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Carmen Samorski, Leiterin Rohstoffeinkauf

Carmen Samorski, Leiterin Rohstoffeinkauf und innerbetriebliche Logistik, Fripa
„Wir müssen schon ziemlich weit gehen, um über den Tellerrand zu blicken“

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Die Fripa Papierfabrik Albert Friedrich KG ist ein 1911 gegründetes mittelständisches Familienunternehmen zur Herstellung von Hygieneprodukten. Mit Carmen Samorski, Leiterin des Rohstoffeinkaufs und der innerbetrieblichen Logistik bei Fripa, sprach Beschaffung aktuell über Hamsterkäufe und Tissue aus Gras, Generation Z im Betrieb und die Produktion von Blockbustern in Zeiten der Pandemie.

Beschaffung aktuell: Frau Samorski, Sie leiten bei Fripa den Rohstoffeinkauf und die innerbetriebliche Logistik. Wie sind Sie zum Einkauf gekommen?

Carmen Samorski: Ich bin Einkäuferin von der Pike auf. 1983 habe ich bei Fripa eine Ausbildung zur Industriekauffrau begonnen, die im Einkauf startete. Nach vier Monaten bin ich im Rohstoffeinkauf gelandet, und als dort vier Monate später eine Stelle frei wurde, hat man mich gefragt, ob ich mir vorstellen könnte, den Posten zu übernehmen. Ich habe zugesagt und dann meine ganze Ausbildung im Einkauf verbracht. 1989 habe ich den Rohstoffeinkauf übernommen und ein paar Jahre später die Leitung für Rohstoffe und innerbetriebliche Logistik. Ich war also immer bei Fripa und auch immer im Einkauf, aber es war nie langweilig, weil immer wieder neue Aufgaben dazukamen. Vermutlich werde ich hier auch mal in Rente gehen.

Beschaffung aktuell: Wie ist Ihre Einkaufsorganisation strukturiert?

Samorski: Unser Einkauf ist geteilt in technischen Einkauf und Rohstoffeinkauf. Ich bin für den Rohstoffeinkauf verantwortlich, also Zellstoff und Mutterrollen. Daneben bin ich verantwortlich für die Zertifizierungen und das Thema Nachhaltigkeit. Der technische Einkauf umfasst Hilfs- und Betriebsstoffe, technische Teile, Investitionen, Baumaßnahmen sowie Dienstleistungen. Wir sind sieben Personen im Einkauf, zwei davon im Bereich Rohstoff, die anderen fünf kümmern sich um den technischen Bereich.

Beschaffung aktuell: Fripa stellt unter anderem Toilettenpapier her, in Coronazeiten ein gefragtes Gut. Wie haben sich die Hamsterkäufe der letzten Monate auf Ihre Abläufe ausgewirkt?

Samorski: Es gehört zu unserer Strategie, mit unseren Lieferanten langfristige Geschäftsbeziehungen einzugehen und zu pflegen, wir stehen immer in sehr engem Kontakt miteinander. Deshalb haben wir hier ein belastbares Fundament mit gewachsenen und nachhaltigen Verbindungen, die vor allem auf Vertrauen basieren. Dadurch haben wir in unseren Lieferantenbeziehungen eine hohe Qualität, sowohl bei den Produkten als auch bei nicht weniger wichtigen Aspekten wie Service und Zuverlässigkeit. Natürlich wurde es im letzten Jahr auch mal eng – das fing Ende Februar mit der ersten Welle an und hat sich dann in mehr oder weniger dramatischen Wellenbewegungen durch das ganze Jahr gezogen. Unsere Lieferanten sind da sehr gut mitgegangen. Wir sind grundsätzlich im Lager recht gut aufgestellt, und dadurch, dass wir bei unseren Lieferanten immer sehr langfristig vorbestellen, sind diese auch gut auf unsere Bedarfe eingestellt. Das hat uns sehr geholfen, denn im letzten Frühjahr ging dann ja doch alles relativ schnell. Hinzu kam, dass nicht nur wir mit unseren Hygieneprodukten in die Bredouille kamen, sondern auch unsere Wettbewerber. Und da wir alle ähnliche Lieferanten haben, wurden diese dementsprechend mit Aufträgen bombardiert. Aber es hat alles wunderbar funktioniert – manchmal war es sehr knapp, aber es hat immer gereicht, um die Produktion aufrechterhalten zu können.

