Beschaffungsstrategien für den Hardware-Einkauf

Wie rechnet sich ein Rechner?

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Die Beschaffung von IT-Hardware ist zum erfolgskritischen Faktor geworden. Einerseits, weil Industrie 4.0 zahlreiche Investitionen erfordert. Andererseits, weil sich die Entscheidungen für bestimmte Produkte, Prozesse und Partner langfristig auswirken.

Dazu kommt zumeist, dass sich die
Interessenslagen von Beschaffung und IT-Abteilung unterscheiden. Der Einkauf will Preise drücken, die Computer-
spezialisten eine zukunftssichere und skalierbare Lösung. Ganz zu schweigen von Datenschutzbestimmungen, Sicherheitsfragen und Compliance-Vorgaben – und nicht zuletzt auch dem Preis. Deshalb muss die IT in Zukunft noch enger mit dem Einkauf zusammenarbeiten – und umgekehrt. Das belegt auch eine Studie der Unternehmensberatung Inverto. Demnach setzen zwar zwei Drittel der insgesamt 73 befragten Unternehmen auf eine enge Kooperation zwischen IT- und Einkaufsabteilung. Allerdings werden die Beschaffer in der Mehrzahl aller Fälle (61 %) erst im Laufe des Ausschreibungsprozesses hinzugezogen. Als Gründe für dieses Vorgehen werden fehlendes Fachwissen des Einkäufers (57 %), die vermeintliche Verlängerung der Entscheidungswege im Unternehmen (46 %) sowie die starke Fokussierung des Einkaufs auf den Preis (43 %) genannt. Dabei lohnt sich die Zusammenarbeit: Die Studie kommt zu dem Schluss, dass sich durch eine enge
Kooperation der Fachabteilungen höhere Einsparungen erzielen lassen (acht Prozent versus sonst nur fünf Prozent).

Make or buy

Grundsätzlich bieten sich mehrere Einkaufsstrategien für Hardware an: Inhouse-Beschaffung, die Einschaltung externer Berater oder das komplette Outsourcing. Die größte Gestaltungsfreiheit – aber auch der höchste interne Aufwand – ist mit der selbstständigen Beschaffung verbunden. Dabei muss der Lock-in-Effekt berücksichtigt werden; sprich die einseitige Bindung an einen Lieferanten. In den volatilen Hardware-Märkten sollten alternative Lieferanten und deren Services und Konditionen regelmäßig als Alternative zumindest infrage kommen. Ebenso wichtig sind bei der Eigenbeschaffung kontinuierliche Weiterbildungen hinsichtlich der technologischen Entwicklung – auch und gerade in Sicherheitsfragen. „Die Halbwertzeit von Wissen über digitale Technologien liegt bei zwei Jahren“, meinte Petra Zijlstra, General Manager IT Category bei Shell im Rahmen der „IT-Sourcing 2018“. „Entsprechend muss sich das Skill Set des Einkäufers ständig weiterentwickeln. Er muss verstehen, was Cloud oder auch Artificial Intelligence bedeuten. Andererseits muss der Einkauf auch früher in die Prozesse eingeschaltet werden. Wir sind nicht der Lieferservice für Bedarfe“, so Zijlstra. Wie wichtig ein aktueller Wissensstand ist, zeigt sich im großen Maßstab im Umfeld des Netzaufbaues für G5. Derzeit arbeitet die EU-Kommission an einer gemeinsamen Risikobewertung für die Sicherheit der Mobilfunknetze in Europa. Sie schätzt das Risiko durch Spionage von „staatlich unterstützten Hackern“ am höchsten ein, gefolgt von Kriminellen und abgeschlagen auf dem letzten Platz die Gefahr durch Unfälle.

Externe Hilfe

Die Alternative zur selbst initiierten Beschaffung der IT: das Outsourcing. Auch hier gilt es, Fallstricke zu vermeiden. Da es immer weniger Markenhersteller gibt, sieht sich ein mittelständisches Unternehmen in der Beschaffung schnell einem globalen Marktführer gegenüber – und die setzen entsprechend ihre Interessen durch. Einmal durch die Preispolitik, indem zum Beispiel die Hardware durch Verbrauchsmaterialien subventioniert wird. Bei ungefähr 500 Seiten (ein Papierpaket) pro Monat kostet bei einem durchschnittlichen Laserdrucker der Toner jedes Jahr so viel wie das Gerät. Und zum anderen durch die Produktpolitik, die häufige Wechsel vorsieht und so Kunden vermeintlich in Zugzwang bringt. Zurzeit en vogue: nachhaltige Druckerlösungen. In diesem Zusammenhang erleben Tintenstrahldrucker gerade eine Renaissance: Sie verbrauchen nur einen Bruchteil des Stroms (circa 10 %) im Vergleich zu Lasern, verursachen weniger Abfall und erzeugen nur halb so viel CO2. Das entspricht pro 500 Seiten dem Verbrauch von einem Liter Benzin – rechnete das Handelsblatt vor. Genauso wichtig wie der Stromverbrauch sind aber auch die fälligen Austauschzyklen, individuelle Konfigurationsmöglichkeiten sowie eine problemlose Anbindung an die bestehende IT-Architektur. Die Marktmacht des Herstellers kann der Kunde durch individuelle Service- und Preismodelle abschwächen. So haben sich inzwischen im Bereich der Bürokommunikation Pay-per-use-Modelle flächendeckend durchgesetzt. Entscheidet sich der Kunde für ein solches Geschäftsmodell, arbeitet er automatisch immer mit der neuesten Gerätegeneration – bezahlt aber auch dafür.

