Wie ein Fußballmanager einkauft

Beschaffung aktuell: Herr Janzen, der wohl bekannteste „Einkäufer“ der Hansestadt ist Werder-Manager Frank Baumann. Tauschen Sie beide sich über Einkaufsstrategien aus?

Janzen: Spannende Frage (lacht). Wir tauschen uns aus, allerdings nicht über Einkaufsbelange. Dazu sind unsere Bereiche zu verschieden. Bei Verhandlungen mit Spielern und Beratern sind in der Regel Manager, Kaderplaner und einzelne Mitglieder der Geschäftsleitung dabei. Im Gegensatz zu mir betreibt unser Manager auch intensives Marketing. Er muss den Klub und die nächsten Entwicklungsschritte eines Spielers möglichst interessant verkaufen, um seine „Einkäufe“ unter Dach und Fach zu bringen. Aber von Frank können wir alle lernen. Er versteht es, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, und er bewahrt auch in brenzligen Situationen Gelassenheit und Rationalität.

Beschaffung aktuell: Was sind A-Teile in Ihrem Verantwortungsbereich?

Janzen: Bauleistungen stehen über allem. Das waren zuletzt Investitionen für Wartung, Instandhaltung und Neubau. Zudem verantworten wir Warengruppen wie Sportausrüstungen und Dienstleistungen wie Sicherheit, Catering und Reinigung. Im Bereich Liegenschaften bewirtschaften wir mit acht Mitarbeitern zwölf Sportplätze, drei eigene Hallen, eine Miethalle und ein Apartmenthaus mit zwölf Wohnungen für unsere jungen Perspektivspieler, denen unsere sportlich Verantwortlichen den Sprung in den Bundesligakader zutrauen.

Beschaffung aktuell: Was haben Sie für den SV Werder an Bauleistungen beauftragt?

Janzen: Das waren zum Beispiel ein neuer Kunstrasenplatz für das Leistungszentrum, neue Dächer, Böden und Tribünen für unsere Sporthallen und Rasenheizungen für zwei unserer zwölf Plätze rund um das Weser-Stadion. Zudem wurde der Kabinenbereich der Profimannschaft um Büros und Besprechungsräume deutlich erweitert. Bei Baumaßnahmen steht Werder ein Bauingenieur der Bremer Weser-Stadion GmbH zur Seite. Die Preisverhandlungen führen dann mein Kollege und ich.

Beschaffung aktuell: Wem gehört das Weser-Stadion?

Janzen: Das betreibt die Bremer Weser-Stadion GmbH seit 2002. Die Stadt hält über die Bremer Wirtschaftsförderung einen Anteil von 50 Prozent. Die andere Hälfte gehört dem SV Werder Bremen als Hauptnutzer.

Beschaffung aktuell: Sind die Lieferanten vorher alle bekannt?

Janzen: Ja, und das muss auch so sein. Handwerker haben volle Auftragsbücher. Wir brauchen aber Partner, die auch auf Zuruf zur Verfügung stehen. Hinzu kommt, dass wir nur in Regenerationsphasen kleine Zeitfenster für Baumaßnahmen haben.

Beschaffung aktuell: Zahlen Sie mehr für diese Verfügbarkeit?

Janzen: Nein. Wir haben feste Stundensätze vereinbart. Bei diesen Unternehmen sind wir in der A-Kategorie. Ein neutraler Preisvergleich mit anderen Anbietern hat ergeben, dass wir mit unseren Modellen gut aufgestellt sind.

Beschaffung aktuell: Tauschen Sie sich über Anbieter auch im Einkaufsleiterkreis der Bundesligisten aus? Den haben Sie ja 2014 ins Leben gerufen.

Janzen: Ja, das habe ich, aber ich war nicht der erste Einkäufer in der Bundesliga. Frankfurt, Schalke und Leverkusen haben als Erste das Potenzial erkannt. Unser Kreis besteht heute aus neun Klubs, darunter sind auch Vereine aus der zweiten Liga. Wir tauschen uns zweimal im Jahr aus, aber nicht über Preise, das ist klar. Man fragt zum Beispiel, wer Erfahrungen mit bestimmten Beschaffungsobjekten hat, etwa Acrylbecken, Markierungsfarbe oder kritischen Materialien wie Granulate für Kunstrasenplätze. Natürlich ist auch der jeweilige Stand der Digitalisierung in den Klubs ein Thema.

Beschaffung aktuell: Bündeln Sie mit den Mitgliedern?

Janzen: Es gibt Bereiche, wo sich nur wenige Hersteller und Anbieter tummeln, etwa in Sachen Rasenmarkierungsfarbe oder Leuko-Tapes für die Spieler. Aktuell bündeln wir nicht. Jeder verhandelt seine eigenen Preise, und es gibt selbstverständlich keine Absprachen.

