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Beim Einkauf im Krankenhaus steht die Versorgungssicherheit ganz oben

Einkauf im Krankenhaus
Versorgungssicherheit als oberstes Gebot

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In der Vergangenheit hat auch beim Einkauf im Krankenhaus der Preis einen immer größeren Stellenwert erlangt, die Absicherung der Lieferketten und die Versorgungssicherheit waren in den Hintergrund getreten.

Die Kliniken in Deutschland stehen seit Jahren unter einem ständig steigenden Kostendruck. Laut der Roland Berger Krankenhausstudie 2019 gab weniger als die Hälfte (45 Prozent) der befragten Kliniken an, ihre wirtschaftlichen Ziele erreicht zu haben, mehr als 80 Prozent rechnen mit einer weiteren Verschlechterung der Lage. In dieser Situation kommt insbesondere dem Einkauf eine große Bedeutung zu – Optimierungspotenzial wird neben der strategischen Ausrichtung und der Auslastung des medizinischen Personals vor allem bei Einkauf und Sachkosten gesehen.

Versorgungssicherheit und Patientenwohl

Damit stehen die internen Einkaufsorganisationen der Kliniken vor großen Herausforderungen, gilt es doch ökonomisch klug zu handeln und gleichzeitig die Versorgungssicherheit zu gewährleisten. „Die Versorgungssicherheit und das Patientenwohl haben bei uns oberste Priorität“, sagt Stefan Nölting, Einkaufsleiter (ad interim) der Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz. „Wir bündeln nach Möglichkeit unsere Bedarfe und setzen auf Wettbewerbsstrukturen, um Abhängigkeiten und daraus gegebenenfalls resultierende Lieferengpässe zu vermeiden. Um die Versorgungssicherheit zu garantieren, nutzen wir auch alternative Bezugsquellen, was Lagermengenvorhaltung oder Produktionsstandorte betrifft. So werden wir zukünftig vermehrt auf Hersteller setzen, die einen Zugang zu Produktionslinien in verschiedenen Regionen haben und nicht beispielsweise nur in China produzieren. In der Vergangenheit hat durch viele Umstände der Preis einen immer größeren Stellenwert erlangt, die Absicherung der Lieferketten und die Versorgungssicherheit sind in den Hintergrund getreten. Gerade die Lagermengenvorhaltung ist ein sehr individuelles Thema. Das aktuelle Beispiel des Coronavirus zeigt, dass die Bevorratungsmengen durch Annahmen entstehen, die massiv unter-, in anderen Fällen aber auch überschätzt werden können.“

Vernetzung und Digitalisierung

Vernetzung und Digitalisierung sieht Nölting als entscheidende Faktoren für seine Einkaufsorganisation. „Wir müssen manuelle Prozesse mit Datenredundanzen endlich hinter uns lassen.“ In der Medizintechnik liegt ein klarer Fokus auf der Vernetzung und damit auf einer genauen Dokumentation der Leistungsdaten der Geräte, auch zu Abrechnungszwecken. Allerdings können die hohen Anforderungen an den Datenschutz hier schnell mal zum Bremsklotz werden können. Die Absicherung von Datenschutz und Informationssicherheit ist letztendlich ein dokumentengetriebener Prozess, der in der Universitätsmedizin Mainz dazu führt, dass zwei weitere Stabsstellen vor Beauftragung in die Prüfung eingebunden werden. Es müssen grundsätzlich ein EBV-IT-Vertrag und ein Datenverarbeitungsvertrag geschlossen werden. Dies gilt in der Medizintechnik für nahezu alle netzwerkfähigen Produkte, da hier fall- und personenbezogene Daten verarbeitet werden können.“

Schutz vor Hackerangriffen gewährleisten

Unverzichtbar bei Einkauf von vernetzter Medizintechnik ist ein funktionierendes Risikomanagement. „Die Anforderungen an die IT-Sicherheit sind in den letzten Jahren enorm gestiegen“, so Nölting. „Das führt zwangsläufig zu einer langsameren Umsetzung hinsichtlich der Vernetzung, ist aber unabdingbar, um einen wirksamen Schutz beispielsweise vor Hackerangriffen zu gewährleisten.“