Bei Vertragsabschluss mit internationalen Lieferanten muss explizit das Kleingedruckte berücksichtigt und ggf. verhandelt werden. Dieses verweist oft auf Standarddokumente, eigene Leistungsverzeichnisse und allgemeine Geschäftsbedingungen – nicht immer zum Vorteil der Kunden. Das betrifft beispielsweise Aspekte des Datenschutzes, der Garantieleistungen und der Zahlungsbedingungen sowie die Vertragsanhänge. Diese Anhänge beschreiben die eigentlichen Leistungsumfänge wie Service Level Agreements, technische Spezifikationen und Einsatzbedingungen. Häufig basieren sie auf internationalen Vorgaben – abweichend von den gewohnten nationalen Standards.

Outsourcing verlangt zwingend nach einer schriftlich dokumentierten Ausschreibung bzw. nach einem Lastenheft, welche eine detaillierte Beschreibung des Outsourcing-Vorhabens, Angaben zu den Abnahmemengen und den erwarteten Services sowie einen genauen Zeitplan für die nächsten zwei Jahre plus eine Schätzung für die Folgejahre enthält. Diese Dokumentation ist unabdingbar, denn jedes Projekt bietet unzählige Veränderungsmöglichkeiten und muss zugleich unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden: zum Beispiel Controllern, Technikern und nicht zuletzt natürlich auch den Anwendern. Der Erfolg einer neuen IT-Lösung hängt auch davon ab, wie gut sie von den Nutzern angenommen wird – deshalb wird das Lastenheft oft an Ist-Anforderungen und Mitarbeiterwünschen ausgerichtet. Das aber ist zu kurz gedacht: Ausschlaggebend sind allein die Unternehmensziele und die Effizienz des Gesamtsystems.

Schwarz und klein auf weiß

Die Vorteile von Outsourcing: Das Unternehmen kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Strategische Fehler oder technologische Sackgassen sind langfristig nicht zu befürchten. Die Nachteile: Diese Services kosten Geld. Darüber hinaus muss das Unternehmen die eigene digitale Gestaltungshoheit mit einem oder mehreren Dienstleistern teilen. Der Einkauf und die IT-Abteilung müssen gemeinsam beurteilen, ob Spezifikationen bzw. einzelne Services ausreichen, tatsächlich gebraucht und ihren Preis auch wert sind. Die vereinbarten Service Level Agreements sollten dann gemeinsam mit dem Dienstleister definiert werden. Dies ist deshalb wichtig, weil das deutsche Gewährleistungsrecht schlechte Performance nur unzureichend abstrafen kann. Deshalb sollten im Vorfeld schon mögliche Nachlässe vereinbart werden. Außerdem sollten die Regeln für ein planmäßiges oder außerplanmäßiges Vertragsende festgelegt werden. Das betrifft nicht nur ausstehende Zahlungen und Eigentumsmodalitäten, sondern auch die Löschung aller übertragenen Daten.


Interview

Nachgefragt bei Jeremy Robinson, Country Manager, Markit

Beschaffung aktuell: Worin sehen Sie die größten Chancen, um beim IT-Hardware-Einkauf die Gesamtkosten zu senken? Wo verlieren Einkauf und IT heute Zeit und Geld?

Jeremy Robinson: In 2007 hat ein Unternehmen im Schnitt 11.000 verschiedene IT-Hardware-Produkte beschafft. Heute sind es über 70.000. Das und die Kurzlebigkeit machen es schwerer, kosteneffiziente und langfristige Warenkörbe zu gestalten – vor allem im Long-Tail. Der durchschnittliche Warenwert ist um 70 Prozent gesunken – während Gehälter durchgehend gestiegen sind. Einsparpotenzial und Prozess- sowie Personalkosten stehen nicht mehr im Verhältnis. Berücksichtigt man zudem die laut Deloitte fehlenden Ressourcen der Einkäufer, werden Transparenz, Effizienz und eine Distanzierung von klassischen Methoden ausschlaggebend für den Erfolg sein.

Beschaffung aktuell: Wie sieht die optimale Zusammenarbeit zwischen Einkauf und IT aus?

Jeremy Robinson: Partnerschaftlich und mit einem Toolset für die IT, um lokal und global einfach und effizient
einzukaufen. Die Preisgestaltung und der Prozess müssen transparent und auditsicher sein. Es muss klar sein, warum ein Produkt X Euro kostet und ein Mechanismus muss zeigen, dass der Preis angemessen ist.

Beschaffung aktuell: Sie bieten eine Plattform für den globalen IT-Hardware-Einkauf – wie können wir uns Ihre Lösung in der Praxis vorstellen?

Jeremy Robinson: Markit ist in 33 Ländern vertreten und
expandiert weiter. Neue Standorte sind Mexiko, Singapur und Australien. Mit einer innovativen IT-Marktplatzlösung im 1-Kreditorenmodell integrieren wir mindestens 80 Prozent der lokalen Distribution mit einem IT-Portfolio von über 2000 Herstellern. Die Distributoren werden in Echtzeit verglichen: Preis, Verfügbarkeit, Lieferzeit. Hunderte von deutschen Mittelständlern und 20 Prozent der Global-Fortune-2000-Unternehmen setzen auf uns, um zentralisiert IT-Hardware zu beschaffen. Lokale Lieferungen und lokale Fakturierung sind Standard. Das Preissystem ist in allen Punkten transparent – ohne versteckte Kosten.


Michael Grupp, Journalist in Stuttgart

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