Nahezu alle Unternehmen arbeiten daran, interne Prozesse zu optimieren, um schneller und agiler auf dem Markt agieren zu können. Auch die Prozesse innerhalb des Business Spend Managements (BSM) sind betroffen, also all jene, bei denen Unternehmen Ausgaben tätigen. Unternehmen profitieren von der Digitalisierung der Prozesse im BSM. Die elektronische Rechnungsstellung beispielsweise führt zu sofortigen Kosteneinsparungen – einerseits durch die Verringerung manueller Prozesse, andererseits durch die Vermeidung von Säumniszuschlägen, wie sie bei Papierprozessen häufig vorkommen. Mitarbeiter können sich somit auf strategische und wertschöpfende Arbeit konzentrieren.
Um Prozesse im BSM optimieren zu können und die Digitalisierung voranzutreiben, benötigen Unternehmen Unterstützung durch Kennzahlen (KPIs), an denen sie ihren Erfolg messen und sich orientieren können. Der Benchmark Report von Coupa bietet genau das. Anhand anonymer Daten von Coupa-Kunden identifiziert der Report die zwölf wichtigsten KPIs im Business Spend Management. Zusätzlich zu den KPIs bietet der Coupa-Report auch konkrete Handlungstipps und Verbesserungsvorschläge für Unternehmen, die sich der Optimierung ihrer BSM-Prozesse verschrieben haben – in den Bereichen Compliance, Digitalisierung und Prozesseffizienz.
Prozesseffizienz
- Digitalisieren Sie Ihre Abläufe: Es lohnt sich, papierbasierte Bestellanforderungen in einen elektronischen Prozess umzuwandeln. Diese können in digitaler Form automatisch zur Genehmigung weitergeleitet werden. Sowohl Mitarbeiter als auch Lieferanten werden automatisch benachrichtigt, sobald eine Auftragsbestätigung ausgestellt wurde.
- Nutzen Sie die Vorteile der AP-Automatisierung: Die AP-Automatisierung beschleunigt den Freigabeprozess von Rechnungen. Jede Rechnung wird mit der entsprechenden Bestellung abgeglichen und stellt damit sicher, dass Preis und Menge übereinstimmen. Gegebenenfalls findet der Abgleich anstelle einer Auftragsbestätigung mit individuellen Vereinbarungen über wiederkehrende Leistungen statt. Darüber hinaus können Wareneingänge auch über einen Drei-Wege-Abgleich berücksichtigt werden.
- Ermöglichen Sie Zugriffe auf mobile und E-Mail-Transaktionen: Der Einsatz eines Cloud-basierten Genehmigungs-Systems vereinfacht den Freigabeprozess. Mitarbeiter sind damit nicht mehr auf Arbeitsplatzrechner angewiesen und können Genehmigungen mobil und per E-Mail erteilen.
- Reduzieren Sie die Verantwortlichkeiten: Entgegen einer weit verbreiteten Annahme führen bei alltäglichen Transaktionen mehr Kontrolleure nicht zwangsläufig zu niedrigeren Ausgaben. Zu hohe Genehmigungsanforderungen bringen wenig Mehrwert, nehmen aber mehr Zeit in Anspruch. Zwei Genehmigungsberechtigte gelten in der Praxis als beste Lösung. Für kostenintensive Einkäufe können mehr Genehmigungsberechtigte erforderlich sein.
- Gleichen Sie vorab Anfragen mit Ihrem Budget ab: Bestellungen können je nach verbleibendem Budget für eine bestimmte Position bereits vor der Einreichung genehmigt oder abgelehnt werden.
- Automatisieren Sie Regeln und Workflows: In einem elektronischen Bestellanforderungsprozess können Genehmigungsregeln und Workflows im Voraus festgelegt und in den meisten Fällen vollständig automatisiert werden. Dadurch entfällt die Zeit, die jeder Genehmigende benötigt, um festzustellen, wer als Nächstes in der Genehmigungsreihenfolge steht. Sie können den automatisierten Prozess je nach Lieferant, Menge, Abteilung und anderen Variablen festlegen.
- Lassen Sie Lieferanten vorab zu: Optimieren Sie Ihr Lieferantennetzwerk durch die Vorabzulassung Ihrer Lieferanten. Sammeln Sie im Voraus alle erforderlichen Informationen über den Lieferanten wie z. B. Zulassungen und Zertifizierungen.
