Generationenwechsel auf SAP S/4HANA Procurement

Die SAP bietet ein neues Einkaufssystem auf Basis von S/4HANA. Transaktionen zwischen Kunden und Lieferanten müssen autark in Echtzeit funktionieren und die Usability muss in den Vordergrund rücken. Um die digitale Vernetzung zu ermöglichen, bietet S/4 zusätzliche Schnittstellen in die eigene Cloud, oder in die Cloud von Partnern.

Momentan nutzen rund 2000 Kunden ein SAP SRM (Supplier Relationship Management) und über 37.000 Kunden ein SAP MM (Materialwirtschaft) zur Unterstützung des Einkaufs im eigenen Unternehmen. SAP hat angekündigt, die Wartung für SAP SRM bis zum Jahr 2025 einzustellen. Die Mainstream-Wartung für die Releases der Kernanwendungen der SAP ERP 6.0/SAP Business Suite 7 soll ebenfalls Ende 2025 auslaufen. SAP Kunden werden damit vor die Herausforderung eines Wechsels gestellt.

Einfache Navigation mit Fiori

Eines vorneweg: Die neue SAP S/4 Hana Lösung ist nicht in allen Punkten neu, aber in vielen Punkten revolutionär. Das heißt, die Stärken des Einkaufsmoduls MM bleiben auch im S/4 HANA bestehen, werden aber um neue Technologien und neue Funktionen ergänzt. So bietet das neue S/4 System entscheidende Vorteile bei der Usability, der Schnelligkeit der Anwendungen und den Anbindungsmöglichkeiten an Hybride Cloud Komponenten.

Usability wird über das neue Front-End mit dem Namen Fiori erreicht. Hierbei geht es um die einfache Navigation in einer App. Diese wird aus dem Fiori Launchpad gestartet, also einer Portalseite mit Kachel-Anordnung. Diese Portal-Logik wurde durch die Entwicklung von Smartphones bekannt, wo es darum geht, mit einer homogenen Bildschirmanordnung den Benutzer intuitiv durch die Anwendung zu führen. Auch wenn SAP Business Applikationen wie die SAP Bestellanforderung oder die SAP Bestellung durchaus komplex sind, so lässt sich trotzdem mit den neuen Fiori Apps die Usability deutlich steigern. Die Haptik der Fiori Apps ähnelt denen der Smartphone Apps und kann somit auch auf kleineren Bildschirmen wie Tablet oder Smartphone aufgerufen werden. Erreicht wird das durch die neue HTML 5 Technologie und das Responsive Design.

Neue Bedienoberfläche im Web-Look

S/4 Hana Procurement erreicht das seit Jahren langersehnte Ziel, das SAP MM Einkaufsmodul web-tauglich zu machen. Das passiert zum ersten Mal in einer Form, die mit bisherigen Einkaufslösungen wie SAP SRM oder auch Lösungen von Drittanbietern nicht möglich gewesen wäre. Denn das Entscheidende an S/4 Procurement ist, dass es die SAP MM Logik nativ auf dem eigentlichen ERP System der SAP durchläuft, ohne zusätzliche Schnittstellen zum Drittsystem. Alleine diese Verknüpfung könnte in den kommenden Jahren so manche Einkaufslösung von Drittanbietern infrage stellen. Denn diese kommen in vielen Fällen nur deswegen zum Einsatz, um den Mitarbeitern eine Web-Oberfläche zu bieten, die es erlaubt, vereinfacht über Web-Kataloge und Web-Shops einen Beschaffungsvorgang auszulösen. Aber genau diese Möglichkeit bekommen Unternehmen auch, wenn Sie das eigene SAP ERP System auf ein S/4 Hana System upgraden. Sofern ein Unternehmen mehrere SAP ERP Systeme im Einsatz hat, gibt es auch noch die Möglichkeit, ein S/4 Hana Central Procurement als zentrales Hub-System einzuführen. Dieser Hub beinhaltet ein vollwertiges SAP MM Modul, das in Echtzeit mit den Belegen der angeschlossenen SAP Backend Systeme zusammenarbeiten kann. Allein die Tatsache, dass die Logik der angeschlossenen MM Module bestehen bleiben kann und dass auf Datenreplikation verzichtet werden kann, dürfte den TCO (Total Cost of Ownership) senken.

