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Vom Einkauf professioneller Übersetzungen

Strategien zur Beschaffung von Dolmetscherleistungen
Vom Einkauf professioneller Übersetzungen

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Übersetzungen und Dolmetscherleistungen stellen in den meisten Unternehmen keine relevanten Kostenblöcke dar, die einer strategischen Bearbeitung bedürfen. Bei genauer Betrachtung steht jedoch hinter dieser Beschaffungskategorie eine mögliche Kausalkette an Ereignissen, die im Extremfall sogar den Bestand eines Unternehmens gefährden können. Eine gezielte Strategie und Faktenwissen zum Thema sind für jeden Einkäufer essenziell.

Dank multilingualer Einflüsse im Elternhaus, guter Schulbildung und Studium sprechen sehr viele Menschen Fremdsprachen. Zu fundierten Übersetzungen reichen diese Kenntnisse der eigenen Mitarbeiter im Regelfall nicht aus, denn spätestens beim Anfertigen einer Übersetzung erscheinen viele Unklarheiten. Zudem werden aus Kapazitätsgründen bevorzugt externe Dienstleister beauftragt.

Sehr oft gibt es dafür bereits einige Übersetzungsdienstleister im Lieferantenstamm, die beauftragt werden können. Im Regelfall sehr kurzfristig liefert der Dienstleister die angefertigte Übersetzung digital an den Fachbereich und die Transaktion ist aus Einkaufssicht abgeschlossen. Die Beurteilung der Qualität der Übersetzung obliegt im Regelfall dem Fachbereich.
Es gilt, zwischen den beiden Tätigkeiten „Übersetzen“ und „Dolmetschen“ zu unterscheiden. Übersetzen steht für die schriftliche Übertragung von Texten aus der Ausgangssprache in die Zielsprache. Dolmetschen ist die mündliche Übertragung des gesprochenen Wortes aus der Ausgangssprache in die Zielsprache.
Der Verfasser eines Ausgangstextes hat eine bestimmte Mitteilungsabsicht, die den Adressaten in der Zielsprache so vermittelt werden muss, dass die beabsichtigte Botschaft des Autors in der intendierten Weise verstanden wird. Neben den eigentlichen Sprachkenntnissen in der Ausgangs- und Zielsprache ist ein Minimum an Sachwissen über den Inhalt des Textes unabdingbar. Eine Gebrauchsanleitung für gefertigte Produkte erfordert andere Voraussetzungen als beispielsweise ein belletristischer Text. Eine Übersetzung ist dann qualitativ hochwertig, wenn der Ausgangstext unter Wahrung von Form, Inhalt und Stil in die Zielsprache übertragen wurde. Generell darf dabei die Übersetzung nicht als solche erkannt werden. Eine besondere Form ist die Anfertigung von „beglaubigten“ Übersetzungen. Dokumente zur Vorlage bei Behörden und im internationalen Rechtsverkehr (z. B. Gerichtsdokumente, Verträge) erfordern eine besondere Ermächtigung entsprechend den Rechtsvorschriften der einzelnen Bundesländer. Nur Übersetzer mit entsprechender Qualifikation, die im Regelfall durch einen einschlägigen Abschluss nachgewiesen werden muss, werden beeidigt. In Baden-Württemberg erfolgt die Beeidigung am zuständigen Landgericht der Niederlassung des Übersetzers.
Muttersprachler. Ein weit verbreiteter Wunsch ist die Übersetzung durch einen Muttersprachler. Viele selbst ernannte Übersetzer sind tatsächlich Muttersprachler oder haben einige Jahre im entsprechenden Land gelebt. Ohne Zweifel qualifiziert die Muttersprache aber nicht zu Übersetzungen. Tatsächlich ist Übersetzen ein solides Handwerk, das mühsam erlernt werden muss. Dazu stehen verschiedene Studiengänge zur Verfügung, die zu verschiedenen Bachelor- oder Masterabschlüssen führen. Die Ausbildung zum staatlich geprüften Übersetzer dauert ebenfalls mehrere Jahre und führt zum Abschluss des staatlich geprüften Übersetzers bzw. Dolmetschers.
Dolmetschen stellt völlig andere Anforderungen an die Technik der Übertragung aus einer Ausgangssprache in die Zielsprache. Mündliche Aussagen müssen oft simultan, ohne jegliche Zuhilfenahme von Wörterbüchern o. Ä. korrekt und unmittelbar auf der angemessenen Sprachebene übertragen werden. Inkorrekte Übersetzungen bei Konferenzen oder Verhandlungen können zu Imageverlusten, rechtlichen Konsequenzen oder entgangenen Aufträgen führen. Die Auswahl eines kompetenten Dienstleisters im Bereich Dolmetschen ist daher unabdingbar.
Auch die qualitativ schlechten Übersetzungen im Bereich der Außendarstellung wirken disqualifizierend. Die deutschen Texte für den Internetauftritt des Unternehmens werden mühsam erstellt und sollen die Kompetenzen eines Unternehmens in möglichst positivem Licht erscheinen lassen. Eine nur durchschnittliche Übersetzung oder gar unterdurchschnittliche Übersetzung dieser Inhalte disqualifiziert in einer zunehmend internationalen Umgebung. Schlechte Übersetzungen bei Angeboten und Korrespondenz führen nachweislich zu Umsatzverlusten. Dazu gibt es unzählige Beispiele. Nachweislich sind aufgrund von Übersetzungsfehlern Flugzeuge abgestürzt, aber auch weniger drastische Komplikationen können durch fehlerhafte Übersetzungen herbeigeführt werden.
