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Vorteile der digitalen Auftragsbeschaffung

Elektronischen Vergabesysteme
Vorteile der digitalen Auftragsbeschaffung

Vorteile der digitalen Auftragsbeschaffung
Die Digitalisierung öffentlicher Ausschreibungen sind für Beschaffer und Lieferanten von Nutzen. (Foto: Ideenkoch – Fotolia)
Der Ausschreibungsmarkt hat sich in den letzten Jahren zunehmend digitalisiert. Aufträge können schnell und vernetzt erstellt und anschließend auch online publiziert werden. Dies bringt diverse Vorteile sowohl für Auftragnehmer als auch für Auftraggeber mit sich.

Die Digitalisierung im B2B-Bereich verschafft beiden Seiten Anbietern und Beschaffern mehr Reichweite. Nach wie vor müssen öffentliche Ausschreibungen natürlich in Tageszeitungen publik gemacht und bei Ämtern öffentlich zugänglich sein. Doch anstatt nun all diese Anlaufstellen persönlich abzusuchen, können Auftragssuchende auch Auftragsinformationsdienste wie den Deutschen Auftragsdienst nutzen. Der DTAD hat kürzlich in einer Kooperation mit der Prego Services GmbH eine zusätzliche Datenbank zu Firmen und Vergabestellen aufgestellt, in der sich derzeit schon mehr als 100 000 Firmen befinden.