Hybride Lösungen für den Zugang zum Web

Hybride Cloud Lösungen werden zusätzlich benötigt, um dem S/4 Procurement den Zugang zum Web zu verschaffen. Denn nur wenige Unternehmen sind dazu bereit, ihr SAP System vollständig in das Internet zu stellen. Aus diesem Grund etablieren sich derzeit hybride Cloud Szenarien, die gerade dazu gedacht sind, die unternehmensinterne SAP Welt an externe Geschäftspartner und Prozesse zu koppeln. Verweigert ein Unternehmen eine Anbindung in eine Cloud, so wird die digitale Kollaboration mit Geschäftspartnern außen vor bleiben.

Der effizienteste und günstigeste Kanal

Guided Buying/Cloud Search sorgt für eine effiziente Beschaffung, indem es Einkäufer und Lieferanten zusammenbringt. Rein technisch wird das über die Hybride Cloud Lösung realisiert, wie von SAP Ariba oder SAP Partner Beneering angeboten. Möchte ein Mitarbeiter einen Beschaffungsvorgang auslösen, so soll das System die Entscheidung treffen, welcher Einkaufskanal der effizienteste und günstigste ist.

Cloud Search – Ein Mitarbeiter möchte über eine intelligente Suche und Navigation durch den Beschaffungsvorgang geführt werden. Dazu bedarf es Content mit geprüfter Qualität. Dieser kann sowohl von Lieferanten als auch vom Einkauf in die Cloud geladen werden. Als solide Basis dient hier ein Cloud-basiertes Katalog Management, über das der Einkauf die eingespielten Produkte kontrollieren und freigeben kann.
Web Shop Search – Eine Punch-Out-Anbindung vom Einkaufssystem zum Web Shop wird von vielen Lieferanten favorisiert, deckt sich aber nicht mit den Unternehmenszielen hinsichtlich Usability. Die Cloud mit Guided Buying muss in der Lage sein, Produkte der Web Shops zu indizieren und katalogübergreifend über die zentralen Suchtreffer bestellbar zu machen.
Market Place Search – Betrachtet man im Konzern die Bestellhistorie, dann findet man immer wieder Freitext-Bestellungen, die nicht katalogisiert wurden. Hierzu gehören unverhandelte Artikel aus dem Long-Tail-Bereich. Wird ein Markplatz in die Guided Buying Suche mit eingebunden, dann können Mitarbeiter auch unverhandelte Artikel finden und bestellen. Die Rechnung kommt dabei automatisiert über den Marktplatz, repräsentiert über einen einzigen Kreditor.
Preisvergleich – Es gibt viele Anbieter im Internet, die einen Preisvergleich von Artikeln erlauben. Im Einkaufssystem mit Guided Buying ist dieser Preisvergleich aber durchaus komplexer, da unterschiedliche Informationen berücksichtigt, und nach Möglichkeit auch automatisiert werden müssen. Denn hierbei geht es nicht ausschließlich um den besten Preis, sondern auch um die Artikelverfügbarkeit, Lieferzeiten, Versandkosten, Staffelpreise und die Bestellmengeneinheit.
Web Forms – Um auch solche Bestellungen zu standardisieren, die nicht über Katalogartikel mit verhandelten Preisen abgebildet werden können, kommen Webformulare zum Einsatz. Hierin kann der Nutzer Zusatzinformationen für die Beschaffung von z. B. Dienstleistungen oder Produktkonfigurationen übermitteln.
Preisanfragen & vereinfachte Ausschreibungen – Bei Sonderbeschaffungen und Dienstleistungen müssen Preise und Spezifikationen häufig bei Lieferanten angefragt werden. So möchte ein Kunde zum Beispiel jedes Mal ein Angebot für das Gewerk “Schweißarbeiten” erhalten, bevor er die Bestellung auslösen kann. Die Abwicklung von Preisanfragen und Angeboten über die Cloud macht den Prozess compliant und somit nachvollziehbar.
Versendung der Belege – Digitalisierung bedeutet auch, dass Informationen zwischen Geschäftspartnern zunehmend elektronisch ausgetauscht werden. Der elektronische Versand von Belegdaten, wie z. B. die Bestellung aus dem ERP, kann dem Lieferanten nach Wunsch auch als elektronische Nachricht übermittelt werden.

Kombiniert man die Möglichkeiten einer SAP S/4 HANA-Procurement-Lösung mit der Beneering Cloud Search, so wird jede Softwarekomponente entsprechend ihrer Kernkompetenzen eingesetzt. So ist das S/4 Hana-System führend, wenn es um die Bestellanforderung, Bestellung, Freigabe-Workflow und die Anbindung an das Finanzwesen/Buchhaltung geht. Beneering Guided Buying & Cloud Search forciert hingegen die Kollaboration zwischen Einkauf und Lieferanten.