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Wie Chatbots Abhilfe beim Maverick Buying schaffen

Vereinfachung des internen Einkaufsprozesses
Wie Chatbots Abhilfe beim Maverick Buying schaffen

Wenn Angestellte eigenwillig auf Einkaufstour gehen, meinen sie es meistens nur gut. Wenn dabei aber z. B. Sonderkonditionen, die Einkaufsabteilungen mit Händlern vereinbart haben, umgangen werden, können finanzielle Schäden entstehen. Wie Unternehmen dem „Maverick Buying“ vorbeugen können, erklärt Michelle Skodowski, Mitgründerin und COO von Botfriends.

Der Einkauf ist auch in Zeiten beschleunigter Digitalisierung in den meisten Fällen noch immer ein komplexer Prozess. MitarbeiterInnen müssen Formulare ausfüllen und werden mit einer – für sie unnötig umfangreichen – Zettelwirtschaft konfrontiert, deren Bearbeitung wertvolle Ressourcen kostet. Die Folge: Dringend benötigte Materialien oder Ausstattungsgegenstände beschaffen die MitarbeiterInnen lieber gleich selbst und umgehen so die Einkaufsabteilung. Manchmal ist auch der Irrglaube, dass die Güter woanders günstiger seien, der ausschlaggebende Punkt für das „wilde“ Einkaufen. Die Angestellten kennen die vereinbarten Preismodelle mit Lieferanten nicht oder wissen generell nichts von der Möglichkeit der Konditionsverhandlungen mit den Händlern, die durch den Einkauf erfolgen kann.

Diese fehlende Preistransparenz lässt also Raum für Vermutungen, dem Unternehmen durch das vermeintliche Angebot auf dem freien Markt etwas Geld einzusparen. Doch auch fehlende Ansprechpartner aus der Einkaufsabteilung und die daraus entstehende Unkenntnis über generell verfügbare Güter, kann zu Maverick Buying führen.

Die klassische Problemlösung

Kurze, klare und unmissverständlich definierte Prozesse, die in einer Anleitung festgehalten werden, sind gefragt, um die Einkaufsabteilung als selbstverständlichen Einkaufsweg in einem Unternehmen zu etablieren. Vorgesetzte sind hier gefordert, ihren Teams mitzuteilen, dass der firmeninterne Einkauf über verhandelbare Sonderkonditionen verfügt. So ist bereits eine grundlegende Unkenntnis behoben. Zudem sollte jeder Unternehmenszweig einen direkten Ansprechpartner aus der Einkaufsabteilung haben. So können die MitarbeiterInnen schneller in Kontakt mit den EinkäuferInnen kommen und scheuen sich nicht vor undurchsichtigen Prozessen. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, einen digitalen Produktkatalog für alle MitarbeiterInnen bereitzustellen und darauf hinzuweisen, dass fehlende Produkte grundsätzlich darüber gekauft werden sollen.

Eine Digitalisierung der Procurement-Prozesse trägt auch an anderer Stelle Früchte: Druckkosten sinken und die bereits zuvor angesprochene Zettelwirtschaft kommt zum Erliegen. Stattdessen können MitarbeiterInnen vorgefertigte Formulare nutzen und so einen vergleichbaren Prozess vollkommen digital abwickeln. Soll der Einkaufsprozess modern und einfach gestaltet werden, können Unternehmen in automatisierte Abläufe durch den Einsatz von Chat- sowie RPA-Bots investieren.

