Klaus Weiss, kaufmännischer Leiter der Fritz Gruppe, einem mittelständischen Logistikdienstleister aus Heilbronn. „Auf der anderen Seite werden nach wie vor Haftungsbedingungen aufgerufen, die weder versicherbar noch wirtschaftlich tragbar sind.“

Neben dem Haftungsregime des HGB stellen die Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingungen (ADSp) in der Fassung von 2017 eine mögliche Vertragsgrundlage dar, die Verlader- und Spediteursinteressen in Einklang bringen will. Und schließlich sind – Prinzip der Vertragsfreiheit – Haftungsbeschränkungen auch ganz individuell aushandelbar. „Sofern die Preise stimmen, können wir uns mit den Auftraggebern meist auch über die Haftungsbedingungen einigen“, berichtet Weiss aus der Praxis. „Falls aber bis Auftragsvergabe Haftungsbedingungen nicht änderbar sind, ist manchmal ein nicht abgegebener Tender besser als die Annahme eines Tenders mit unwirtschaftlichen oder existenzbedrohenden Klauseln.“

Bei Ausschreibungen über Logistikdienstleistungen ist die Haftungsfrage einfacher, denn hier existiert keine gesetzliche Höchstgrenze. Logistikverträge sind sogenannte typengemischte Verträge, die Elemente von Transport-, Lager- und Dienst- sowie Werkverträgen enthalten. Speziell die logistische Dienstleistung ist von Gesetzes wegen nicht haftungsprivilegiert. An dieser für Verlader günstigen Ausgangslage wird bei Ausschreibungen nicht gerüttelt.

Für die Personaldienstleisterbranche sagt Randstad-Ausschreibungsexpertin Thörner zur Frage der Haftungsübernahme: „Unser Ziel ist es, unsere Standardverträge mit den individuellen Kundenwünschen in Einklang zu bringen. Die Übernahme von rechtlichen Risiken wird dabei entweder im Pricing berücksichtigt oder ausgeschlossen.“

Fazit: Sowohl beim Tendern als auch beim Tindern können Apps, Plattformen und Tools bei der Partnervermittlung helfen; ob man den richtigen Partner gefunden hat, zeigt sich später im realen Leben.


Anja Falkenstein, Rechtsanwältin, Karlsruhe

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