Schnittstelle Einkaufsgesellschaften

Um dem steigenden Kostendruck zu begegnen und Preisvorteile am Markt zu erzielen, schließen sich viele Kliniken Einkaufsgesellschaften an, die an der Schnittstelle zwischen Klinik und Hersteller sitzen. Eine
der führenden Einkaufsgesellschaften in Deutschland ist die Sana Einkauf & Logistik GmbH. „Der Klinikeinkauf ist ein unterschätzter Markt“, so Lennart Eltzholtz, Leitung Strategischer Einkauf und Prokurist bei Sana Einkauf & Logistik. „Wenn man von Medizinprodukten spricht, dann erreicht allein das Verbrauchsmaterial der rund 2000 Kliniken in Deutschland jährlich ein Volumen von 18 Milliarden Euro. Die Entwicklung von Einkaufsgemeinschaften hat sehr stark mit den Rahmenbedingungen des Finanzierungssystems zu tun. Je größer der Druck auf die Krankenhäuser ist, wirtschaftlich einzukaufen, umso größer ist die Professionalisierung des Einkaufs. Deutschland gehört zu den Ländern mit einem weltweit sehr niedrigen Preisniveau für Medizinprodukte. In den USA beispielsweise ist das Preisniveau deutlich höher als in vielen europäischen Ländern, obwohl viele der großen Hersteller ihren Sitz in den USA haben.“

Die Rolle der Einkaufsgesellschaften

Die Einkaufsgesellschaften finanzieren sich entweder über einen Beitrag ihrer Kooperationspartner oder über die Industrie. „Wir verhandeln zentral die Konditionsmodelle für rund 300 Kooperationspartner in Deutschland und in der Schweiz“, so Eltzholtz. „Wir schließen Rahmenverträge mit den Lieferanten, die sowohl vertragliche Rahmenbedingungen als auch das Konditionsgefüge regeln. Wir haben ein Einkaufsvolumen von jährlich 2,4 Milliarden Euro, das sich auf über eine Million Produkte verteilt. Dabei geben wir unseren Partnern keine Sortimentspolitik vor, sondern stellen erst einmal aus einem größeren Rahmen von Lieferanten verhandelte Konditionen zur Verfügung, unter denen die Kliniken dann wählen können. Denn die Ärzte sollen bei leistungssensiblen Produkten wie beispielsweise Implantaten natürlich über den Einsatz mitentscheiden. Schon aufgrund der großen Volumina könnten wir uns kaum auf einige wenige Lieferanten konzentrieren, da wir die Verfügbarkeit bestimmter Warensegmente dann nicht immer – beispielsweise bei Lieferengpässen – garantieren könnten. Wir haben heute schon ein vergleichsweise niedriges Preisniveau in Deutschland. Es geht zunehmend darum, Liefersicherheit über die gesamte Supply Chain zu gewährleisten.“

Häufig starker Verkäufermarkt

Dennoch ist die Verhandlungsposition der Einkaufskooperationen in Deutschland nicht so stark, wie man meinen könnte. „Im Gesundheitsmarkt halten zehn Lieferanten 37 Prozent des gesamten weltweiten Marktes. Das bedeutet, es gibt multinationale Lieferanten, an denen ein Krankenhaus kaum vorbei kommt. Sie halten teilweise Monopolprodukte und haben dadurch eine enorm starke Position“, erklärt Eltzholtz. „Es gibt in der Medizintechnik gar nicht mehr so viele kleine und mittlere Unternehmen am Markt. Eine große Klinik beispielsweise hat bis zu eine Million Produkte und über 800 Lieferanten. Um Kosten zu sparen, versucht sie natürlich eine gewisse Standardisierung zu erreichen, genau wie in anderen Branchen auch. Also versucht sie, geeignete Lieferanten für Ultraschallgeräte zu finden und für EKG-Geräte. In den jeweiligen Segmenten gibt es dann vielleicht noch zehn Anbieter, davon drei etablierte Anbieter wie Philips, GE oder Siemens.“

Marktbereinigung durch Regulation

Zur Bereinigung des Marktes wird auch die neue Medical Device Regulation (MDR) beitragen, die deutlich höhere Maßstäbe für die notwendigen CE-Zertifikate setzt. „Das kann dazu führen, dass kleine Unternehmen es aus Kostengründen einfach nicht mehr schaffen, ihre Produkte zertifizieren zu lassen, und bestimmte Produkte wird man aufgrund niedriger Stückzahlen nicht mehr nachzertifizieren“, ist Eltzholtz überzeugt.