Solche Auftragsinformationsdienste tragen Informationen über aktuelle Ausschreibungen zusammen und geben sie je nach gebuchter Leistung an ihre Auftraggeber, meist Handwerksbetriebe, weiter, was letzteren insbesondere Zeit spart. Je nach Anbieter können solche Dienste aber auch weitere Aufgaben übernehmen und stellen ihre Plattform als Verwaltungstool zur Verfügung, über das Aufträge verwaltet oder Aufgaben zugeteilt werden können.
Auch Hersteller wissen um die Vorteile der Digitalisierung. So ermöglicht das Unternehmen Hager beispielsweise einen direkten Export der einzelnen Produktdetails über einen Converter in alle gängigen Textformate und Handwerkersoftware wie GAEB, PDF oder DOC. Ausschreibungstexte können so innerhalb kürzester Zeit detailliert erstellt und öffentlich gemacht werden.
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung besteht darin, dass der Markt sich leichter beobachten lässt. Durch die Vielzahl von Ausschreibungen über das Internet können entsprechende Online-Tools diese analysieren und auswerten. So lässt sich in relativ kurzer Zeit eine valide Bedarfs- und Konkurrenzanalyse erstellen, die es insbesondere Auftragnehmern ermöglicht, Marktpotentiale ausfindig zu machen und zu erschließen.
Auftragsinformationsdienste können Auftragnehmer und Auftraggeber auch beratend zur Seite stehen und beispielsweise vorab alle notwendigen Informationen zu einer Ausschreibung bündeln. Durch ihre Marktnähe können sie Trends erkennen und ihre Kunden darüber informieren. Sie selektieren für ihre Kunden vorab die Angebote und informieren auf Wunsch über interessante Ausschreibungen, auf die geboten werden kann.
Meist haben diese Dienstleister auch direkt den passenden Ansprechpartner für den Auftrag parat. Gerade in öffentlichen Verwaltungen ist es für Auftragnehmer häufig schwierig, eine umfassende Auskunft zu bekommen, da nicht an allen Stellen die Informationen aktuell gehalten werden. Umso wichtiger ist es, den korrekten Ansprechpartner innerhalb eines Verwaltungsapparates zu kennen.
Die Zahl der Portale, in denen sich Online-Ausschreibungen finden, wächst stetig. Überregionale Ausschreibungen lassen sich beispielsweise unter bund.de finden, doch insbesondere regionale Ausschreibungen finden sich gestreut auf den Plattformen der örtlichen Handwerkskammer oder privat betriebenen Portalen, die örtliche Angebote zusammentragen. Aufgrund der Masse kann dies zu Unübersichtlichkeiten führen, allerdings können so Auftraggeber auch deutlich gezielter ihre Ausschreibungen streuen und Auftragnehmer in der näheren Umgebung suchen. Über Online-Plattformen ist es in der Regel auch möglich, nach Branchen oder Auftragstypen zu sortieren, sodass das Durchforsten hunderter Publikationen erspart bleibt. Zudem können auch die Gebote meist direkt über eine solche Plattform abgegeben werden, sodass Nutzer hier alles aus einer Hand bekommen.
Die Digitalisierung macht aber nicht nur bei der Angebotssuche und Vergabe Halt; ganze Prozesse können inzwischen über elektronische Vergabeverfahren abgewickelt werden. Diese elektronischen Vergabeverfahren entlasten nebenbei auch die Umwelt und reduzieren das notwendige Papiermanagement im Büro, da alle Prozesse digital ablaufen und entsprechend zentral einsehbar sind. Darüber hinaus lassen sich die Prozesse auch zeitlich verkürzen, da vieles nun nicht mehr langwierig über den Postweg laufen muss, sondern online abgewickelt wird. Auch Kosten lassen sich so effektiv senken, allein durch wegfallende Portokosten und den reduzierten Arbeits- und Zeitaufwand. Einige elektronische Vergabeverfahren ermöglichen auch das Publizieren auf mehreren Ausschreibungsplattformen gleichzeitig, was wiederum eine Zeitersparnis mit sich bringt. Das Durchsuchen jeweiliger Plattformen wird dadurch vereinfacht, dass häufig Suchprofile angelegt werden können, die regelmäßig abgerufen werden.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass durch festgelegte Online-Formulare das Risiko von Verfahrensfehlern deutlich gemindert wird, da sie beispielsweise ohne bestimmte Angaben gar nicht erst versendet werden können. Dies erhöht auch die Rechtssicherheit der abgegebenen Angebote. Falls einmal Änderungen notwendig sein sollten, können diese häufig simpel über Formulare durchgeführt werden, anstatt umständlich über den Postweg. Hierdurch werden auch Übertragungsfehler vermieden, wo sonst Papierunterlagen von Hand in das System eingegeben wurden, werden die Daten nun elektronisch übertragen.
Um rechtskräftig als Urheber eines Dokuments auftreten zu können, sind für diese elektronischen Vergabeverfahren auch elektronische Signaturen notwendig. Diese werden von einer geprüften Zertifizierungsstelle ausgegeben und sind gleichwertig zu einer handschriftlichen Unterschrift.
Das Vergabeverfahren selbst wird so transparenter, denn die Vorgänge werden dokumentiert und durch die elektronische Signatur auch vor Manipulation geschützt.
Weitere Informationen über elektronische Vergabeverfahren sind auf evergabe-online.info zusammengefasst.
Um die notwendige Sicherheit zu gewährleisten, müssen die verwendeten Daten und Passwörter stets vertraulich bleiben und vor Zugang von Dritten geschützt werden. Damit dies gewährleistet werden kann, werden die Daten meist nicht offen über das Internet versendet, sondern verschlüsselt via VPN (Virtual Private Network).
Elektronische Beschaffungssysteme benötigen für ihre Implementierung und die Schulung der Mitarbeiter relativ viel Zeit, weshalb sich diese Investition besonders lohnt, wenn ein erheblicher Beschaffungsumfang erfolgt. Derzeit besteht noch das Problem, dass es keinen einheitlichen Standard für diese elektronischen Vergabesysteme gibt, sodass die Akzeptanz von Handwerk und Wirtschaft noch nicht sehr ausgeprägt ist. Doch allein durch die signifikanten Möglichkeiten der Prozessoptimierung nimmt das Interesse an solchen Verfahren beständig zu. Eine Mittlerfunktion übernehmen derzeit kostenpflichtige Marktplatzsysteme, wie die oben erwähnten Plattformen, die sowohl für Auftragnehmer als auch Auftraggeber eine einheitliche Schnittstelle bieten. www.hager.de
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