Beschaffung aktuell: Wer bestellt diese Tapes bei Werder? Die Bedarfsträger selbst?

Janzen: Wir haben eine Hybrid-Organisation, also eine Mischung aus dezentraler und zentraler Beschaffung. Die Physio-Abteilung haben wir für einen speziellen Katalog mit medizinischem Bedarf freigeschaltet. Dort wird selbstständig bestellt. Dahinter liegt ein Genehmigungsverfahren, bei dem zwei Vorgesetzte die Bestellung freigeben müssen. Alle drei Monate monitoren wir die Warengruppen und können gegebenenfalls gegensteuern. Und auch bei Lieferschwierigkeiten oder Qualitätsmängeln kommen wir wieder ins Spiel und nehmen Kontakt mit dem Lieferanten auf. Die Akzeptanz des Einkaufs zeichnet sich heute dadurch aus, dass wir die technische Basis für Self-Service stellen und so gut wie möglich unterstützen bzw. eingreifen.

Beschaffung aktuell: Um die Akzeptanz mussten Sie sicher lange kämpfen, oder? Zeugwarte und Physios kaufen ja bei vielen anderen Klubs noch heute traditionell unbeaufsichtigt ein. Die eigene Hoheit ist ihnen heilig.

Janzen: Als ich 2013 zum SV Werder kam, um den Einkauf aufzubauen, habe ich mit einem PC und einem Schreibtisch begonnen. Um den Einkäufer in einem Verein zu etablieren, braucht es eine gute Kommunikation und das nötige Fingerspitzengefühl. Mittlerweile sehen aber alle die Vorteile. Geholfen hat mir, dass ich von Anfang an auf die Unterstützung der Geschäftsführung zählen konnte.

Beschaffung aktuell: Wie viele Bestellungen haben Sie pro Jahr?

Janzen: Über unsere Einkaufslösung von der ePhilos AG werden über 2000 Bestellungen bearbeitet – von der Beauftragung von Bauleistungen bis zu Büroartikeln. Nicht enthalten sind Honorare von Spielerberatern und Positionen, die sich aus Verträgen ergeben. Auch Leistungen von Dienstleistern, mit denen wir ein Jahresbudget verhandelt haben, laufen nicht über das System. Und wir bilden darüber auch nicht jeden einzelnen Unterhaltsreinigungstag ab, das wäre Unsinn. Aber die Rechnungen dafür integrieren wir demnächst in ePhilos CM Procure 5.0. Insgesamt erhalten wir 12.000 Rechnungen pro Jahr.

Beschaffung aktuell: Wie werden Rechnungen verarbeitet?

Janzen: Bestellportal und Rechnungswesen laufen derzeit noch separat. Wir haben ein Projekt aufgesetzt, das beides verheiratet. Dann werden eingehende Rechnungen automatisch auf Bestellung, Preis und Menge hin geprüft und bei Übereinstimmung weitergeleitet. Dann muss keiner mehr freizeichnen.

Beschaffung aktuell: Welche Anbieter sind dann im Boot?

Janzen: Das ist wie gesagt bestellseitig das System e-Philos und auf der Rechnungsseite die Software Develop.

Beschaffung aktuell: Wie werden Lieferanten angebunden?

Janzen: Über eine OCI-Schnittstelle. Wir springen von unserem Bestellsystem auf die Kataloge der Anbieter und legen die Bestellungen in deren Warenkorb. Das wird dann in unser System zurückgeführt. Erst nach dem Genehmigungsprozess wird die Bestellung ausgelöst. Beide Seiten sparen Prozesskosten und behalten die Daten. Wir müssen nur noch wenig händisch eingreifen. Unser Server lädt über Nacht die aktuellen Katalogdaten, die unsere Partner via BMEcat-Schnittstelle einspielen. Aber nicht jeder Lieferant kann das alles. Wir haben ja auch viele kleine Werkstätten von nebenan im Netzwerk … Für diese Kleinen suchen wir noch eine praktikable Lösung.

Beschaffung aktuell: Schreiben Sie auch aus?

Janzen: Ja, zum Beispiel neue Projekte wie Neubauten und IT Hardware. Wir gehen häufig Barter-Geschäfte und Abnahmeverpflichtungen ein. Dahinter liegen oft beträchtliche gestaffelte Sponsor- oder VIP-Leistungen des Anbieters. Da fällt der Einzelpreis für Produkte nicht entscheidend ins Gewicht. In solche Verhandlungen gehen wir mit unserem Vertrieb. Wir haben ein Alleinstellungsmerkmal, bieten aber weitaus mehr als die bloße Bande. Aber jeder kann auch nein sagen zum Bartern, dann prüfen wir Angebot und Preis auf der üblichen Grundlage. Bei Lieferantengesprächen zeichnen wir übrigens nichts mehr auf Papier auf. Wir digitalisieren das Ganze und sind somit in der Nachbereitung sehr viel effektiver.

