Ticket-Tool-Systeme im Einkauf

Warengruppenoptimierung auf Knopfdruck

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Daten über Daten über Daten. Immer mehr Einkäufer sehen sich konfrontiert mit einer Flut von Informationen, die sie weder strukturieren noch nutzen können – weil die Zeit und teilweise das Know-how fehlen. Die Heraus-forderung liegt darin, die Datenschätze zu bergen und die richtigen Schlüsse aus ihnen zu ziehen. Möglich ist das durch die Einführung eines Ticket-Tool-Systems, das sich für IT-Unternehmen längst bewährt hat.

Warengruppenoptimierung auf Knopfdruck ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Im Folgenden zeigen wir auf, welche konkreten Möglichkeiten die Digitalisierung des Einkaufs mithilfe eines Ticket-Tool-Systems birgt.

Schritt 1: Bedarfsanalyse – saubere Daten für richtungsweisende Analysen
Das Fundament eines digitalisierten Einkaufs ist eine solide Datenbasis. Es sollte darauf geachtet werden, dass alle Stamm- und Bewegungsdaten, wie beispielsweise Warengruppenspezifikationen der Artikel, in IT-Systemen verfügbar sind. Zudem sollten Sie die Datenformate eindeutig festlegen.
Für jeden Datensatz gibt es einen eindeutigen Verantwortlichen, der den entsprechenden Datensatz pflegt. Nach der Definition des Verantwortlichen kann der Datensatz in andere Systeme kopiert werden. Auch die Lieferanten erhalten alle Informationen zu den Datenformaten. Diese sollen alle Informationen zu ihren Artikeln und Konditionen nach diesem vorgegebenen Schema aufbereiten und über eine elektronische Schnittstelle bereitstellen. Dadurch müssen Ist-Spezifikationen nicht mehr mühsam „von Hand“ ins System eingepflegt werden, denn diese stellt nun der Lieferant.
Die heute meist sehr aufwendige Spezifikationspflege reduziert sich somit auf die Definition der Soll-Spezifikationen durch die Fachabteilungen unter Einbindung des Einkaufs. Neben den Stammdaten gibt es auch noch die Bewegungsdaten. Zu diesen zählen z. B. die historischen und prognostizierten Absatzmengen eines Artikels. Es ist wichtig, diese Daten richtig zu erfassen. Das heißt, der verantwortliche Mitarbeiter muss verlässlich bei jeder Warenentnahme den Bestand im System reduzieren. Auch die zukünftigen Mengen können nur dann gut berechnet werden, wenn die historischen Mengen pro Artikel aus den Systemen abrufbar sind.
Die Überprüfung sowie die Verifizierung der Daten führt das System bereits beim Eintippen in den Computer oder beim Einlesen externer Daten durch. Stimmt etwas bei den Lieferantendaten nicht, benachrichtigt das System die Lieferanten automatisch per E-Mail. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass die Einkäufer im weiteren Einkaufsprozess keine falschen oder fehlenden Datensätze verwenden. Mit einer fundierten und sauberen Datenbasis umgehen Unternehmen die Gefahr, falsche Analysen als Entscheidungsgrundlage zu verwenden.
Hat der Einkauf eine solide Datenbasis, kann der eigentliche digitale Einkaufsprozess beginnen. Dazu legt der Einkäufer Grenzwerte wie historische Absatzmengen, Preise oder Rohstoffindizes und Datums-Marker wie beispielsweise den ersten Werktag im Quartal fest. Mithilfe dieser Daten prüft das System ständig, ob bei einer der Warengruppen die Zahlen außerhalb der Grenzwerte liegen. Ist das der Fall, stellt das System automatisch ein Ticket aus und weist es dem nächsten freien Mitarbeiter zu.