- Handeln Sie Vereinbarungen vorab aus: Verbessern Sie die Prozesseffizienz, indem Sie Verträge mit Lieferanten vorverhandeln. Stellen Sie sicher, dass Sie für neue Lieferanten die aktuellste, freigegebene Lieferantenvorlage verwenden und eine entsprechende rechtliche Prüfung durchführen.
- Aktivieren Sie Ihre Lieferanten:
Lieferanten können grundlegende Aufgaben über eine BSM-Plattform selbst verwalten, z. B. die Übermittlung von Informationen und Katalogen.
Digitalisierung
- Überprüfen Sie Ihre aktuellen Prozesse: Überprüfen Sie Ihre aktuellen Beschaffungs-, Sourcing- , Kostenmanagement-und Supply-Chain-Prozesse. Wie hoch ist der Prozentsatz der Prozesse, die über Papier, E-Mail oder Tabellenkalkulationen abgewickelt werden? Wie würde sich der Verwaltungsaufwand mit der Digitalisierung verändern?
- Suchen Sie sich Ihre Plattform aus:
Anstatt auf unterschiedliche Technologien zu setzen, die sich nicht integrieren lassen, sollten Unternehmen nach einer offenen und ganzheitlichen Lösung suchen, um den größtmöglichen Nutzen aus einer Plattform zu ziehen. Die Plattform sollte sich nahtlos in ERPs integrieren lassen und einen zentralisierten Einblick in alle Geschäftsausgaben ermöglichen. - Strukturieren Sie Ihre Ausgaben:
Die Ausgaben für komplexe oder häufig wechselnde Lieferantenkataloge lassen sich mithilfe der Punch-out-Technologie wesentlich einfacher und strukturierter verwalten. - Digitalisieren Sie Ihre Spesenabrechnungen: Der Einsatz einer Cloud-basierten Plattform für das Spesenmanagement ermöglicht es, klare Richtlinien aufzustellen und Einreichungen automatisch abzulehnen, die selbigen nicht entsprechen. Das reduziert Betrugsversuche und die Zeit für manuelle Prüfungen erheblich.
- Achten Sie auf die Benutzerakzeptanz:
Damit die Digitalisierung von BSM-Prozessen wirklich erfolgreich ist, sollte die Benutzerfreundlichkeit (Usability) oberste Priorität haben. Für das Business Spend Management ist die beste Benutzeroberfläche häufig „keine Benutzeroberfläche“. Mithilfe digitalisierter Prozesse können Benutzer viele Interaktionen schnell via E-Mail oder über mobile Browser durchführen, wie z. B. Genehmigungen für Bestellanforderungen oder Spesenabrechnungen.
Compliance
- Lassen Sie keine Ausnahmen zu: Keine Zahlung sollte jemals ohne vorliegende Auftragsbestätigung erfolgen. Informieren Sie Ihre Lieferanten über diese Richtlinie und akzeptieren Sie keine nachträglichen Auftragsbestätigungen. So können Ausgaben mit zugelassenen Lieferanten und vorverhandelten Tarifen vorab genehmigt werden.
- Verfolgen Sie eine strikte Spesenpraxis: Zusätzlich zu den gesetzlichen Spesenregelungen sollten Unternehmen ihre eigenen Regeln aufstellen. In diesen wird festgelegt, welche Spesen einreichbar sind und welcher Betrag pro Geschäftstätigkeit abgerechnet werden darf.
- Automatisieren Sie Ihre Genehmigungs-Workflows: Setzen Sie digitale Workflows und Regelungen ein, bei denen hohe Geldbeträge und bestimmte Kategorien, die einer zusätzlichen Genehmigungsaufsicht bedürfen, automatisch den richtigen Entscheidern zugewiesen werden. Genehmigungen für kleinere Beträge und andere Kategorien werden im Gegenzug eher reduziert.
Unabhängig davon, wo sich Unternehmen im digitalen Transformationsprozess befinden, ist es für ihren Erfolg entscheidend, dass interne Prozesse regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Vollständig digitalisierte Prozesse verkürzen die Durchlaufzeiten und verbessern die Transparenz der Ausgaben. So können Finanzteams ihre Compliance-Ziele besser mit schnellen und präzisen Buchabschlüssen erreichen.
Der vollständige Coupa Benchmark Report 2018 liegt zum Download bereit:
Der Autor:
Jochen Werner, RVP Sales Central Europe at Coupa Software.png)