Beschaffung aktuell: Werder hat schon sehr früh in alternative Energie investiert. Die imposante Photovoltaikanlage prägt das Erscheinungsbild des Weser-Stadions.

Janzen: Wir betreiben die größte gebäudeintegrierte Photovoltaikanlage in Europa. 200.000 Solarzellen bedecken eine Fläche, die größer ist als zwei Fußballfelder. Wir erzeugen so bis zu eine Million Kilowattstunden Strom pro Jahr. Damit können rund 300 Haushalte mit Strom versorgt werden. Wir sparen 40 Tonnen CO2 pro Jahr gegenüber herkömmlicher Stromproduktion ein. Zudem produziert unsere Heizzentrale gleichzeitig Strom und Wärme über eine hochmoderne Mikrogasturbine.

Beschaffung aktuell: Sie haben ein Projekt für mehr Nachhaltigkeit gestartet. Worum geht es dabei?

Janzen: Im Frühjahr haben wir eine Umweltgruppe ins Leben gerufen. Die beschäftigt sich mit den Bedarfen der Geschäftsstelle, mit der Verantwortung eines Treibers allgemein und mit dem Stadionerlebnis, also dem Einflussbereich rund um den Spieltag. Auf unser Betreiben hat uns unser Sponsor Volkswagen E-Autos zur Verfügung gestellt. Unseren kompletten Büromaterialbedarf werden wir auf Produkte mit Nachhaltigkeitszertifikaten umstellen. Zudem führen wir eine konsequente Mülltrennung ein. Das hört sich einfacher an, als es ist, weil alle Reinigungs- und Entsorgungsprozesse komplett neu aufzusetzen sind.

Beschaffung aktuell: Nutzen Sie Externe zur Unterstützung?

Janzen: Ja, aber keine klassischen Berater. Ein Mitarbeiter, der auch beim Naturschutzbund Deutschland, NABU, aktiv ist, hat zunächst den Ist-Zustand der Nachhaltigkeit für die Geschäftsstelle ermittelt. Seit November erarbeitet er die Grundlagen für weitere Maßnahmen. Das Ganze ist ein Stufenkonzept. Vielleicht entwickeln wir daraus am Ende ein Geschäftsmodell, bei dem wir anderen zeigen können, wie es am besten geht.

Beschaffung aktuell: Bezahlen Sie mehr für nachhaltige Produkte?

Janzen: Ja. Wir kaufen Büromaterial für rund 20.000 Euro ein und rechnen mit Mehrkosten in Höhe von rund 1,5 Prozent. Das ist aber nicht die Welt. Wir holen aber gleichzeitig unsere Partner ins Boot. Wer den SV Werder Bremen mit nachhaltigen Produkten beliefert, kann das schließlich auch gut vermarkten.

Beschaffung aktuell: Und wie nachhaltig sind grün-weiße Fan-Artikel? Vieles kommt aus China.

Janzen: Das Merchandising bearbeiten wir in einer eigenen GmbH. Das ist quasi unsere dritte Einkaufsabteilung. In unserem Shop gibt es schon eine Reihe nachhaltiger Produkte, zum Beispiel T-Shirts und Armbänder auf Basis von Meeresfischernetzen. Wir wollen aber irgendwann das große Rad drehen. Dann sollten auch die Ausrüster komplett nachhaltige Kleidung liefern. Das wird aber noch Jahre dauern, weil sich dafür auch Lieferantenstrukturen ändern müssen.

Beschaffung aktuell: Viele Klubs beziehen Merchandising-Artikel nicht über die Einkaufsabteilung. Warum ist das so?

Janzen: Das hat wahrscheinlich traditionelle Gründe. Außerdem sind die Merchandising-Bereiche spezialisiert. Merchandising gab es schon, bevor sich Einkauf hier und da als eigene Abteilung etabliert hat. Einen Benchmark hierfür setzt übrigens Eintracht Frankfurt.

Beschaffung aktuell: Im Gegenzug kann aber auch die Eintracht vom SV Werder lernen, oder? Werder gilt als Vorreiter in Sachen Künstliche Intelligenz.