Zunächst ermittelt das Ticket-System aus den Stammdaten des Systems den Namen des für diese Warengruppe zuständigen strategischen Einkäufers und zeigt das Ticket auf dessen Bildschirm in Echtzeit an. Darin findet der Einkäufer alle Daten zur Warengruppe, dem Artikel und Lieferanten aus den jeweiligen IT-Systemen – bereits verrechnet und grafisch aufbereitet. Voreingestellte Parameter ordnen beispielsweise ABC-Analysen der Lieferanten nach Volumina oder ABC-XYZ-Analysen der Artikel nach Absatzmenge und Absatzfrequenz. Auf Basis der vorliegenden Daten gibt das System bereits erste Tipps. Ist beispielsweise die Menge der B- und C-Artikel sehr hoch, sind diese schwer planbar und der Umsatz ist gering und dieser Sachverhalt wird vom System sofort an den Einkäufer berichtet.
Muster, aus denen sich Hinweise ergeben, markiert das System farblich. Sobald der strategische Einkäufer die Grenzvorgaben (z. B. Einkaufsvolumen-Anteil: A-Artikel 80 %, B-Artikel 15 % und C-Artikel 5 %) für diese Markierungen ändert, ändern sich auch die farblichen Markierungen. Der strategische Einkäufer bekommt also die Daten schon aufbereitet dargestellt und gewinnt durch Grenzwerteinstellungen und grafische Markierungen erste Erkenntnisse. So kann er sich unmittelbar strategisch mit den Dateninhalten beschäftigen und muss seine Energie nicht in die operative Datenaufbereitung investieren.
Schon in diesem Schritt zeigen sich Potenziale auf. Falls der Einkäufer beispielsweise erkennt, dass Einsparpotenzial aufgrund einer Mengenreduzierung besteht (z. B. Reduktion der Reinigungshäufigkeit in Büros), leitet er das geöffnete Ticket mit einem Änderungsvorschlag an den Kostenstellenverantwortlichen weiter. Dieser kann den Vorschlag annehmen oder mit Begründung ablehnen. In beiden Fällen bestätigt der Vorgesetzte das jeweilige Ticket.
Sobald der Einkäufer korrigierbare Abweichungen entlang des strategischen Einkaufsprozesses identifiziert, kann er in dem Ticket einen Artikel oder einen Lieferanten markieren und eine bestimmte Aktion ausführen. Aktionen sind z. B. der Marktvergleich für einen bestehenden Artikel oder eine direkte Nachricht an den Lieferanten, dass die Zahlungs- oder Lieferkonditionen verbessert werden müssen.
Über das Ticket kommuniziert der strategische Einkäufer also direkt mit internen Abteilungen oder mit dem Lieferanten, stößt Einsparungen an oder analysiert den Markt. Bei der Kommunikation mit dem Lieferanten kann er die Gesprächsinhalte wie im Vertrieb in einem CRM-System im Ticket notieren, um auch bei Urlaubsvertretungen oder in ähnlichen Situationen eine lückenlose Informationskette sicherzustellen. Wenn eine direkte Kommunikation mit dem Lieferanten nicht zielführend war oder nicht gewollt ist, kann der Einkäufer das durch Knopfdruck im Ticket weitergeben und den nächsten Schritt anstoßen – in diesem Fall die Einkaufsmarktanalyse.
Schritt 2: Einkaufsmarktanalyse – schnelles Finden und Freigeben von Alternativen
Im nächsten Schritt nutzt der Einkauf die Soll-Spezifikationen, um diese mit den Fachabteilungen abzustimmen. Dafür leitet der Einkäufer in diesem Schritt das Ticket an Kollegen aus der Fachabteilung weiter. Diese bekommen die Spezifikationen angezeigt und werden vom System aufgefordert, zu bestätigen, dass die Spezifikationen noch gültig sind. Andernfalls korrigiert die Fachabteilung die Spezifikationen direkt im Ticket und das System übernimmt die neu definierten Soll-Spezifikationen in das ERP-System.