Ein wesentlicher Grund für eine Klinik, sich für eine Einkaufskooperation zu entscheiden, liegt in der Kostenersparnis. Das DRG-System mit Fallpauschalen, das das frühere Finanzierungssystem, bei dem nach dem Kostendeckungsprinzip pro Liegetag des Patienten abgerechnet wurde, abgelöst hat, stellt sie vor enorme finanzielle Herausforderungen. „Seit längerer Zeit gibt es einheitliche Fallpauschalen, die den Erlös für das Krankenhaus grundsätzlich festlegen“, so Eltzholtz. „Je wirtschaftlicher die Klinik also einkauft, desto mehr bleibt vom pauschalierten Erlös übrig.

Gesundheitsmarkt unter Druck

Der gesamte Gesundheitsmarkt steht momentan extrem unter Druck. Grundsätzlich gibt es nach Auffassung unterschiedlicher Experten in Deutschland zu viele Kliniken. Der steigende Fachkräftemangel und die gestiegenen gesetzlichen Anforderungen machen das Wirtschaften für die Krankenhäuser immer schwieriger. Da bietet sich eine Einkaufskooperation an, denn sie bringt ein bestehendes Netzwerk mit. Je nach Größe des Krankenhauses gibt es normalerweise ein bis fünf strategische Einkäufer; die sich mit rund einer Million Produkte auskennen sollen. Eine Diskussion auf Augenhöhe mit einem Arzt ist bei einem solchen Artikelspektrum fast unmöglich. Eine spezialisierte Einkaufskooperation hat da rein personell einfach bessere Möglichkeiten.“

Standards und Tools fehlen

Auch für den Klinikeinkauf ist die Digitalisierung ein entscheidender Faktor. Eltzholtz sieht hier noch viel Nachholbedarf. „Es gibt für Einkauf und Logistik so gut wie keine Standards; es gibt keinen einheitlich umgesetzten Barcode-Standard und auch keinen Warengruppenstandard. Ein Großteil der deutschen Kliniken bestellt heute noch per Fax. Aber dadurch, dass der Druck immer größer wird, was die Prozesse und die Kosten betrifft, wird die Digitalisierung für immer mehr Kliniken ein strategisches Thema. Im Wesentlichen geht es hier erst einmal um das Schaffen von Grundlagen wie Standards, E-Procurement-Tools, aber auch um Verbrauchscontrolling und Sachkostensteuerung. Wir haben vermehrt mit Lieferengpässen zu kämpfen, es geht also auch um die Vergleichbarkeit von Produkten. Wir brauchen Branchenstandards, um die Versorgung mit Medizinprodukten langfristig sicherstellen zu können.“


Community

Zukunft Krankenhaus-Einkauf

Unter dem Mottto „Klinik-Einkäufer schaffen ihre Zukunft“ hat Stefan Krojer, ehemaliger Leiter des Strategischen Einkaufs der Johanniter Competence Center GmbH, Berlin, die Initiative „Zukunft Krankenhaus-Einkauf“ ins Leben gerufen. „Zukunft Krankenhaus-Einkauf“ ist eine internationale Community von Einkaufspraktikern für den Klinik Einkauf. Die Community ist netzwerkartig aufgebaut und unabhängig Organisationen wie z. B. einer Klinikgruppe oder einer Einkaufsgemeinschaft. Zum Team gehören 25 Praktiker aus dem Krankenhaus. Über Gruppen und Kontakte in sozialen Netzwerken besteht die erweiterte Community aus 2500 Mitgliedern. Die Community identifiziert sich vor allem mit folgenden Werten: Patient in Mittelpunkt stellen, Wertschöpfungspartnerschaften schaffen, Nachhaltigkeit einbeziehen, Fairness sicherstellen, Digitalisierung nutzen.

www.zukunft-krankenhaus-einkauf.de


Ulrike Dautzenberg, freie Jounalistin, Wiesbaden

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