Janzen: Ja, das ist nicht nur für die Fußballbranche interessant. Über unseren strategischen Partner ePhilos AG sind wir beim Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz, DFKI, als Proband in ein Pilotprojekt eingebunden. Derzeit arbeiten wir gemeinsam an der gezielten Artikelsuche in Katalogen, und zwar durch Sprachalgorithmen. In der Zukunft wollen wir per Sprachsteuerung Bestellungen ermöglichen. Also: Wenn der Zeugwart grüne Stutzen ordert, erkennt das System die Stimme und ordnet die Bestellung direkt der zugehörigen Kostenstelle zu. Das Ganze basiert auf dem Alexa-Sprachsystem und wird sukzessive weiterentwickelt. Das werden später vorrangig unsere Bedarfsträger einsetzen, die nicht regelmäßig vor dem Computer sitzen. Parallel entwickeln wir mit dem DFKI ein Programm, das sich bei lückenhaften Produktdaten automatisch ergänzende Informationen für den Katalog-Content aus dem Internet zieht.

Beschaffung aktuell: Das macht alles viel Sinn. Aber bei einem Stadion mit „nur“ 42.100 Plätzen, überschaubaren Transfererlösen und internationaler Abstinenz hängen auch Sie als Einkäufer stark davon ab, wo der Klub am 34. Spieltag steht.

Janzen: Wir können nicht wie andere Vereine aus dem Vollen schöpfen. Unser Einkaufsvolumen hängt immer auch davon ab, wie viele Gelder wir am Ende über Pokalspiele und TV-Gelder generieren. Seit zwei Jahren läuft es wieder besser. Unser Gesamtetat beträgt derzeit 125 Millionen Euro, die Einkaufsquote liegt bei rund 20 Prozent. Das Geld wird immer investiert, in Spieler, in Baumaßnahmen, in neue Laptops. Auf der Geschäftsstelle arbeiten mittlerweile über 200 Mitarbeiter und jeder will etwas bewegen. Die Technik nimmt uns Aufgaben ab und macht uns verlässlicher und schneller.

Beschaffung aktuell: Stichwort Schnelligkeit … Wie haben Sie die Logistik organisiert?

Janzen: Die Anlieferung war früher unkonventionell. Da kam der Lkw unangekündigt und hatte viele unbeschriftete Kartons dabei, die sich dann vor der Tür stapelten. Das hat Nerven gekostet. Auch die Fan-Artikel-Abteilung musste reagieren. Durch bessere Ergebnisse in der Bundesliga und unseren Verkaufsschlager Claudio Pizarro haben die Fans in den vergangenen zwei Jahren mehr bestellt als früher. Mittlerweile haben wir die Logistik rund um Sportartikelausstattung und Fan-Artikel gemeinsam auf den Bremer Versandhändler Paul Schrader übertragen.

Beschaffung aktuell: Der ist als Bremer Institution hauptsächlich für den Versand von Tee und Kaffee bekannt. Was hat für einen kleinen Logistiker gesprochen?

Janzen: Wir brauchen für unsere speziellen Belange einen flexiblen Anpacker, keinen Tanker. Zudem hat er ausreichend Fläche in der Nähe und kann innerhalb von 24 Stunden liefern. Wir sind über ein separates Tool miteinander verbunden und sehen die Bestände. Vor allem an Spieltagen müssen wir auf ausreichend Artikel und Trikots zurückgreifen können. Das klappt gut. Reklamationen gehen meist auf den Sportartikelhersteller zurück.

Beschaffung aktuell: Über wie viele Trikots reden wir?

Janzen: Insgesamt haben wir einen Jahresverbrauch von rund 5000 Trikots für alle Fußballmannschaften, die das Lizenztrikot tragen. Das Bundesligateam hat pro Spieler und Spieltag je drei Trikots. Die werden auch gewaschen. Wirft einer sein Trikot ins Publikum, dann ziehen wir das Geld dafür ein. Wir haben noch einen Sicherheitsbestand in der Kabine. Es gibt aber regelmäßig einen Engpass: Wir bekommen die Ware für die neue Saison erst im Mai oder Juni. Ende Juni ist Trainingsauftakt und Anfang Juli geht es ins Trainingslager. In diesem kurzen Zeitraum muss die Farbe der Trikots veredelt, der Stoff beflockt und später unter Umständen noch ein neuer Ärmelsponsor aufgebracht werden. Das macht seit vielen Jahren die Firma unseres ehemaligen Verteidigers Jonny Otten. Es gibt nicht viele Spezialdienstleister in diesem Bereich, vor allem keine flexiblen.

Beschaffung aktuell: Herr Janzen, so mancher große Klub hat bisher keinen professionellen Einkauf installiert. Was raten Sie?

Janzen: Wer laufend Champions League spielt, generiert sehr viel Geld und schaut dann wohl auch anders auf sein Budget. Ich rate dennoch allen zu einem zentralen Einkauf. Die Stellen haben sich im Handumdrehen amortisiert. Und warum sollte man auf Einsparungen verzichten?

Beschaffung aktuell: Das stimmt. Vielen Dank für das Gespräch und viel Erfolg im Kampf um einen Europa-League-Platz.

Das Interview führte Sabine Ursel, Journalistin, Wiesbaden

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