Anschließend kann der strategische Einkäufer das System per Knopfdruck über elektronische Schnittstellen zu Datenbanken und Suchmaschinen nach optimalen Lieferanten für die Soll-Spezifikationen suchen lassen.
Das System zeigt die Ergebnisse in Echtzeit im Ticket an und kann durch Eingabe von weiteren Filteroptionen (z. B. Lieferumkreis, Preise, Liefermengen, Lieferbedingungen etc.) weiter verfeinert werden. Abschließend erhält der Einkäufer eine Liste von Lieferanten, die diesen Artikel unter Einhaltung der Soll-Spezifikationen und zu den vorher definierten Konditionen liefern können. Zudem wird dem Einkäufer angezeigt, wie sich das Einkaufsvolumen auf die identifizierten Lieferanten verteilt. Hier kann er bereits zum Zeitpunkt der Lieferantensuche Potenzial, z. B. durch Volumenbündelung bei einem Lieferanten, identifizieren. Der Einkäufer erhält damit einen Marktüberblick und gleichzeitig eine Übersicht der leistungsfähigen Lieferanten und potenziellen Einsparhebel.
Die Quellen für die Einkaufsmarktforschung können sowohl frei zugängliche als auch kommerzielle Quellen sein. Zu den frei zugänglichen institutionellen Quellen gehören einerseits Behörden wie das Bundesamt für Statistik, die EU (Eurostat) oder die UN (Unstats). Zu den kommerziell zugänglichen Quellen zählen neben professionellen Daten-Händlern (z. B. Freedonia) auch Suchmaschinen (z. B. Google). Die meisten dieser Quellen bieten inzwischen elektronische Schnittstellen an, die Informationen direkt in das Ticket-Tool übertragen und die Suchergebnisse unmittelbar in das gerade geöffnete Ticket einspeisen.
Der Abgleich der Suchergebnisse mit firmeninternen Daten stellt die Datenqualität sicher. Im Rahmen dieses Abgleiches kommen die Informationen hinzu, welche Lieferanten bereits qualifiziert, welche bekannt, aber nicht qualifiziert sind, sowie welche Lieferanten bisher unbekannt waren und daher noch nicht qualifiziert sind.
Falls ein Lieferantenwechsel eine Option darstellt, aber der Lieferant noch nicht qualifiziert ist, kann er die Lieferantenqualifikation in kurzer Zeit über das Ticket steuern. Der Audit erfolgt elektronisch. Nach einem Knopfdruck sendet das System eine von der Qualitätssicherung vorgegebene Checkliste an den Lieferanten. Die Checkliste gibt eine Übersicht, welche Dokumente in welchem Format benötigt werden. Sobald der Lieferant die erforderlichen Dokumente zurückschickt, hängt das System diese an das Ticket an und leitet es an den zuständigen Kollegen in der Qualitätskontrolle weiter. Anhand der definierten Checkliste kann der Mitarbeiter der Qualitätskontrolle den Lieferanten überprüfen. Durch weitere digitale Vernetzungen wie Videokonferenzen zwischen Qualitätskontrolle und Lieferant könnten Audits ohne einen Lieferantenbesuch vor Ort durchgeführt werden. Sobald die Freigabe durch die Qualitätskontrolle erfolgt ist, erscheint der Lieferant als qualifiziert im Ticket des Einkäufers und dieser kann ihn nun als potenziellen Lieferanten in Betracht ziehen.
Der Einkäufer entscheidet dann, ob er dem aktuellen Lieferanten mit den Ergebnissen konfrontiert, um Konditionen zu verbessern, oder eine neue Ausschreibung startet. Durch diese systematische und automatisierte Einkaufsmarktforschung findet man schnell alternative Lieferanten. Damit stärkt der gesamte Einkauf die Verhandlungsposition gegenüber bestehenden Lieferanten.
