Immer mehr Unternehmen versenden ihre Rechnungen digital als PDF-Dateien und sparen so viel Verwaltungsaufwand, Papier und Platz. Doch auch für den Empfänger bieten elektronische Rechnungen einige Vorteile. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Fakten über den PDF-Rechnungsempfang im Überblick.
1. Welche Vorteile bietet mir die digitale Rechnung im Vergleich zu einer Papierrechnung?
- Beschleunigung zeitintensiver Arbeitsschritte bei Rechnungseingang, Weiterleitung & Bearbeitung.
- Vereinfachung der Rechnungsprüfung.
- Komfortableres Bezahlen über Online-Banking durch Kopieren & Einfügen der benötigten Informationen sowie Vermeidung von Tippfehlern.
- Platzsparende Archivierung auf digitalen Speichermedien & Erleichterung des Wiederauffindens.
- Aktiver Beitrag zum Umweltschutz durch Reduzierung des Papierverbrauchs & Vermeidung von Transportemissionen.
- Es fallen für den Empfänger keine zusätzlichen Kosten an.
2. Warum werden PDF-Rechnungen digital signiert?
- Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Integrität & Authentizität eines Beleges gewährleistet sein muss.
- Eine digitale Signatur bestätigt die Echtheit der Herkunft & Unversehrtheit des Inhalts als Voraussetzungen der umsatzsteuerlichen Anerkennung von elektronischen Rechnungen.
- Durch das Signieren von PDF-Rechnungen können also mit sehr wenig Aufwand alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
- Digital signierte Rechnungen garantieren dem Empfänger eine gerichtsfeste steuerliche Prüfbarkeit & sparen so eine kostenintensive Verfahrensdokumentation/prüfungspflichtige Prozesskosten.
3. Wie kann ich die Echtheit der Signatur überprüfen?
- Zum Öffnen & Verifizieren der Rechnung können Sie das kostenlose Programm Open Limit Reader nutzen.
- Die Möglichkeit einer erneuten Verifizierung ist nach Installation des kostenlosen Programms jederzeit für Sie sichergestellt.
4. Wie kann ich digitale Rechnungen archivieren?
Die Archievierung von PDF-Rechnungen muss digital erfolgen, ein Ausdrucken & Ablegen in Papierarchiven wird bei Betriebsprüfungen nicht anerkannt.
Wie lange müssen PDF-Rechnungen archiviert werden?
Eine digitale Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur ist einer Papierrechnung gleichgestellt & muss wie diese 10 Jahre lang archiviert werden
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