Die zukunftsweisende Methode

Wenn Unternehmen sich mit der Vereinfachung des internen Einkaufsprozesses beschäftigen, kann es sich lohnen, über eine Automatisierung weiterer Prozesse im Procurement-Kontext nachzudenken. Erreichen können Unternehmen diese Automatisierung durch den Einsatz von Chatbots. MitarbeiterInnen können Bots auf genau dem Weg erreichen, der für das Unternehmen am sinnvollsten erscheint. Chat-Integrationen in Tools wie Slack und Teams oder Chatfenster im Intranet sind genauso möglich, wie ein Plug-In für die hauseigene Procurement-Plattform. Dazu muss nichts von Grund auf neu aufgebaut werden. Angepasste Schnittstellen zu bereits bestehenden Beschaffungssystemen funktionieren so zügig wie Stecker, die man in die Steckdose einstöpselt. Darüber können die Angestellten so auch den Lagerbestand einzelner Produkte sowie den Bestellstatus abfragen.

Keine Sorge: Nicht alle Vorgänge laufen dann automatisch am Menschen vorbei. Natürlich kann es an jeder Stelle des Einkaufsprozesses zur Übergabe an die Einkaufsorganisation kommen. Dieses „Human Handover“ findet vor allem dann statt, wenn die Einkäufe noch einmal freigegeben werden müssen oder nach Produkten gefragt wird, bei denen die Einkaufsabteilung noch keine Einkaufskonditionen mit den Lieferanten verhandelt hat.

Bliebe noch die Frage nach den Investitionskosten für virtuelle Assistenten im Einkauf. Die initiale Entwicklung eines Chatbots, mitsamt Anschluss an die jeweiligen Schnittstellen, liegt preislich im fünfstelligen Bereich. Da es bei Chatbots Sinn macht auf bewährte SaaS-Lösungen und -Plattformen zurückzugreifen, kommen Lizenzkosten hinzu. Diese sind meist abhängig von der Anzahl der Nachrichten, die der Chatbot verarbeitet. Das klingt erst einmal teuer, amortisiert sich jedoch schnell. Ein einfaches Rechenexempel zur Effizienzsteigerung durch Bot-Lösungen im Procurement reicht als Beweis: Automatisiert ein Unternehmen bspw. 40 Prozent der standardisierten Prozesse durch einen Chatbot, sparen die Einkaufsabteilungen alle bisher darauf entfallenden Stunden ein. Die EinkäuferInnen können sich so auf strategische Themen und wichtigere Abläufe konzentrieren, z. B. der Nachverhandlung von Sonderkonditionen.

Klarheit dank einfacher Abläufe

Einfache Prozesse beugen Missverständnissen und Ablehnung vor. Werden gute und vor allem simple Lösungen für Probleme gefunden, sorgt dies für Zufriedenheit und Sympathie der Angestellten gegenüber dem Unternehmen. Die einfachen Prozesse werden schnell akzeptiert und eingehalten. Einmal richtig definiert und strukturiert, wird wertvolle Zeit frei, um gerade den Ablauf der internen Ressourcenbeschaffung zu optimieren. Neben der gewonnenen Zeit und der sinkenden Fehlerquote zeigt sich ein weiterer Vorteil klar definierter Einkaufsprozesse: Statt durch gutgemeinte Trugschlüsse der KollegInnen Zeit zu verlieren, erlangt der Einkauf durch die definierten Prozesse wieder volle Kontrolle über die Ausgaben.

botfriends.de


Bild: Botfriends

Michelle Skodowski

ist Mitgründerin und COO der Botfriends GmbH. 2021 wurde sie gemeinsam mit ihrem Co-Gründer Kevin Dees von Forbes unter die 30 einflussreichsten Menschen unter 30 in der DACH-Region gewählt.


Die Botfriends GmbH

… ist spezialisiert auf die Entwicklung und das Design von Conversational AI Applikationen wie Chat- und Voicebots. Das Tech-Start-up aus Würzburg hat eine Softwarelösung entwickelt, über die AnwenderInnen auch ohne Programmierkenntnisse Chatbots und Sprachassistenten entwickeln und betreiben können. Das Unternehmen wurde 2017 gegründet und beschäftigt neben dem vierköpfigen Gründungsteam 18 MitarbeiterInnen. Zu den Kunden gehören Unternehmen wie Porsche, Telekom und Innogy.

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