Schritt 3: Definition Einkaufsstrategie – automatische Beurteilung der besten Optionen
Sollte der Einkäufer während des zweiten Schrittes keine besseren Konditionen mit den bestehenden Lieferanten erzielen können, kann er im nächsten Schritt die Einkaufsstrategie festlegen, um Einsparungen in der Warengruppe zu erzielen. Zur Ableitung der Einkaufsstrategie sind im Ticket bereits alle benötigten Informationen, z. B. Artikel-Spezifikationen, historische Mengen, prognostizierte Mengen, Lieferanten sowie Konditionen und aktuelle Mengengerüste, vorhanden.
Der Einkäufer entscheidet, welche Artikel er einzeln oder gebündelt ausschreiben möchte. Im digital integrierten Einkaufsprozess kann er dafür bestimmte Parameter zur Entscheidungsfindung hinzuziehen. Über die Parameter steuert er automatisch, wie viele Lieferanten, welche Mindestvolumina pro Lieferant etc. er berücksichtigen muss. Das System gleicht Volumenbündelungsszenarien direkt mit aktuellen Rahmenverträgen aus dem IT-System ab und bewertet diese. Das Tool spielt verschiedene Szenarien durch und zeigt dem Einkäufer die möglichen weiteren Schritte auf. So erstellt das System beispielsweise Artikelpakete, die fix an bestehende Lieferanten vergeben werden können und selektiert darüber hinaus Artikel, die anhand der definierten Parameter im Rahmen einer breiten Ausschreibung vergeben werden sollten.
Der Einkäufer kann die vom System vorgeschlagene Einkaufsstrategie natürlich weiter verfeinern, indem er z. B. die gesetzten Parameter anpasst. Nach Überprüfung der Strategie gibt er dann das Ticket frei.
Schritt 4: Lieferantenanalyse und -auswahl – automatisierte Lieferantenverhandlung um den besten Preis
Sobald die Einkaufsstrategie freigegeben ist, beginnt die Lieferantenauswahl. Auch für diesen Schritt sind alle benötigten Informationen im Ticket vorhanden. Die Spezifikationen des Produktes liegen vor, die benötigten Mengen sind definiert und durch die Marktanalyse und die anschließende Lieferantenqualifizierung sind alle potenziellen Lieferanten identifiziert. Die im dritten Schritt abgeleitete Strategie kann nun umgesetzt werden.
Im Fall einer Ausschreibung übermittelt das System die Spezifikationen, Mengen und Lieferbedingungen direkt aus dem Ticket zeitgleich an alle Lieferanten. Eingehende Angebote werden in Echtzeit dem Einkäufer im Ticket angezeigt. Die Darstellung der Angebotspreise im Ticket enthält zur besseren Übersicht der abgegebenen Preise bereits erste Auswertungen zu Durchschnittspreisen, Preisstreuung etc. Der Einkäufer kann im Ticket allen Lieferanten, deren Stückpreise über den aktuellen Durchschnittspreisen liegen per Knopfdruck ihre Position je Artikel, Dienstleistungsposition oder Paket im Vergleich zum Mittelwert und dem besten Preis übermitteln und auf der Grundlage ein verbessertes Angebot anfragen.
Die zweiten Angebote wirft das System zusammen mit den initialen Angeboten, die bereits unterhalb des alten Mittelwertes lagen, in einen neuen „Topf“. Es errechnet so einen neuen Mittelwert und den geringsten Preis (bzw. einen vom Einkäufer angestrebten Preis). Für die Angebote, die sich immer noch oder wieder über dem Mittelwert befinden, wiederholt sich der Ablauf und das System fragt ein verbessertes Angebot an.