Der Übersetzermarkt in Deutschland ist stark fragmentiert. „Übersetzer“ ist keine geschützte Berufsbezeichnung. In Deutschland gibt es schätzungsweise zwischen 30 000 und 40 000 Übersetzer. Davon sind ungefähr 80 Prozent freiberuflich tätig, die verbleibenden 20 Prozent sind bei Unternehmen oder Behörden angestellt bzw. verbeamtet. Gleichzeitig gibt es in Deutschland nur schätzungsweise zwischen 300 und 500 Sprachdienstleister, bei denen das Unternehmen aus mehr als einem einzelnen Mitarbeiter besteht. Die Zahl der freien Mitarbeiter eines Unternehmens kann sich gleichzeitig auf mehrere Tausend belaufen. Dies ist auch nachvollziehbar, denn die Nachfrage nach „exotischen“ Sprachen rechtfertigt keine sozialversichungspflichtige Anstellung eines Übersetzers. Die meisten Sprachdienstleister arbeiten also primär als Mittler zwischen dem Kundenauftrag und freiberuflichen Übersetzern, die projektiert werden. Nicht selten befindet sich der einzelne Übersetzer im jeweiligen Land der Muttersprache. Neben der Fixkostendegression sind in vielen Ländern auch die Einstandspreise entsprechend niedriger. Dortige Übersetzer haben teilweise auch einen universitären Hintergrund in einzelnen Fachbereichen.
Qualitätsmaßstäbe. Aus strategischer Sicht für das Unternehmen wichtig ist, dass die Übersetzungen nach DIN EN 15038 erfolgen. Dadurch wird zumindest ein bestimmter Qualitätsanspruch erfüllt. Zudem müssen Übersetzungen nach DIN von einem Zweitübersetzer Korrektur gelesen wird. Die Voraussetzung für einen Übersetzer nach der DIN ist eine höhere, universitäre Ausbildung, vergleichbare Abschlüsse oder mindestens fünf Jahre einschlägige Übersetzungserfahrung. Zur weiteren, rechtlichen Absicherung sollte mindestens jährlich eine Kopie der Haftpflichtversicherung für Übersetzer verlangt werden.
Wenn Schäden durch fehlerhafte Übersetzungen entstehen sollten, besteht mit der ausschließlichen Vergabe an DIN-Übersetzer und einer Haftpflichtversicherung zumindest eine gewisse Absicherung. Übersetzer gelangen häufig an vertrauliche Dokumente, die durch eine Schweigepflichterklärung geschützt werden müssen. Dadurch scheiden auch Anfrageformulare auf Internetplattformen aus, über die Dokumente zur Angebotsausarbeitung übermittelt werden müssen. Ein persönlicher Projektbetreuer beim Dienstleister ist Mindestvoraussetzung. Bei der Vergabe sollte unbedingt der schriftliche Vermerk erfolgen, dass nur geprüfte Übersetzer oder Übersetzer mit Hochschulabschluss mit der Übersetzung betraut werden dürfen. Muttersprachler ohne einschlägige Ausbildung sind kein adäquater Ersatz.
Bei der Identifikation eines geeigneten Dienstleisters sollten folgende Attribute mindestens vorausgesetzt werden:
  • Dienstleister führt Übersetzungen nach DIN EN 15038 durch
  • Durch den Dienstleister anerkannte Schweigepflichtvereinbarungen
  • Keine Online-Anfrageformulare zur Übermittlung der zu übersetzenden Dokumente (Sicherheitsrisiko, Vertraulichkeit der Dokumente nicht gewährleistet)
  • Persönlicher Projektbetreuer
  • Wenn möglich, festangestellte Übersetzer für die gängigsten Wirtschaftssprachen
  • Einsatz ausschließlich von Übersetzern mit staatlicher Übersetzerprüfung oder einschlägiger Hochschulausbildung
  • Prüfung von mindestens 2 Referenzen
  • Bestehende Haftpflichtversicherung für Übersetzer muss mit Kopie der Versicherungspolice nachgewiesen werden
Als Beschaffungsstrategie bietet sich die Konsolidierung auf wenige Dienstleister für alle Fachbereiche an. Eine große Anzahl an Freiberuflern ist sehr schwierig zu managen, zudem verursacht die Qualitätssicherung einen hohen Aufwand. Sehr viele Agenturen nennen vor dem Beginn der Übersetzung nur Richtpreise und berechnen nach der Übersetzung die Anzahl der übersetzten Worte. Die Wörteranzahl in der Zielsprache kann sehr stark variieren und sorgt für eine aus Einkaufssicht sehr ungünstige Intransparenz. Ein sehr wichtiger Verhandlungspunkt ist daher ein verbindliches Angebot zu einem Fixpreis in der Zielsprache auf Basis der Wörterzahl in der Ausgangssprache. Auch variable Preise je nach Schwierigkeitsgrad des Textes sind abzulehnen. Verbreitet sind Zeilenpreise, doch auch diese sind nur mit höherem Aufwand nachvollziehbar. Geeignet sind Fixpreise pro übersetztem Wort in der Ausgangssprache. Bonusabhängige Rückvergütungen bei Erreichen bestimmter Umsatzgrößen sind ebenfalls ein probates Mittel für Einsparungen.
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