Unsere Abläufe haben wir deutlich gestrafft. Wir haben in dieser Zeit in Absprache mit unseren Kunden vor allem die sogenannten „Blockbuster“ produziert, also die Produkte, die am meisten Output bringen, so dass wir die Maschinen hier ohne viel Produktionsumstellung einfach laufen lassen konnten – auf kleinere oder Nischenprodukte haben wir verzichtet. So haben wir Zeit für Umstellarbeiten gespart und konnten entsprechend mehr produzieren. Für unsere Lieferanten bedeutete das ebenfalls eine gewisse Vereinfachung, weil auch sie nicht so viele verschiedene Produkte liefern mussten und ihre Maschinen laufen lassen konnten.

Beschaffung aktuell: Da mussten Sie doch aufgrund der Wellenbewegungen extrem flexibel sein.

Samorski: Ja, das stimmt. Es ist ja das Eine zu sagen, wir liefern in Absprache mit unseren Kunden nur noch ein oder zwei Produkte, damit wir möglichst viel produzieren können. Aber irgendwann ebbt die Welle ab und der Kunde erwartet dann natürlich, wieder das ganze Sortiment zu bekommen. Dann sind die Lager aber erst mal leer. Man braucht mindestens noch einmal die gleiche Zeit, die man vorher in der Hoch-Welle hatte, um wieder alles in Ordnung zu bringen, alle Produkte wieder auf Lager zu haben und lieferfähig zu sein. Als alles dann wieder so lief wie geplant, stand schon fast die zweite Welle vor der Tür. Und man muss ehrlich sagen, dass die Belastung für die Mitarbeiter in dieser Zeit enorm war.

Beschaffung aktuell: Die sich aus einer Pandemie ergebenden Gefahren stehen für 2021 ganz oben im Ranking der Unternehmensrisiken. Welche Rolle spielt das Thema Risikomanagement bei Ihnen?

Samorski: Wir passen unser Risikomanagement permanent an und waren deshalb im Großen und Ganzen gut aufgestellt. Der beste Beweis dafür ist, dass wir durch alle diese Wellen gekommen sind, ohne dass uns an irgendeiner Stelle das Material ausgegangen ist – es war immer alles da, wir sind nicht leer gelaufen, konnten produzieren und volle Leistung fahren. Wir achten immer auf gute Lagerbestände sowohl beim Material als auch im Versandbereich. Wir haben lange Vorlaufzeiten bei den Lieferanten und planen auch unsere Bestellungen sehr weit im Voraus. Teilweise haben unsere Lieferanten bereits das Rohmaterial, beispielsweise für Verpackungen, für uns gelagert, so dass sie es nur noch bedrucken müssen. Wir haben, auch um andere Risiken abzudecken wie beispielsweise Brände, das Material an mehreren Lagerplätzen gelagert. Für unsere Hauptprodukte haben wir mehrere Lieferanten und splitten auch dadurch das Risiko. Wir haben damit schon vor ein paar Jahren begonnen, als an so etwas wie Corona noch gar nicht zu denken war, und alle möglichen Risiken beleuchtet, um im Ernstfall unsere Lieferfähigkeit aufrechterhalten zu können. Das hat sich jetzt ausgezahlt.