Dieses Prinzip kann der Einkäufer so lange wiederholen, bis sich die Preise nicht mehr weiter verbessern. Erfahrungsgemäß erzielen die ersten beiden Runden die größten Preisverbesserungen. Je öfter diese E-Auktion gemacht wird, desto näher kommt der Einkäufer den bestmöglichen Einkaufspreisen. Wenn sich in den Preisen nicht mehr viel von einer auf die andere Runde ändert, kann er sich sicher sein, dass jeder Lieferant den gerade noch akzeptablen Preis aufgerufen hat. Er kann nun mittels Knopfdruck den Lieferanten seiner Wahl auswählen. Die Lieferantenauswahl muss natürlich nicht ausschließlich nach dem günstigsten Preis ausfallen, wenn beispielsweise ein bestehender Lieferant durch die Auktion seine Preise erheblich verbessert hat und es fielen Wechselkosten etc. an, forciert der Einkäufer keinen Wechsel. Durch einen Knopfdruck im Ticket wird dem Lieferanten eine Nachricht geschickt, dass das Angebot angenommen und der Vertrag erarbeitet wird.
Schritt 5: Implementierung –
schnelle Absprachen für schnellen und einfachen Vertragsabschluss
Die Implementierung im fünften Schritt gliedert sich in zwei Bereiche. Zum einen in die operative und zu anderen in die juristische Implementierung.
Bevor der Einkäufer einen Vertrag mit einem neuen Lieferanten endgültig abschließt, muss er operative Rahmenbedingungen wie beispielsweise die letzte Lieferung des alten Lieferanten oder Testings der Artikel des neuen Lieferanten durch die einzelnen Fachabteilungen wie Qualitätskontrolle, Produktion oder Logistik bestätigen lassen.
Das Ticket mit den vereinbarten Spezifikations-, Konditions- und Lieferantendaten aus dem strategischen Einkaufsprozess durchläuft entsprechend eine Fachabteilung nach der anderen. Die verantwortlichen Mitarbeiter geben im Ticket an, ab wann (unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist des aktuellen Lieferanten) das Produkt des neuen Lieferanten verwendet werden kann. Jede betroffene Fachabteilung bestätigt per Knopfdruck, dass zu diesem Zeitpunkt alle eventuell noch nötigen Vorbereitungen (z. B. Maschinenumrüstungen) abgeschlossen sind, sodass das Produkt reibungslos in den Prozess einfließen kann.
Sobald die Bestätigung im System vorliegt, geht das Ticket weiter zur Rechtsabteilung. Diese füllt anhand der Daten im Ticket automatisch einen Standardvertrag aus. Der Mitarbeiter kann dieser durch eine elektronische Signatur freigeben und dem Lieferanten zusenden. Sobald der Lieferant den Vertrag bestätigt, vermerkt das System diese Information im Ticket und kündigt den Vertrag des aktuellen Lieferanten automatisch.
An diesem Punkt endet der strategische Einkaufsprozess. Sobald der neue Lieferant liefert und damit Bewegungsdaten im System erzeugt werden, beginnt die nächste Runde des strategischen Einkaufsprozesses „und das Karussell dreht sich von Neuem“.

Ticket-Tool-System im Einkauf

How it works

Jeder Mitarbeiter bekommt von dem Ticket -Tool-System Prozesse und Funktionen zugewiesen, die er aufgrund seiner Expertise optimal erfüllt. Sobald ein neuer Arbeitsschritt anfällt, erkennt das System welcher Mitarbeiter Kapazitäten hat und diese Aufgabe erfüllen kann und weist dem entsprechenden Mitarbeiter das Ticket zu. Vor und nach jedem Schritt tauscht das Ticket-System Informationen mit anderen IT-Systemen aus. Deshalb wächst das Ticket hinsichtlich der auf ihm vorhandenen Informationen mit Fortschreiten des Prozesses immer weiter.

Dr. Bernhard Höveler,geschäftsführender Gesellschafter,
Jan Laakmann, Senior Project Manager,
Dr. Mirko Bayer, Manager Data Analysis,
Höveler Holzmann Consulting GmbH, Düsseldorf,
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