Neu etabliert wurde das Pandemie-Team, das sich um alle Fragen des Mitarbeiterschutzes kümmert. Da wir hygienezertifiziert sind, gab es schon diverse Vorschriften, zum Beispiel für Handhygiene, die eine gute Basis bilden. Aber das allein reicht natürlich nicht aus. Zusätzliche Maßnahmen sind beispielsweise Home Office, virtuelle Meetings, Maskenpflicht, versetzte Arbeits- und Pausenzeiten und einiges mehr.

Beschaffung aktuell: Wie sieht Ihre Einkaufsstrategie aus?

Samorski: Es ist uns sehr wichtig, langfristig mit den Lieferanten zusammen zu arbeiten. Uns ist nicht daran gelegen, kurzfristig das schnelle Geschäft zu machen, das vielleicht nur preislich interessant ist; wir setzen auf hohe Qualität, und die gibt es nur bei einer gemeinsamen Entwicklung mit unseren Lieferanten. Gerade in der aktuellen Pandemie hat sich das bewährt, wir ergänzen uns gut und arbeiten auf einer vertrauensvollen Basis zusammen. Das Thema Nachhaltigkeit ist für uns ebenfalls enorm wichtig. Wir stellen ja Papier aus Holz her, und das ist für die meisten Menschen ein emotionales Thema. Schon bevor das Thema Nachhaltigkeit in aller Munde war, hat Fripa nachhaltig eingekauft. Wir legen beispielsweise größten Wert auf kurze Transportwege, zertifizierte Lieferanten und nachhaltige Bezugsquellen.

Beschaffung aktuell: Worauf achten Sie vor allem bei neuen Lieferanten?

Samorski: Bei allen Lieferanten setzen wir zum einen auf Regionalität – was beim Zellstoff nicht nur Deutschland bedeutet, sondern Europa. Wir setzen ausschließlich TCF-gebleichte Zellstoffe ein, das heißt es wird kein Chlor oder Chlorverbindungen beim Bleichen verwendet. Diese Zellstoffe gibt es bis auf eine Ausnahme nur in Europa zu kaufen. Zum anderen müssen alle Lieferanten, die bei uns liefern möchten, FSC-oder PEFC-zertifiziert sein, das sind die beiden großen Forst-Zertifikate, die es am Markt gibt und die für nachhaltige Forstwirtschaft stehen. Das sind die Grundvoraussetzungen, um als Lieferant aufgenommen zu werden. Und dann geht es Schritt für Schritt weiter. Wir tauschen Spezifikationen aus, nach positiven Erst- und Großversuchen finden wir dann unter Umständen zueinander. Es ist ein langwieriger Prozess. Und durch die hohen Anforderungen, die wir haben, ist die Lieferantenauswahl schon eingeschränkt, aber Qualität und Zuverlässigkeit sind uns sehr wichtig.

Beschaffung aktuell: Wie früh sitzen Sie als Einkauf bei dieser Art von Neuentwicklung von Produkten mit am Tisch?

Samorski: Wir sind von Anfang an mit dabei. Oft bekommen wir auch Anregungen von unseren Lieferanten, dann ist der Einkauf innerhalb des Unternehmens der Impulsgeber. Umgekehrt ist der Einkauf auch bei Neuentwicklungen aus dem Produktmanagement ganz früh mit dabei. Wir haben kurze Wege und flache Hierarchien, das ist der Vorteil eines Familienunternehmens.

Bei uns ist der Einkäufer nicht auf seinen Aufgabenbereich beschränkt. Er steht auch mal mit an der Maschine, wenn ein Test läuft, und ist in vielen andere Prozesse mit eingebunden. Unser Teller ist groß, wir müssen schon ziemlich weit gehen, um über den Tellerrand zu blicken. Wir sind nicht nur diejenigen, die Lieferanten suchen und günstige Preise verhandeln, sondern gestalten auch unsere Produkte maßgeblich mit.

Beschaffung aktuell: Wie wichtig ist das Thema Digitalisierung für Ihr Unternehmen, Ihre Produkte und Ihre Einkaufsorganisation?

Samorski: Für das Unternehmen ist es natürlich sehr wichtig. Heute kommt kein Unternehmen mehr daran vorbei. Wir haben ein nahezu papierloses Büro, viele Abläufe wie zum Beispiel Kennzahlenerfassung laufen wesentlich einfacher. Auch die Vertriebswege ändern sich, was durch die aktuelle Pandemie sicher noch mal verstärkt wird. Wenn wir die Entwicklung beim Online-Shopping betrachten, dann laufen immer mehr Produkte inzwischen über diesen Weg. Das sehen wir uns sehr genau an.

Beschaffung aktuell: Wo sehen Sie die größten Herausforderungen für Ihr Unternehmen, Ihre Einkaufsorganisation und sich selbst als Einkaufsverantwortlichen in den kommenden Jahren?

Samorski: Das Thema Nachhaltigkeit, beschäftigt uns schon lange und wird uns auch in Zukunft beschäftigen und zwar in allen Bereichen. Wir dürfen da auch nicht nur an Ressourcen denken, sondern es geht auch um Soziales, Ökonomie und Ökologie – daran hängt viel mehr, als nur den Wald zu schützen.

Eine weitere Herausforderung, die allerdings nicht nur den Einkauf betrifft, sondern alle Unternehmensbereiche, ist es aus meiner Sicht, eine junge Generation ins Unternehmen zu integrieren, die eine völlig andere Einstellung zur Arbeitswelt mitbringt als die älteren Kollegen, auf die sie hier treffen – vom Umgang mit digitalen Tools bis hin zur Work-Life-Balance. Sie einzubinden und die alten und neuen Kollegen zusammenzubringen, das wird in den nächsten Jahren sicher eine große Herausforderung werden. Beide Seiten müssen offen sein und aufeinander zugehen.

Toilettenpapier ist ein Hightech-Produkt. Man hat es täglich in der Hand, aber wie viel Innovation und Know-how dahinter stecken, ist dem Verbraucher meist nicht bekannt.

Recycling ist nach wie vor ein wichtiges Thema. Derzeit steigt vor allem die Nachfrage nach so genannten Hybridprodukten. Viele dreilagige Toilettenpapiere haben bereits heute die Mittellage aus Altpapier, nur die Außenlagen sind aus Zellstoff. Um hier dem Trend zu folgen, wird uns ab Mai ein Werk in der Schweiz, das über eine Altpapieraufbereitung verfügt, ergänzen und unsere Altpapierkompetenz erweitern.

Fripa ist ein Familienunternehmen, da ist es immer eine Herausforderung, am Markt zu bestehen und sich erfolgreich gegen die Wettbewerber zu behaupten. Gerade im Tissue-Bereich ist die ausländische Konkurrenz sehr stark geworden, die, gerade im Osten, natürlich zu günstigeren Bedingungen produzieren kann. Wir sind sehr standorttreu ist, haben ein Werk in Miltenberg und verbundene Unternehmen in der Schweiz und in Polen. Wir produzieren dort, wo unsere Kunden sind, um so den landesspezifischen Besonderheiten entsprechen zu können. Auch sind weitere Investitionen in Miltenberg geplant. Wettbewerbsfähig zu bleiben wird auf jeden Fall eine große Herausforderung für die Zukunft sein.

Für Beschaffung aktuell führte Ulrike Dautzenberg das Interview.


Carmen Samorski

… ist seit Beginn ihrer Ausbildung zur Industriekauffrau 1983 im Einkauf bei Fripa tätig. 1989 übernahm sie dort den Rohstoffeinkauf und wurde einige Jahre später Leiterin Rohstoffeinkauf und innerbetriebliche Logistik. Sie schätzt die Möglichkeit, über den Tellerrand hinauszublicken, die ein Familienunternehmen bietet, und steht bei Produkttests auch gerne einmal mit an der Maschine.


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